Inventur mit Prohandel: Wer liefert, wer zählt, wer bucht
So werden Artikeldaten aus Prohandel übernommen, Bestände mobil gezählt und geprüfte Ergebnisse zurückgegeben
Wer mit Prohandel arbeitet, hat seine Artikel, Größen, Farben und Bestände bereits in einem System, das für den Mode- und Lifestylehandel gebaut ist. Die Inventurfrage lautet deshalb selten „Kann unsere Warenwirtschaft Inventur?“, sondern: An welcher Stelle soll gezählt, geprüft und gebucht werden und wer ist dafür verantwortlich?
Eine saubere Antwort trennt drei Aufgaben, die in der Praxis gern verschwimmen.
1. Liefern: Die Warenwirtschaft bleibt die Quelle
Artikelstamm, EAN je Größe und Farbe, Filialstruktur und Sollbestände kommen aus Prohandel. Daran ändert eine spezialisierte Inventursoftware nichts. Bei der COSYS Inventursoftware werden diese Stammdaten vor der Zählung über Schnittstellen bzw. kundenspezifische Import-Mechanismen in das COSYS Backend übernommen. Daraus entstehen Zähllisten &ndash je nach Konfiguration pro Filiale, Fläche oder Lagerort.
Der entscheidende Punkt: Die Stammdaten werden vor dem Stichtag geprüft, nicht während der Zählung. Fehlende EAN, doppelt vergebene Codes oder Artikel ohne Größenzuordnung fallen in dieser Phase auf. Am Zählabend kosten sie Zeit.
2. Zählen: Die Erfassung läuft mobil auch ohne Verbindung zur WaWi
Gezählt wird mit der COSYS Inventur App auf MDE-Geräten oder Smartphones. Die App arbeitet funktions- und konfigurationsabhängig im kombinierten Offline-/Online-Betrieb mit lokaler Datenbank. Für eine Modefiliale mit Lagerraum im Untergeschoss ist das relevant: Die Zählung hängt nicht davon ab, dass jede Ecke WLAN hat oder dass die Warenwirtschaft während der Erfassung erreichbar ist.
Die Zählergebnisse laufen im COSYS WebDesk zusammen. Dort sieht die Inventurleitung, welche Bereiche erfasst sind. Sie erzeugt Differenzlisten gegen den Sollbestand und vergibt gezielte Nachzählungen. Gerade im Fashion-Handel lohnt sich diese Stufe: Eine Differenz bei Größe 38, die bei Größe 40 als Überbestand auftaucht, ist oft ein Erfassungs- und kein Bestandsproblem.
3. Buchen: Erst prüfen, dann übergeben
Erst wenn die Differenzen geklärt sind, werden die Zählergebnisse an Prohandel zurückgegeben &ndash online oder als Datei, je nach eingerichteter Schnittstelle. Gebucht wird in der Warenwirtschaft, dort, wo die Bestandsführung hingehört. Das Inventurprotokoll bleibt im WebDesk und ist auch in den Folgejahren abrufbar. Für die Abstimmung mit dem Wirtschaftsprüfer ist das ein praktischer Unterschied.
Was diese Arbeitsteilung bringt und was nicht
Prohandel bleibt das führende System für Bestand und Bewertung. COSYS ergänzt den operativen Teil, der in der Filiale stattfindet: mobile Erfassung, Kontrolle, Nachzählung, Dokumentation.
Ob diese Ergänzung nötig ist, hängt an wenigen Fragen:
- Wie viele Filialen zählen gleichzeitig?
- Gibt es Bereiche ohne stabile Verbindung?
- Wie viele Zählende arbeiten mit, die das System nur einmal im Jahr sehen?
- Wie aufwendig war die Differenzklärung im letzten Jahr?
Wer zwei kleine Filialen mit gutem Netz und eingespieltem Team hat, kommt mit Bordmitteln oft aus. Bei zehn Standorten, Saisonware und Aushilfen sieht die Rechnung anders aus.
Die Anbindung beginnt dabei nicht mit einem Projekt am Kernsystem, sondern mit einer klaren Absprache über Datenformate: welche Felder kommen, welche gehen zurück, in welchem Rhythmus. Danach kann dieselbe Struktur später für weitere mobile Prozesse genutzt werden, etwa für Wareneingang oder Umlagerungen.
Nutzen Sie COSYS Inventursoftware und Mietgeräte zur Entlastung bei der Stichtagszählung. Die Anbindung an Prohandel sorgt für vorab geprüfte Stammdaten, reibungslose Offline-Erfassung und revisionssichere Buchungen.
FAQ
Prohandel bleibt stets das führende Kernsystem für Stammdaten, Bestandsführung und Bewertung. Es liefert Artikel, Größen, Farben, Filialstrukturen sowie Sollbestände und übernimmt nach der Klärung aller Differenzen die finalen Buchungen.
Die COSYS Inventur App verfügt über einen kombinierten Online- und Offline-Betrieb mit lokaler Datenbank auf dem Mobilgerät. Zählteams erfassen Bestände auch in verwinkelten Kellern oder Funklöchern unterbrechungsfrei; die Synchronisation erfolgt automatisch bei Wiederverbindung.
Vor Beginn der Zählung werden die Daten über definierte Schnittstellen ins Backend geladen. Fehlende EAN, doppelte Barcodes oder unvollständige Größenzuordnungen werden im Vorfeld bereinigt, wodurch zeitraubende Unterbrechungen am Zählabend entfallen.
Der WebDesk vergleicht erfasste Mengen direkt mit Sollbeständen und zeigt Abweichungen übersichtlich an. Typische Erfassungsfehler bei Varianten, etwa eine versehentliche Verwechslung von Konfektionsgrößen, lassen sich rasch identifizieren und gezielt zur Nachzählung anweisen.
Ja. Die einmal definierte und erprobte Schnittstellenstruktur zwischen COSYS und Prohandel lässt sich modular für weitere mobile Filial- und Lagerprozesse nutzen, beispielsweise für den Wareneingang, Filialtausch oder Umlagerungen.
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