Inventur: Was ist das?
Was ist überhaupt eine Inventur und was macht sie so wichtig!
Die Inventur ist ein wesentlicher Bestandteil des betrieblichen Rechnungswesens und dient dazu, eine genaue Bestandsaufnahme und Bewertung aller Vermögensgegenstände, Vorräte und Materialien eines Unternehmens zu erstellen. Durchgeführt wird sie in der Regel einmal jährlich zum Ende des Geschäftsjahres. Wir zeigen, worauf es ankommt und was zu beachten gilt. Erfahren Sie, worauf es bei einer Inventur ankommt und wie Sie die Dauer und die Kosten geringhalten können.
2023-10-23
Warum ist es wichtig regelmäßige Inventuren durchzuführen?
Für jedes Unternehmen ist es im eigenen Interesse festzustellen, ob die Buchbestände mit den vorhandenen Beständen übereinstimmen. Kommt es häufiger zu Fehlbeständen, wirkt sich das negativ auf betriebliche Prozesse aus. Das führt beispielsweise zu Produktionsengpässen und Lieferverzug. Mit der Inventur von Guthaben, Schulden, Verbindlichkeiten und Forderungen wird die finanzielle Situation exakt eingeschätzt. Wichtig bei der körperlichen Inventur ist eine lückenlose mengen- und wertmäßige Erfassung sämtlicher Vermögensgegenstände und Schulden eines Unternehmens. Dadurch können eventuelle Fehlentwicklungen rechtzeitig erkannt werden. Die Inventur gilt daher auch als Frühwarnsystem.
Wie führt man eine Inventur richtig durch?
Um die Inventur richtig durchzuführen, ist die Vorbereitung anhand einer Checkliste hilfreich. Dabei werden die Prozesse vor, bei und nach der Bestandsaufnahme durchgeplant. Während der Inventur ist eine genaue Zählung und Aufnahme aller Bestände unverzichtbar. Dabei werden die Warenbestände gezählt, gewogen, gemessen oder geschätzt. Hierbei sollten moderne Hilfsmittel wie Barcode-Scanner und eine passende Inventursoftware zum Einsatz kommen, um die Genauigkeit und Effizienz des Prozesses zu erhöhen. Es ist auch wichtig, mögliche Abweichungen zwischen den erwarteten Beständen laut Bestandslisten und den tatsächlich vorhandenen zu identifizieren und zu überprüfen. Eventuelle Unterschiede können auf Diebstahl, Beschädigungen oder fehlerhafte Buchungen hinweisen und müssen entsprechend dokumentiert und korrigiert werden.
Welche Tools können bei der Durchführung von Inventuren helfen?
Verschiedene Tools können die Durchführung der Bestandsaufnahme erheblich erleichtern. Die digitale Datenerfassung mit MDE Geräten hält vielerlei Vorteile bereit. Unter anderem die schnelle Artikelerfassung und keine unleserlichen oder verlorenen Papiere. Mit einer passenden Inventursoftware können die Bestandsdaten übersichtlich angezeigt werden und mit der Datenbank abgeglichen werden. Ebenfalls kann die Software dabei helfen, Zählfehler zu minimieren, bereits erfasste Artikel in einer Liste darzustellen und Fehleingaben oder Doppelzählungen verhindern. Die Verwendung von Etiketten oder Markierungen ist dazu da, um Inventarartikel zu kennzeichnen und zu organisieren. Dies kann helfen, Verwechslungen und Fehler während der Bestandsaufnahme zu vermeiden. Bei der Bestandsaufnahme von Produkten mit Gewicht oder Volumen können präzise Waagen und Messgeräte helfen, genaue Informationen zu sammeln. Auch ein entsprechender Support z. B. durch den Lieferanten der Inventursoftware und/oder -hardware ist wichtig zur Hand zu haben. Sollte es Probleme mit der Hardware oder Software geben, kann der Support Abhilfe schaffen. Damit kann die Bestandsaufnahme ohne größere Unterbrechungen weitergeführt werden.
Fazit: Wie kann die Richtigkeit des Bestands sichergestellt werden?
Die Bestandsaufnahme richtig durchzuführen ist von mehreren Faktoren abhängig. Unter anderem tragen die Planung und die Tools dazu bei, die Richtigkeit des Bestands sicherzustellen. Die Planung der Durchführung hilft strukturierte Prozesse festzulegen. Wird eine Erst- und Zweitzählung vorgenommen, hilft dies dabei, die Richtigkeit der Zählung zu gewährleisten. Die Software eignet sich besonders bei der Auswertung der Inventurdaten, um die IST- und SOLL Bestände abzugleichen.
FAQs
Hilfreiche Tools sind die MDE Geräte (Hardware), die Inventursoftware und der Support. Ebenfalls können Checklisten bei der Planung helfen.
Die Durchführung einer Inventur muss jeder „Kaufmann“ vornehmen. Dazu zählen Unternehmen, die unter die Bestimmungen des Handelsgesetzbuches fallen, also eine Gewinn- und Verlustrechnung, sowie eine Bilanz aufstellen müssen. Inbegriffen sind alle Gesellschaftsformen wie GmbH, KG, AG usw. aber auch Kaufleute, die innerhalb von 2 Wirtschaftsjahren an den Stichtagen einen Umsatz von unter 600.000 € sowie einen Jahresüberschuss von unter 60.000 € erzielt haben.
Die Bestandsaufnahme ist die lückenlose Erfassung von mengen- und wertmäßigen Vermögensgegenstände und Schulden eines Unternehmens. Am bekanntesten ist die körperliche Inventur, bei den Warenbeständen und das Anlagenvermögen gezählt bzw. gewogen, gemessen oder geschätzt werden.
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