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Schneller, einfacher, besser: Optimieren Sie Ihre Postbearbeitung!

Die Aufgaben der Postbearbeitung und wie Sie sie am besten angehen.

Um die Aufgaben, die die interne Postbearbeitung mit sich bringt, möglichst effizient zu bearbeiten, nutzen viele Unternehmen verschiedene Softwarelösungen. Häufig kommt es im Nachhinein zu Problemen. Die Software will irgendwie nicht so richtig zu den verschiedenen Arbeitsschritten passen und schwer zu bedienen ist sie auch. Um Ihnen solche Erfahrungen zu ersparen, haben wir Ihnen die wichtigsten Punkte bei der Auswahl einer Software noch einmal zusammengestellt.

2022-12-20

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Schneller, einfacher, besser: Optimieren Sie Ihre Postbearbeitung!

Die Aufgaben der Postbearbeitung

Die internen Aufgaben der Postbearbeitung umfassen die Zustellung von Postsendungen, die Verwaltung von Postfächern und die Bearbeitung von Paketen. Diese werden häufig von einer gezielt dafür zuständigen Abteilung oder in selteneren Fällen von übernommen.

Die Zustellung von Postsendungen ist eine der wichtigsten Aufgaben der Postbearbeitung. Diese erfolgt normalerweise täglich, manchmal auch mehrmals am Tag. Die Zeit für die Zustellung variiert je nach Firma, aber in der Regel verläuft sie zwischen 12 und 17 Uhr.

Die Verwaltung von Postfächern ist eine weitere wichtige Aufgabe der Postbearbeitung. Diese umfasst die Bereithaltung von Postfachflächen für die Mitarbeiter, die Überprüfung der Postfachbestände sowie die Erledigung aller sonstigen Anfragen rund um das Postfach. Die Zeit für diese Aufgabe variiert je nach Firma.

Auch die Bearbeitung von Paketen gehört zu den Aufgaben in der Postbearbeitung. Sie umfasst die Zuordnung zum Zielempfänger, die Benachrichtigung, dass die Sendung eingetroffen ist sowie die Einlagerung für Selbstabholer oder auch die interne Auslieferung an den Arbeitsplatz/einen Ablageort. Je nach Unternehmen werden die Sendungen bis zum internen Transport eingelagert.

Tipps für eine schnellere Postbearbeitung

Die Zeiten, in denen man aufwendig jedes einzelne Paket oder jeden Brief manuell bearbeiten musste, sind lange vorbei. Zu einer effizienteren Abwicklung der internen Postbearbeitung gehören heute eine Reihe von Techniken und Prozessen.

1. Verwenden Sie die richtigen Werkzeuge:

Es gibt viele verschiedene Softwarepakete für die Abwicklung von Postbearbeitungsaufgaben. Wichtig ist, dass Sie ein System auswählen, das Ihren speziellen Anforderungen entspricht. Auch der Aspekt der Kosteneffizient sollte dabei nicht aus den Augen verloren werden, machen Sie sich bewusst, welche Investition notwendig ist, um das beste System zu erhalten.

2. Nutzen Sie fortschrittliche Technologien:

Jeder Bereich in Unternehmen profitiert mittlerweile von verschiedenen Technologien, die die Arbeit effizienter und sicherer machen. Insbesondere Softwarelösungen haben sich in den letzten Jahren als eine sehr effektive Technologie herausgestellt. Da ist es nur logisch, auch im Bereich der internen Postbearbeitung auf eine Software zurückzugreifen. Es gibt viele verschiedene Anbieter, aber nicht immer passt die entsprechende Softwarelösung auch tatsächlich einem Unternehmen. Auch die COSYS Ident GmbH bietet in diesem Segment eine Lösung an: COSYS Inhouse Paketmanagement. Dank des modularen Aufbaus kann die Software ganz an Ihre Unternehmensbedürfnisse angepasst werden.

Es gibt noch weitere Funktionen, die Ihnen den Arbeitsalltag erleichtern. Daher sollten Sie genau hinschauen, was Ihnen geboten wird.

