Stichtagsinventur im Schuhhandel: Wie läuft sie ab, und was muss am Zähltag feststehen?
So bereiten Schuhhändler ihre Stichtagsinventur systematisch vor, vermeiden Zählfehler bei Größen, Paaren und Lagerbeständen und sorgen mit digitaler Inventursoftware für einen reibungslosen Ablauf.
Die Stichtagsinventur ist das Verfahren, das die meisten Schuhhändler anwenden, und zugleich das, bei dem am meisten improvisiert wird. Sie findet einmal im Jahr statt, das Team wechselt, und was im Vorjahr funktioniert hat, steht selten irgendwo geschrieben. Im Oktober und November steigt das Interesse an dem Thema Jahr für Jahr deutlich, weil die Zählung zum Jahreswechsel näher rückt und Termine festgelegt werden müssen.
Kurz gefasst erfasst die Stichtagsinventur den gesamten Bestand körperlich in engem zeitlichem Zusammenhang mit dem Bilanzstichtag. Üblich ist ein Zeitraum von zehn Tagen davor oder danach, wobei Zu- und Abgänge zwischen Zähltag und Stichtag fortgeschrieben werden müssen. Für den Schuhhandel heißt das: Jeder Karton im Lager und jedes Paar auf der Fläche wird einmal gezählt, und der Erfolg hängt davon ab, was vor dem ersten Scan entschieden wurde.
Was die Stichtagsinventur von anderen Verfahren unterscheidet
Bei der Stichtagsinventur wird alles in einem Durchgang aufgenommen. Die zeitlich verlegte Inventur erlaubt dagegen eine Zählung innerhalb der letzten drei Monate vor oder der ersten zwei Monate nach dem Stichtag mit wertmäßiger Fortschreibung, und die permanente Inventur verteilt die Aufnahme über das Jahr. Beide Alternativen setzen eine verlässliche Bestandsführung voraus.
Viele Schuhhändler bleiben bei der Stichtagsinventur, weil sie ohne diese Voraussetzung auskommt und ein eindeutiges Ergebnis liefert. Der Preis dafür ist die Verdichtung auf einen Abend oder ein Wochenende, meist mitten in der Phase von Umtausch und Winterschlussverkauf. Welche Variante für den eigenen Betrieb zulässig und sinnvoll ist, sollte mit der Steuerberatung abgestimmt werden.
Was vor dem Zähltag entschieden sein muss
Die erste Entscheidung betrifft die Zähleinheit. Im Schuhhandel wird das Paar gezählt, nicht der Karton, und ein Karton mit zwei linken Schuhen oder einem falschen Etikett ist ein Klärfall. Festgelegt werden muss auch, wie Einzelschuhe aus der Dekoration behandelt werden, deren Gegenstück im Lager steht, damit sie nicht doppelt oder gar nicht erfasst werden.
Die zweite Entscheidung betrifft die Bereiche. Verkaufsfläche, Handlager hinter dem Verkauf, Reservelager, Schaufenster, Reklamationsware und Auswahlsendungen bekommen eigene Zählbereiche mit eindeutigen Bezeichnungen. Ware, die dem Händler nicht gehört, etwa Kommissionsware eines Lieferanten, wird getrennt gekennzeichnet.
Die dritte Entscheidung betrifft den Stand der Daten. Wareneingänge, Umlagerungen und Retouren sollten bis zu einem definierten Zeitpunkt gebucht sein, und die Artikelstammdaten mit Größen und Farben müssen auf den Geräten vorliegen. Ein Paar, dessen Barcode das Gerät nicht kennt, hält am Zählabend das ganze Team auf.
Wie der Zähltag selbst abläuft
Bewährt hat sich ein Ablauf in vier Schritten. Zuerst wird aufgeräumt: Anprobierte Schuhe kommen zurück in den Karton, Einzelschuhe zu ihrem Gegenstück. Danach wird bereichsweise gezählt, im Regal von oben nach unten und von links nach rechts, und jeder fertige Bereich wird sichtbar markiert.
