Was ist Dokumentenmanagement?
Einfache Erfassung Ihrer Dokumente mithilfe vom COSYS Dokumentenmanagement und der OCR-Technologie
Dokumentenmanagement (auch bekannt als Dokumentenverwaltung) bezieht sich auf den Prozess der Verwaltung von Dokumenten innerhalb eines Unternehmens oder einer Organisation. Dies umfasst die Erstellung, Erfassung, Speicherung, Verarbeitung, Verwaltung, Verteilung und Archivierung von Dokumenten.
2023-04-04
Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) ist eine Softwarelösung, die verwendet wird, um den Dokumentenmanagement-Prozess zu digitalisieren und zu optimieren. Ein DMS ermöglicht es Unternehmen, Dokumente elektronisch zu speichern, zu organisieren und zu verwalten, anstatt physische Dokumente in Papierform zu verwenden.
Ein DMS bietet viele Vorteile:
- Verbesserte Effizienz: Dokumente können schnell und einfach gefunden und bearbeitet werden, was die Arbeitsabläufe beschleunigt sowie die Produktivität erhöht.
- Höhere Datensicherheit: Dokumente können sicher gespeichert und vor unbefugtem Zugriff geschützt werden, was die Datensicherheit erhöht und das Risiko von Datenverlust minimiert.
- Reduzierte Kosten: Durch die Verwendung eines DMS können Unternehmen Papier- und Druckkosten reduzieren und Platz sparen, welcher für die Lagerung von Papierdokumenten benötigt werden würde.
Insgesamt kann ein Dokumentenmanagement-System dazu beitragen, die Effizienz und Produktivität eines Unternehmens zu steigern, die Zusammenarbeit und Kommunikation zu verbessern sowie die Datensicherheit zu erhöhen.
Dokumentenmanagement in Verbindung mit OCR
OCR (Optical Character Recognition) ist eine Technologie, die es ermöglicht, Texte aus gescannten Dokumenten zu extrahieren und in digitale Formate zu konvertieren. In Verbindung mit einem Dokumentenmanagement-System kann OCR dazu beitragen, die coEffizienz und Genauigkeit der Dokumentenverwaltung zu verbessern.
Durch die automatische Erkennung von Texten können Dokumente schnell und einfach in das Dokumentenmanagement-System hochgeladen und indexiert werden. Dies spart Zeit und reduziert Fehler bei der manuellen Eingabe von Daten. Darüber hinaus können OCR-Technologien auch zur automatischen Klassifizierung von Dokumenten verwendet werden, indem sie bestimmte Schlüsselwörter oder Merkmale erkennen und das Dokument entsprechend kategorisieren.
Ein weiterer Vorteil von OCR in Verbindung mit dem Dokumentenmanagement ist die verbesserte Suche nach Dokumenten. Durch die Umwandlung von Texten in digitale Formate können Dokumente schnell und einfach durchsucht werden, was die Auffindbarkeit von Dokumenten erhöht und die Effizienz der Dokumentenverwaltung verbessert.
Insgesamt kann die Integration von OCR in ein Dokumentenmanagement-System dazu beitragen, die Effizienz, Genauigkeit und Auffindbarkeit von Dokumenten zu verbessern und somit die Produktivität und Rentabilität eines Unternehmens zu steigern.
COSYS bietet verschiedene Lösungen im Bereich des Dokumentenmanagements an. Dazu gehören mobile Anwendungen für die Erfassung und Verwaltung von Dokumenten, die Archivierung von Dokumenten, sowie die Integration von Dokumentenmanagement-Systemen in bestehende IT-Infrastrukturen. COSYS bietet auch Lösungen für die automatische Erkennung von Dokumenteninhalten und die automatische Klassifizierung von Dokumenten an. Weitere Informationen zu den Dokumentenmanagement-Lösungen von COSYS finden Sie auf deren Website.
Im COSYS Kamera Scan Plug-In enthalten, erhalten Sie auf Anfrage Zugang zu einer leistungsstarken OCR Software und können so Ihre Dokumente schnell und einfach digitalisieren. Nutzen Sie jetzt die Möglichkeit, Ihre Arbeit effizienter und schneller zu erledigen!
FAQ:
Ein Dokumentenmanagement-System dient dazu, den Prozess der Verwaltung von Dokumenten innerhalb eines Unternehmens oder einer Organisation zu digitalisieren und zu optimieren. Es ermöglicht die elektronische Speicherung, Organisation und Verwaltung von Dokumenten, was zu einer verbesserten Effizienz, Zusammenarbeit und Datensicherheit führt.
Dokumente können in einem DMS durch die Verwendung von Suchfunktionen gefunden werden, die auf Schlüsselwörter, Kategorien oder anderen Eigenschaften basieren. Einige DMS bieten auch Funktionen wie Volltextsuche und automatische Vorschläge, um die Suche zu erleichtern.
Ein DMS kann verschiedene Arten von Dokumenten speichern, wie zum Beispiel Textdokumente, Tabellenkalkulationen, Präsentationen, Bilder, Videos und E-Mails.
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