Checkliste für die Inventur: Alles im Blick
Mit einer Inventur Checkliste perfekt vorbereitet durch die Inventur kommen
Viele Dinge gilt es vor, während und nach einer Inventur besonders zu beachten. Unter anderem die Vorbereitung, Organisation, Durchführung und die Auswertung der Bestandsaufnahme sind Bestandteile der Checkliste. Diese Punkte vorab zu klären und zu planen, sorgt für einen strukturierten Ablauf. Erfahren Sie, worauf es ankommt und welche Checklist-Punkte zu klären sind.
2023-10-19
Die Vorbereitung der Inventur
- Inventurart
- Inventurtermin
- Dritte informieren
- Kalkulation der Dauer
- Inventurpersonal
Die Vorbereitung der körperlichen Bestandsaufnahme besteht im Wesentlichen aus den 5 ausgeführten Stichpunkten.
Inventuren treten dabei vielfältig auf: zu einem bestimmten Stichtag, zeitnah zum Stichtag, permanent, stichprobenartig oder auch als verlegte Inventur. Am häufigsten davon sind die zeitnahe und die Stichtagsinventur. Dabei ist zu unterscheiden, dass die zeitnahe Stichtagsinventur 10 Tage um den Bilanzstichtag zum Geschäftsjahresende liegt. Hierbei muss beachtet werden, dass eine wertmäßige Fortschreibung oder Rückrechnung erfolgen muss.
Die Terminbestimmung ist dabei von der Unternehmensart abhängig, da viele Faktoren relevant sind. Im Einzelhandel ist z. B. zu klären, ob die Zählung und Erfassung während der Öffnungszeiten durchgeführt werden soll. Dabei sind außerdem die Absprachen mit den Lieferanten und die Inkenntnissetzung der Kunden wichtig.
Die Dauer der Bestandsaufnahme kann anhand der Anzahl der Inventurzähler und der Größe des Lagers bzw. der Artikelstammliste abgeschätzt werden.
Das Inventurpersonal bereits bei der Vorbereitung einzuteilen, hilft dabei kurzfristig auf Ausfälle zu reagieren. Außerdem erhält jeder eine transparente Übersicht über die zugeteilten Aufgaben und Zählplätze.
Die Organisation der Inventur
- Hardware
- Software
- Service und Support
Die digitale Erfassung von den Beständen hilft dabei, Zeit und Kosten zu sparen. Mit der Erfassung per Barcode Scan werden unleserliche Papiere verhindert und Zählfehler minimiert. Die passenden MDE Geräte lassen sich anhand verschiedener Faktoren filtern. Die nötige Robustheit und Performance sind dabei zu beachten. Sind im Unternehmen bereits MDE Geräte in Verwendung, die allerdings nicht für alle Zähler ausreichen, können weitere Geräte für den Zeitraum zusätzlich gemietet werden. Eine Inventursoftware erleichtert viele Prozesse und bietet eine Übersicht der erfassten Artikel und der dazugehörigen Mengen. Eine gute passende Software verhindert, dass Artikel übersehen werden oder der Inventurmitarbeiter bei der Zählung durcheinander kommt. Es ist vorteilhaft, vor der körperlichen Bestandsaufnahme eine Einweisung im Umgang mit der Hardware/Software anzubieten, sollte zuvor noch nicht damit gearbeitet worden sein. Außerdem bietet es sich an, einen Ansprechpartner bei Problemen oder Fragen zur Hand zu haben. Ein entsprechender Support z. B. durch den Lieferanten der Inventursoftware und/oder -hardware unterstützt das Unternehmen, schnelle Lösungen zu finden und die Inventur ohne größere Verzögerungen weiterzuführen.
Die Durchführung der Inventur
- Zuweisung der Inventurzähler
- Ansprechpartner bereitstellen
- Bereitstellung der Hardware u. Software für die Erfasser
Die zuvor eingeteilten Zählplätze müssen nun den jeweiligen Inventurzählern zugeordnet werden. Dabei sollten klare Abgrenzungen zwischen den Zählplätzen gezogen werden, um keine ungezählten Lagerplätze entstehen zu lassen. Die Ansprechpartner auf Bereiche einzuteilen, hilft den Inventurzählern dabei, Fragen und Probleme in kurzer Zeit lösen zu können.
Die Auswertung der Inventur
- Übertragung der Bestandsdaten
- Überprüfung der Vollständigkeit
- Abgleich IST/SOLL Bestand
Sind alle Inventurzähler mit den zugeteilten Zählplätzen fertig, werden die Bestandsdaten vom MDE-Gerät in die Datenbank übertragen. Anhand der Bestandslisten kann der Inventurleiter die Liste auf die Vollständigkeit prüfen. Dabei wird festgestellt, ob alle Zählplätze erfasst wurden und probeweise können einzelne Artikel gezählt werden, um die Richtigkeit zu bestätigen. Sind diese Vorgänge fertig, wird anhand der Bestandsdaten ein Bestandsverzeichnis (Inventar) erstellt. Der Zeitplan wird überprüft, um auf zeitaufwendige Situationen eingehen zu können. Damit können nützliche Prognosen für die nächsten Inventuren erstellt werden.
Fazit
Die Inventur ist ein umfangreiches Thema und die Planung kann sehr schwierig sein. Eine Checkliste hilft dabei, wichtige Punkte zu beachten und zu planen. Ebenfalls zeigt es Prozesse auf, die vorher eventuell nicht präsent waren, jedoch den Ablauf wesentlich beschleunigen können. Auftretende Fragen können vorab geklärt und nötige Komponenten wie Hardware, Software, Service und Support organisiert werden. Mit der Checkliste können Sie die Inventurdauer verkürzen, Kosten einsparen und strukturiert durch die Inventurzeit kommen.
Sie benötigen mehr Informationen zum Thema Inventur, Hardware und Inventur-Software? Dann helfen Ihnen die erfahrenen Mitarbeiter der COSYS Ident GmbH gerne weiter. Sie erreichen uns unter der Telefonnummer: +49(0)5062 900 0, per E-Mail an: vertrieb@cosys.de, per Kontaktformular sowie über den Livechat auf unserer Webseite.
FAQs
Mit der Checkliste wird der Ablauf der Inventur übersichtlich und die wichtigsten Schritte werden aufgeführt. Die Verwendung einer solchen Liste hilft dabei die Inventurdauer zu verkürzen und keine notwendige Vorbereitung vorab zu vergessen.
Bei der Inventur müssen die Bestände der Waren, der Betriebs- und Hilfsstoffe, fertige und unfertige Erzeugnisse und alle beweglichen Gegenstände des betrieblichen Anlagevermögens, sowie alle übrigen Vermögensgegenstände aufgenommen werden.
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