Im dritten Schritt werden Auffälligkeiten geprüft. Bereiche mit deutlicher Abweichung zum Buchbestand werden noch am selben Abend nachgezählt, solange die Ware unverändert steht. Erst im vierten Schritt, nach dieser Prüfung, gehen die Ergebnisse in die Warenwirtschaft.
Mit einer digitalen Erfassung ändern sich vor allem der zweite und dritte Schritt. Jede Person scannt mit einem eigenen Gerät in einem zugewiesenen Bereich, das Abschreiben von Zähllisten entfällt, und Abweichungen sind sichtbar, bevor das Team nach Hause geht. Die COSYS Inventursoftware arbeitet mit einer mobilen App auf MDE-Geräten oder Smartphones und dem COSYS WebDesk, in dem Aufträge angelegt und Ergebnisse geprüft werden. Sie ist Teil einer Plattform, zu der auch Module für Wareneingang oder Umlagerung gehören, sodass ein Betrieb mit der Inventur beginnen und später erweitern kann.
Welche Fehler im Schuhhandel besonders häufig sind
Drei Fehlerquellen fallen in dieser Branche auf. Die erste ist vertauschte Ware: Ein Paar liegt im Karton einer anderen Größe, und gescannt wird das Kartonetikett. Ein kurzer Blick in den Karton bei geöffneter Ware ist deshalb Pflicht.
Die zweite Fehlerquelle sind vergessene Orte wie das Schaufenster, die Reparaturannahme oder die Kiste mit Reklamationen. Die dritte ist der laufende Betrieb: Wer bei geöffnetem Geschäft zählt, braucht eine Regel für Verkäufe aus bereits gezählten Bereichen, sonst stimmt das Ergebnis schon am Abend nicht mehr.
Fazit
Die Stichtagsinventur ist kein kompliziertes Verfahren, sie verzeiht aber keine offenen Fragen am Zähltag. Schuhhändler sollten Zähleinheit, Bereiche und Datenstand vorab festlegen und schriftlich festhalten, damit das Wissen im nächsten Jahr noch vorhanden ist. Digitale Erfassung verkürzt die Zählung und macht Abweichungen prüfbar, bevor sie gebucht werden. Wer die Bedienung vorab kennenlernen möchte, kann die COSYS Inventur Demo App aus dem App Store oder Play Store laden.
Prüfen Sie vor Zählbeginn Kartoninhalte und Stammdaten. Mit der COSYS Inventursoftware auf MDE-Geräten oder Smartphones erfassen Sie Bestände fehlerfrei per Barcode-Scan, decken Differenzen sofort auf und sparen wertvolle Zeit am Zählabend.
FAQ
Bei der Stichtagsinventur wird der gesamte physische Warenbestand in einem einzigen Durchgang zeitnah zum Bilanzstichtag erfasst, meist innerhalb von zehn Tagen davor oder danach mit entsprechender Fortschreibung der Bestandsbewegungen.
Vorab müssen die Zähleinheit (immer das Paar, nie nur der Karton), die klare Abgrenzung aller Zählbereiche inklusive Schaufenster und Reklamationen sowie der Buchungsstand aller Wareneingänge und Retouren verbindlich festgelegt werden.
Häufige Fehlerquellen sind vertauschte Schuhe in falschen Kartongrößen, vergessene Nebenflächen wie Schaufenster oder Reparaturecken sowie unberücksichtigte Verkäufe während einer parallel laufenden Zählung.
Mobile Datenerfassung per MDE-Gerät oder Smartphone ersetzt fehleranfällige Papierlisten, beschleunigt die Artikelerfassung via Barcode-Scan und macht Bestandsabweichungen direkt am Zählabend vor der Verbuchung sichtbar.
COSYS stellt eine modulare Inventursoftware bereit, bestehend aus einer intuitiven mobilen App für Smartphones und MDE-Geräte sowie dem COSYS WebDesk zur zentralen Auftragsverwaltung und Datenanalyse. Zum Kennenlernen steht eine kostenlose Demo-App bereit.
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