Warum ist eine Inventur wichtig?
Durch das frühzeitige Erkennen von Fehlbeständen gilt die Bestandsaufnahme auch als Frühwarnsystem. Es liegt im Interesse jedes Unternehmens herauszufinden, ob die Warenbestände mit der Buchführung übereinstimmen. Sollte es zu häufigen Fehlbeständen kommen, wirkt sich dies negativ auf die betrieblichen Prozesse aus. Unter anderem führt es beispielsweise zu Produktionsverzögerungen und Lieferverzögerungen. Mit der Inventur von Guthaben, Schulden, Verbindlichkeiten und Forderungen wird die Finanzlage genau beurteilt. Die lückenlose mengen- und wertmäßige Erfassung sämtlicher Vermögensgegenstände und Schulden eines Unternehmens ist bei der Bestandsaufnahme sehr wichtig. Die Bestandsaufnahme hilft dabei, Diebstähle und Probleme mit Schwund aufzudecken. Ebenfalls stellt es sicher, dass das Geschäftsziel erreicht und der Warenbestellprozess optimiert wird.
Was beinhaltet die Inventur?
Die Aufnahme der Bestände umfasst sowohl Waren, Maschinen und Anlagen als auch immaterielles Vermögen wie Schulden und Vermögenswerte. Dabei wird es zwischen der Buchinventur und der körperlichen Inventur unterteilt. Bei der körperlichen Bestandsaufnahme werden alle Gegenstände des Unternehmens gezählt, gewogen, gemessen oder geschätzt. Dabei werden sämtliche Vermögensgegenstände erfasst, die dem Unternehmen gehören wie Waren, Fuhrpark, Arbeitsmaterialien etc. Die Buchinventur hingegen wird mittels buchhalterischen Aufzeichnungen (z. B. Belege) von nicht körperlichen Vermögensgegenständen und Schulden erfasst. Dazu gehören Darlehen, Forderungen, Bankguthaben etc.
Welche Vorteile hat eine regelmäßige Inventur?
Mithilfe der regelmäßigen Inventuren können verschiedene Informationen gewonnen werden, mit denen verschiedene betriebliche Prozesse optimiert werden. Das Zählen der vorhandenen Waren offenbart Fehlbestände, die auf verschiedene Ursachen hinweisen können, dazu gehören unter anderem Diebstähle. Durch die Installation von Kameras, Stichprobenprüfung bei Verlassen des Unternehmens etc. kann den Diebstählen entgegengewirkt werden. Auch der Warenbestellprozess kann mit der regelmäßigen Inventur optimiert werden. Wird der Mangel im Lager, Diebstahl oder Beschädigung der Waren festgestellt, kann rechtzeitig nachbestellt werden. Ebenfalls kann mit der Bestandsaufnahme aufgedeckt werden, welche Waren gut verkauft werden und welche nicht. Mit diesen Informationen kann die Lagerkapazität reduziert werden. Die nicht-gut-laufenden Waren werden weniger bestellt oder in kleinerer Stückzahl gelagert.
Warum sind Inventurverwaltungssysteme nützlich?
Die Nutzung von Inventurverwaltungssystemen kann die Zeit der Inventur erleichtern. Dazu werden passende MDE Geräte benötigt, um die Artikel und Lagerplätze per Barcodescan erfassen zu können. Sind die Waren mit der Inventursoftware erfasst, werden sie nach Lagerplatz sortiert und in einer Liste dargestellt. Die Artikel- und Lagerplatzlisten sorgen für eine gute Transparenz und Kontrollmöglichkeiten über die tatsächlichen Bestände im ganzen Unternehmen. Zusammen mit der schnellen Barcodeerfassung können die Zählungen bei der körperlichen Bestandsaufnahme effizient und präzise durchgeführt werden. Dadurch werden Zählfehler minimiert und die Inventurzähler behalten einen Überblick, welchen Artikel sie zuletzt gescannt hatten. Je nach führendem ERP-System kann die Übertragung der erfassten Daten manuell über eine Dateischnittstelle oder automatisiert über eine Datenbankschnittstelle erfolgen.
Fazit: Warum sollten Unternehmen regelmäßige Inventuren durchführen?
Eine regelmäßige Inventur bietet dem Unternehmen viele Vorteile und zeigt potenzielle Verbesserungen auf. Anhand der Daten der Bestandsaufnahme erhalten Sie einen Überblick über jegliche Fehlbestände und über gut verkaufte Artikel. Mit diesen Informationen kann das Geschäftsziel und die Warenbestellprozesse optimiert und unterstützt werden. Um die Bestandsaufnahme so leicht wie möglich zu gestalten, wird die Nutzung von MDE Geräten und einer passenden Inventursoftware empfohlen. Der gesamte Zähl- und Auswertungsprozess wird somit angenehmer, deutlich effizienter und die Ergebnisse genauer gegenüber einer Bestandsaufnahme in Papierform.
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