COSYS erklärt: Inventur im Lager – So gelingt die Bestandsaufnahme fehlerfrei und effizient

Von der Definition bis zur digitalen Lösung: Ursachen für Inventurdifferenzen verstehen, den Ablauf optimieren und mit moderner Lager Inventur Software Zeit und Kosten sparen.

Die Inventur im Lager ist ein zentraler Bestandteil der Lagerverwaltung und ein entscheidender Faktor für eine korrekte Buchführung sowie einen reibungslosen Betriebsablauf. Sie dient dazu, die tatsächlichen Bestände im Lager mit den im System erfassten Soll-Beständen abzugleichen. Dabei werden alle physischen Waren und Materialien gezählt, bewertet und dokumentiert – ein Prozess, der sowohl Genauigkeit als auch gute Vorbereitung erfordert. Nur mit einer sauberen Bestandsaufnahme lassen sich Differenzen frühzeitig erkennen und wirtschaftliche Schäden durch Überbestände, Fehlmengen oder falsche Bestellmengen vermeiden. Gerade in Zeiten wachsender Anforderungen an Effizienz und Transparenz in der Lieferkette gewinnt die Lagerinventur zunehmend an Bedeutung. In diesem Beitrag zeigen wir, wie Inventurdifferenzen entstehen können, wie der Ablauf idealerweise gestaltet wird und welche Vorteile eine digitale Lager Inventur Software mit sich bringt.

Inventur Lager mit COSYS Inventur Software

Inventur Lager Definition

Die Inventur im Lager bezeichnet die systematische Erfassung und Bewertung aller physischen Bestände eines Unternehmens an einem bestimmten Stichtag. Ziel ist es, die tatsächlichen Lagerbestände (Ist-Bestand) mit den in der Buchhaltung oder im Warenwirtschaftssystem erfassten Soll-Beständen abzugleichen. Dieser Abgleich ist gesetzlich vorgeschrieben und bildet die Grundlage für eine korrekte Bilanzierung.

Im Lagerumfeld spricht man dabei häufig auch von der Bestandsaufnahme im Lager, die ein wesentlicher Bestandteil der Inventur ist. Sie umfasst das Zählen, Wiegen oder Messen von Waren, Rohstoffen, Halbfabrikaten und Fertigprodukten. Die so ermittelten Daten dienen dazu, Differenzen aufzudecken und das Lagerverwaltungssystem zu aktualisieren. Die Inventur stellt also sicher, dass Lagerbestände nicht nur rechnerisch, sondern auch physisch nachvollziehbar und korrekt sind - ein entscheidender Beitrag zur Prozesssicherheit und Wirtschaftlichkeit im Unternehmen.

Ablauf einer Inventur im Lager

Der Ablauf einer Inventur im Lager folgt einem klar strukturierten Prozess, der sorgfältig geplant und organisiert werden muss, um genaue Ergebnisse zu erzielen und den Betriebsablauf möglichst wenig zu stören. Grundsätzlich gliedert sich der Inventurprozess in drei Phasen: Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung.

In der Vorbereitungsphase wird das Lager systematisch in Zählbereiche aufgeteilt, Bestandslisten oder mobile Geräte vorbereitet und das Personal geschult. Zudem sollten Lagerbewegungen während der Inventur möglichst eingefroren oder dokumentiert werden, um fehlerhafte Zählungen zu vermeiden.

Die Durchführungsphase umfasst die eigentliche Bestandsaufnahme im Lager. Dabei werden alle Artikel gezählt, gewogen oder gemessen und den entsprechenden Lagerplätzen zugeordnet. Dies kann manuell mit Papierlisten erfolgen oder deutlich effizienter mithilfe digitaler Hilfsmittel wie Barcode-Scannern und mobilen Geräten.

In der Nachbereitungsphase werden die erfassten Daten mit den Soll-Beständen im System verglichen. Abweichungen - sogenannte Inventurdifferenzen - werden analysiert und gegebenenfalls durch Korrekturbuchungen im Warenwirtschaftssystem angepasst. Ein abschließender Bericht dokumentiert den Inventurverlauf und bildet die Grundlage für Bilanz und weitere Entscheidungen.

Ein gut geplanter und strukturierter Ablauf reduziert Fehlerquellen und spart Zeit - insbesondere in Kombination mit moderner Lager Inventur Software, die den Prozess digital unterstützt.

Wie können Differenzen bei der Bestandsaufnahme Inventur im Lager entstehen?

Inventurdifferenzen treten auf, wenn der erfasste Ist-Bestand nicht mit dem Soll-Bestand im System übereinstimmt - ein häufiges Problem bei der Inventur im Lager. Die Ursachen dafür sind vielfältig und können sowohl organisatorische als auch technische oder menschliche Gründe haben.