Zum Beispiel:

Die Optical Character Recognition (OCR) ist gerade für die Zuordnung der verschiedenen Sendungen an den jeweiligen Zielempfänger optimal geeignet. Die automatische Texterkennung minimiert die Fehlerwahrscheinlichkeit bei der Erfassung der Daten. Zudem sparen Ihre Mitarbeiter in diesem Arbeitsschritt Zeit, weil sie Namen nicht mehr händisch erfassen müssen.

Um für mehr Transparenz der internen Prozesse zu sorgen, sollten Sie darauf achten, dass Ihre zukünftige Software dazu in der Lage ist Ihre Daten auszuwerten und Ihnen Analysen bereitzustellen. Hier bietet die COSYS Ident GmbH zum Beispiel ein Add-on an: die Prozessdatenanalyse (PDA). So können Sie Anpassungen der Arbeitsabläufe noch schneller umsetzen und gleichzeitig überwachen. Zudem lassen solche Analysen auch einen Blick in die vergangenen Wochen, Monate und Jahre zu. Saisonale Unterschiede, Anstiege der Durchlaufzeiten der Sendungen oder hohe Beschäftigungsquoten werden so noch besser sichtbar.

Mit diesem Wissensvorsprung haben Unternehmen nun alle notwendigen Instrumente, um ihre interne Post- und Paketbearbeitung noch effizienter zu gestalten!

PDA Auswertung: Anzahl der Sendungen nach Paketdienst

Hier haben Sie alle Sendungen der verschiedenen KEP-Dienste immer im Blick.

PDA Auswertung: Beschädigungsquote

Alle Beschädigungen aufgelistet nach KEP-Dienst.

PDA Auswertung: Bestandsänderung

Die Differenz zwischen den empfangenen und intern zugestellten Sendungen wird Ihnen hier übersichtlich dargestellt.

PDA Auswertung: Durchlaufzeiten

Alle Durchlaufzeiten abgeschlossener Sendungen. Für noch größere Transparenz sorgt die Einteilung in Kategorien wie - Eingang Poststelle - oder - innerbetrieblicher Transport-.

PDA Auswertung: Top Empfänger

Wer erhält die meisten Sendungen im Unternehmen? Wäre ein Lagerplatz in der Nähe des Empfängers sinnvoll?

Auch in Bezug auf Bedienung und Benutzerfreundlichkeit ist es wichtig, sich die zukünftige Software genau anzuschauen. Im täglichen Gebrauch sollten auch technisch unerfahrene Mitarbeiter schnell mit dem neuen System umgehen können, um Frustration und Fehler zu vermeiden. Testen Sie ein Produkt daher vorab auf Handhabung und Benutzerfreundlichkeit.

COSYS bietet im Google Playstore und im Apple App-Store kostenlose und unverbindliche Demoversionen an. Einfach herunterladen und loslegen.

Ebenfalls wichtig ist die Hardware. Wollen Sie bereits vorhandene Geräte nutzen oder direkt über den Softwarehersteller

So werden die Aufgaben der Postbearbeitung effizient und sicher bearbeitet.

Sie haben noch Fragen zum Thema: Aufgaben der Postbearbeitung?

Kein Problem, gerne beraten wir Sie in einem persönlichen Gespräch unter: 49 5062 900 0, per E-Mail an: vertrieb@cosys.de oder über unseren Livechat auf unserer Webseite.



FAQ:



Ja, das können Sie. Aber Sie sollten sich darüber bewusst sein, dass die Fehlerwahrscheinlichkeit gerade bei händischer Übertragung der verschiedenen Sendungsinformationen sehr hoch ist. Kommt es hierdurch zu Verzögerungen, sind viele Unternehmensbereiche betroffen, was mitunter zu unnötigen Kosten führt.

Das kommt natürlich auf den Hersteller, aber auch auf den Umfang der Software an und wie gut diese auf die verschiedenen Unternehmensbedürfnisse angepasst werden kann. Lässt sich eine Software wie COSYS Inhouse Paketmanagement modular anpassen, verläuft die Implementierung zügig.

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