Fotodokumentation Definition
Wo kann die Fotodokumentation eingesetzt werden und was sind die Merkmale?
Fotodokumentationen sind dafür bestimmt Schäden, Teilequalitäten oder den Fortschritt bzw. die Fertigstellung erbrachter Leistungen auf eine moderne Art zu dokumentieren. Zur Dokumentation wird die Gerätekamera der eingesetzten MDE-Geräte oder Smartphones genutzt. Die Fotos werden automatisch dem entsprechenden Auftrag zugeordnet.
Zur Schadensdokumentation mit einem mobilen Gerät reicht ein einfaches Fotografieren eines Schadens, der abgelieferten Ware oder der erbrachten Dienstleistung. Die Fotodokumentation sorgt für einen schnelle und fehlerfreien Prozess und die bedienungsfreundliche Software fügt die Bilder der Dokumentation automatisch dem richtigen Auftrag zu. Ein besonderer Aspekt der Fotodokumentation ist, dass die Schäden oder Mängel an jedem Ort und zu jeder Zeit aufgenommen werden können. So sind Mitarbeiter nicht mehr dazu angehalten an einen stationären Arbeitsplatz zu gehen, um eine Schadensdokumentation aufzunehmen. Außerdem ist es bei der Fotodokumentation ganz einfach möglich in dem Bild eine Markierung oder einen Kommentar hinzuzufügen. Auch im Nachhinein könne die Bilder noch bearbeitet oder mit einem Kommentar versehen werden. Dies kann auch im Backend vorgenommen werden, an welches die Bilder nach der Dokumentation zusammen mit dem Auftrag automatisch abgelegt werden.
Merkmale der Fotodokumentation
- Dokumentationen können schnell und einfach per Foto aufgenommen werden
- Dokumentationen können nach der Aufnahme des Fotos Markierungen und Kommentare hinzugefügt werden
- Fotos werden automatisch und direkt einem Auftrag zugeordnet
- Die Dokumentation ist ortsunabhängig und kann überall und schnell erfolgen
- Fotos werden an ein Backend übertragen und können dort eingesehen oder bearbeitet werden
Einsatzbereiche der Fotodokumentation
Die Fotodokumentation kann zu unterschiedlichsten Zwecken genutzt werden. Dazu gehört u.a. die Schadensdokumentation, mit der, bei der Verladung oder Entladung eines Transportfahrzeuges oder in der Lagerverwaltung entstandene Schäden, dokumentiert werden können. Ebenso kann die Fotodokumentation zur Beweisführung und Dokumentation von Abschriften beispielsweise im Einzelhandel genutzt werden.
Eine weitere Beweisführung, für die die Fotodokumentation genutzt werden kann ist für eine Ladungssicherung. So können Unternehmen nicht nur nachvollziehen, ob der Laderaum optimal genutzt wurde, sondern auch, ob die Ladung angemessen gesichert wurde, um Schäden während des Transportes zu verhindern.
Ein weitbekannter Anwendungsbereich der Fotodokumentation ist zudem die Dokumentation als Ablieferungsnachweis. Über ein einfaches Foto kann ein Transportbeleg oder Abliefernachweis erstellt werden und nachgewiesen werden, dass eine Lieferung am angegebenen Ort abgestellt wurde oder nicht abgestellt werden konnte. In diesem Fall wird ein Foto der versperrten Zufahrt o.Ä. aufgenommen.
Auch im Verkaufsaußendienst findet die Fotodokumentation Anwendung. Die Verkaufte Ware kann per Foto ganz einfach aufgenommen werden und Unternehmen haben Beweise und einen besseren Überblick über verkaufte Artikel.
Im Visual Merchandising können Mitarbeiter mit der Fotodokumentation festhalten und nachweisen, dass Displays oder Schaufenster nach Vorgabe vom Unternehmen gestaltet wurden.
Der Fortschritt von Bauarbeiten oder die richtige Ausführung von Bauarbeiten kann ebenfalls über die Fotodokumentation nachvollzogen oder überwacht, ohne dass ständige lange Wege Baustellen nötig sind.
Abschließend lässt sich sagen, dass die Fotodokumentation eine einfache und schnelle Art zur Dokumentation von Schäden, Ladungssicherungen, Ablieferungen, verkauften Artikeln oder erbrachten Leistungen. Sie unterscheidet sich zur herkömmlichen analogen Dokumentation in Geschwindigkeit, Zeitaufwand und Anzahl der Einsatzmöglichkeiten.
Die COSYS Ident GmbH bietet Softwaresysteme in Verbindung mit der Fotodokumentaton an. Dank Prozessdatenanlyse können sie genaue Auswertungen über die Anzahl an beschädigten Artikeln, Lademitteln und Paketen erhalten.
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