Die interne Postverteilung und die Vorteile einer Softwarelösung
Die Fortschritte in der Digitalisierung und wie Ihre interne Postverteilung davon profitieren kann
Wir haben das schon immer so gemacht und es hat funktioniert – kennen Sie diese Aussage? Nun wir beabsichtigen gar nicht abzusprechen, dass es tatsächlich auch auf die gute alte Art funktioniert, doch vieles hat sich im Laufe der Jahre getan. Mal abgesehen davon, dass die Anforderungen innerhalb aller Arbeitsbereiche gestiegen sind, ist auch das Arbeitsvolumen angestiegen. Um chaotische Zustände zu vermeiden, greifen viele Unternehmen auf digitale Unterstützung in Form von Softwarelösungen zurück. Und siehe da, jetzt funktioniert es noch besser.
2023-02-08
Die Digitalisierung und Weiterentwicklung innerhalb vieler Lebensbereiche ist ein normaler Vorgang, der automatisch Einzug in unser aller Leben hält. Egal, ob es um unser Privatleben geht oder um den Arbeitsalltag. Viele schätzen die Vorteile, die die Digitalisierung mit sich bringt, sei es das Smarthome oder verschiedenen Softwareanwendungen, die im Arbeitsalltag Erleichterung schaffen.
Das gilt auch für den häufig unterschätzten Bereich der internen Postverteilung
Können Sie sich vorstellen, den ganzen Tag Sendungen und Pakete innerhalb Ihres Unternehmens entgegenzunehmen und an die anderen Mitarbeiter zu verteilen? Neben der Zustellung müssen die verschiedenen Sendungsdaten auch aufgeschrieben werden, die Empfänger informiert und Abstellgenehmigungen durchsucht werden. Und in den meisten Unternehmen gibt es mehr als einen Kurier, -Express und Paketdienst, der Sendungen liefert.
Was ist, wenn die verschiedenen Pakete dann auch noch beschädigt sind? Wieder mehr Dokumentationsaufwand, Kameras organisieren, Foto den entsprechenden Unterlagen zuordnen und bei Bedarf möglichst schnell bereitstellen können. Stress pur!
Dann steht auch noch ein Bericht über die Funktionalität des Prozessablaufes an. Das heißt, alle Dateien und Papierdokumente müssen gesichtet werden. Hoffentlich sind dieses Mal zumindest alle nötigen Daten vorhanden und alles richtig ausgefüllt.
Kommt es dann aufgrund der vielen zeitaufwendigen Arbeitsschritte zu Verzögerungen in der Zustellung sind nicht nur die Kollegen sauer, sondern es kann auch beträchtliche Auswirkungen auf den Betriebsablauf haben. Fehlende Materialien wie Proben oder Rohstoffe, die beispielsweise zu Verzögerungen in anderen Bereichen führen.
Führt man sich vor, was alles von der internen Postverteilung abhängt, bleibt die Frage:
Was kann ich tun, um die Arbeitsabläufe zu vereinfachen?
Hier ist die Antwort ganz klar, nutzen Sie Softwareprodukte wie COSYS Inhouse Postverteilung Lösung.
- Sie sparen Kosten durch verkürzte und gleichzeitig optimierte Arbeitsabläufe.
- Die Nachvollziehbarkeit wird gesteigert durch den jederzeit abrufbare Sendungsstatus
- Automatische E-Mail-Benachrichtigung an den Empfänger einrichtbar
- Einheitliche Arbeitsweisen Ihrer Mitarbeiter.
- Jederzeit abrufbare Sendungsinformationen.
- Fotodokumentation und digitale Unterschriften-Erfassung.
- Report- und Analysefunktionen mit Echtzeitdaten und Historischen Daten
Wie genau wirkt sich die Nutzung der COSYS Software auf den Arbeitsablauf aus?
Treffen Sendungen in Ihrem Unternehmen ein, scannen Sie einfach den Barcode und wählen über ein Dropdown Menü die Empfänger innerhalb Ihres Unternehmens aus. Diese werden automatisch per E-Mail über den Eingang Ihrer Sendung informiert. Sollten Sie von dem Paketdienstmitarbeiter eine Unterschrift benötigen, können Sie diese ebenfalls über die Hardware, die bereits zum Scannen der Sendung genutzt wurde, durchführen. Auch Beschädigungen an den einzelnen Sendungen lassen sich über die integrierte Kamerafunktion schnell dokumentieren.
Die Auslieferung der verschiedenen Sendungen wird durch die Nutzung einer Software ebenfalls vereinfacht. Alle Sendungen, die einem Mitarbeiter zugeordnet wurden, werden gegen gescannt. Die doppelte Erfassung einer Sendung ist nicht möglich und sollten Sie aus Versehen das falsche Paket gegen gescannt haben, teilt Ihnen die COSYS Software dies visuell und auditiv mit.
Jetzt noch schnell eine Unterschrift einholen, die Bearbeitung abschließen und dann war es das auch schon.
Wussten Sie schon?
Mit einer Softwarelösung wie COSYS Inhouse Postverteilung werden auch Überprüfungen der Prozesse einfacher und genauer. Mit der Prozessdatenanalyse (PDA) als Add-on haben Sie die volle Übersicht. Hier stehen Ihnen unter anderem folgende Auswertungen zur Verfügung:
Durch die Transparenz und Übersichtlichkeit der Analysen haben Sie jederzeit alle Prozesse im Blick und können frühzeitig auf Störungen reagieren und Maßnahmen überwachen. Auch ein Blick in die Vergangenheit ist kein Problem und lässt Sie unter anderem schnell saisonale Unterschiede erkennen und gibt Ihnen die Möglichkeit, diese in die zukünftige Planung einzubeziehen.
Die richtige Hardware finden
Die COSYS Ident GmbH bietet Ihnen nicht nur Softwarelösungen an. Direkt bei uns erhalten Sie bei Bedarf auch die passende Hardware. Durch die Zusammenarbeit mit namenhaften Herstellern wie Honeywell, Zebra, Datalogic und vielen anderen ist die Auswahl groß.
Egal ob Smartphone, Tablet, oder doch lieber ein robustes mobiles Datenerfassungsgerät (MDE-Gerät), bei uns können Sie die verschiedenen Produkte mieten oder erwerben.
Der Vorteil ist, ein Ansprechpartner für alle Bereiche und keine langen Warteschleifen in anonymisierten Servicehotlines.
Im Google Playstore und im Apple App-Store finden Sie unsere Demo Postverteilung App, werbefrei und ohne versteckte Kosten. Gerne beraten wir Sie auch persönlich. Per Telefon unter der: 49 5062 900 0 per E-Mail an: vertrieb@cosys.de oder über den Livechat auf unserer Webseite.
FAQ:
Die COSYS Ident GmbH bietet neben der Lösung für den internen Postbereich auch Software für Paketshops und Paket-Transport an. Gerade für Unternehmen, die Ihre Pakete oder Waren versenden, egal ob innerhalb verschiedener Standorte oder an Kunden, ist die COSYS Software die ideale Lösung. Mehr erfahren Sie unter www.Cosys.de
Die COSYS Postverteilung Software erhalten Sie schon ab 79,50 € im Monat.
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