Ein häufiger Auslöser ist menschliches Versagen, etwa durch Zählfehler, Zahlendreher oder doppelte bzw. vergessene Erfassungen. Auch eine unklare Lagerstruktur, falsch etikettierte Artikel oder mangelnde Schulung der Mitarbeitenden können zu fehlerhaften Ergebnissen führen. Systembedingte Fehler, wie fehlerhafte Buchungen bei Warenein- oder -ausgängen, nicht erfasste Retouren oder Übertragungsfehler zwischen Lagerverwaltung und ERP-System, sind ebenfalls typische Quellen von Differenzen.

Ein weiterer Faktor ist Schwund, der z. B. durch Diebstahl, Beschädigungen oder Verfallsware entsteht. Besonders bei hochpreisigen oder schnell drehenden Artikeln kann dies wirtschaftlich erhebliche Auswirkungen haben.

Um solche Abweichungen zu minimieren, sind klare Prozesse, regelmäßige Schulungen und der Einsatz technischer Hilfsmittel entscheidend. Eine moderne Lager Inventur Software unterstützt durch strukturierte Zählvorgaben, Plausibilitätsprüfungen und Echtzeit-Datenabgleich und hilft so, Differenzen frühzeitig zu erkennen und zu vermeiden.

Einsatz von Lager Inventur Software - mit COSYS digital zählen

Die manuelle Durchführung einer Inventur ist zeitaufwendig, fehleranfällig und oft mit erheblichen personellen Ressourcen verbunden. Hier bietet der Einsatz einer Lager Inventur Software wie der Lösung von COSYS eine moderne und effiziente Alternative. Die COSYS Inventursoftware digitalisiert den gesamten Zählprozess und unterstützt Unternehmen dabei, Inventuren schneller, genauer und mit deutlich weniger Aufwand durchzuführen.

Statt mit Papierlisten zu arbeiten, führen Mitarbeitende die Bestandsaufnahme im Lager per Smartphone oder MDE-Gerät mithilfe integrierter Barcode- oder QR-Code-Scanner durch. Die erfassten Daten werden automatisch mit dem Warenwirtschaftssystem oder ERP abgeglichen, sodass Zählfehler, Doppelerfassungen oder fehlende Positionen nahezu ausgeschlossen werden. Dank intuitiver Benutzerführung und offline-fähiger Apps ist die COSYS Software auch in großen Lagern oder bei schlechter Netzabdeckung problemlos einsetzbar.

Nach Abschluss der physischen Zählung ermöglicht das COSYS Backend eine umfassende und transparente Auswertung aller erfassten Inventurdaten. Über das browserbasierte COSYS WebDesk-Portal erhalten Lagerleiter und Verantwortliche einen direkten Einblick in sämtliche Zählergebnisse, inklusive Abweichungen zwischen Soll- und Ist-Bestand. Die Daten werden übersichtlich dargestellt und können nach Lagerort, Artikelnummer, Benutzer oder Differenzhöhe gefiltert werden - ideal für eine schnelle Analyse und Entscheidungsfindung.

Zudem lassen sich Differenzlisten automatisch generieren, um Auffälligkeiten gezielt zu prüfen und Ursachen wie Schwund, Buchungsfehler oder Zählprobleme zu identifizieren. Alle Daten können bei Bedarf exportiert und für interne Reports oder externe Prüfungen (z. B. Wirtschaftsprüfer) aufbereitet werden. Die lückenlose Dokumentation der Zählvorgänge sorgt nicht nur für Nachvollziehbarkeit, sondern auch für rechtssichere Archivierung. So bietet das COSYS Backend nicht nur Kontrolle, sondern auch eine solide Grundlage für zukünftige Prozessoptimierungen im Lager.

Die Inventur im Lager ist ein zentraler Bestandteil der Lagerverwaltung und Voraussetzung für eine korrekte Buchführung, transparente Bestände und wirtschaftlich sinnvolle Entscheidungen. Sie umfasst die systematische Erfassung aller physischen Lagerbestände und vergleicht diese mit den Soll-Daten im System. Inventurdifferenzen entstehen dabei häufig durch menschliche Fehler, organisatorische Schwächen oder technische Probleme. Um diese Fehlerquellen zu minimieren und den Prozess effizienter zu gestalten, empfiehlt sich der Einsatz moderner Lager Inventur Software.

Zusammenfassung

Mit der COSYS Inventursoftware wird der gesamte Zählprozess digitalisiert - von der mobilen Erfassung per Barcode-Scan bis zur automatischen Synchronisation mit dem ERP-System. So lassen sich Zählfehler, Doppelerfassungen und Datenverluste nahezu ausschließen. Im COSYS Backend stehen zudem umfangreiche Auswertungsfunktionen zur Verfügung, mit denen Differenzen schnell erkannt, analysiert und dokumentiert werden können. Unternehmen profitieren so von einem schnelleren, zuverlässigeren und nachvollziehbaren Inventurprozess - rechtssicher, transparent und bereit für zukünftige Optimierungen.

Tipp

Mehr Informationen zur Inventur im Lager mit COSYS erhalten Sie hier!