Postbearbeitung – Manuell oder Digital?
Die Postbearbeitung befindet sich derzeit im Umbruch in das digitale Zeitalter. Erfahren Sie, wie Sie selbst von diesem Umbruch profitieren können.
Viele Organisationen haben Ihre Postbearbeitung noch recht rudimentär und analog organisiert. Mit einer Digitalisierung der Postbearbeitung lässt sich die Postbearbeitung jedoch gut optimieren und auch besser nachverfolgen.
Zur Postbearbeitung gehört alles, was als Eingangspost in der Poststelle eintrifft. Diese Eingangspost besteht aus Briefen und Einschreiben aber auch Paketen. Pakete oder Briefe, die ausschließlich intern versendet werden, können ebenfalls über die Postbearbeitung verteilt werden. Die wichtige Aufgabe der Postbearbeitung ist es somit, all diese wichtigen Sendungen schnell und korrekt zu verteilen. Dabei gibt es Sendungen in alle Richtungen, also von extern nach intern, andersrum und auch rein interne Sendungen.
Die Postbearbeitung ist eine zentrale Aufgabe für Unternehmen
Ohne die Postbearbeitung läuft in den meisten Bereichen von Unternehmen nichts. Auch wenn Briefsendungen stetig abnehmen, bei Paketen ist meist das Gegenteil der Fall. Hier lohnt es sich also auch zukünftig gut gerüstet zu sein und interne Sendungen optimal zu verteilen. Von einer schnellen und zielsicheren Postbearbeitung profitiert das gesamte Unternehmen. Kommunikationswege werden schneller und auch wichtige Waren, Materialien oder Proben werden schneller zugestellt.
Was sind die Nachteile einer manuellen Postbearbeitung?
Eine manuelle Postbearbeitung erfolgt in der Regel mithilfe von Papier- oder Excel Listen. Hierbei werden die Sendungsnummern und zusätzliche Informationen notiert. Ein Abliefernachweis wird meistens erbracht, indem auf der Liste unterschrieben wird. Eine Excel Liste muss dafür zuerst ausgedruckt werden. Sobald man im Nachhinein etwas nachvollziehen möchte, kommt man schnell in die Bredouille, da die Suche sehr aufwendig ist und häufig Fehler gemacht werden. Dazu kommt, dass die Dokumentation sehr zeitaufwendig ist.
Was sind die Vorteile einer digitalen Postbearbeitung?
Durch eine digitale Postbearbeitung haben Unternehmen die Möglichkeit, alle Abläufe in der Poststelle weitestgehend zu standardisieren und eine lückenlose Dokumentation einzuführen. Durch eine Software lässt sich so der gesamte Prozess von Annahme bis zur Zustellung der Post systemisch erfassen. Eine Software, die Barcodes lesen kann, hat darüber hinaus den Vorteil, dass keine neue Kennzeichnung erforderlich ist und die Dokumentation sehr zeitsparend ist. Ein Scan und eine Eingabe des Empfängers reichen beispielsweise aus, um eine Sendung zuzuordnen. Durch eine Software können auch automatische E-Mail-Benachrichtigungen versendet werden, die den Mitarbeitern in der Poststelle sehr viel Arbeit ersparen. Für Abliefernachweise können Sie mit einer Software auch gleich eine digitale Unterschrift direkt auf dem Gerät erfassen. Hier noch mal kurz die Vorteile im Überblick
- Kostenersparnis durch weniger Arbeit für die Mitarbeiter in der Poststelle
- Bessere Dokumentation und Nachvollziehbarkeit
- Vermeidung von Schwund durch lückenlose interne Sendungsverfolgung
- Abschaffung von sämtlichem Papier
- Schaffung einer Datengrundlage für Umfassende Auswertungen
COSYS Hauspost Software für Postbearbeitung
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