Versandprozess-digitalisieren.jpg

Wie der Versandprozess digital abgebildet wird

Im Versandhandel und E-Commerce entscheidet ein sauber organisierter Versandprozess maßgeblich darüber, wie schnell eine Bestellung beim Kunden ankommt. Gerade bei steigenden Auftragszahlen führen manuelle Arbeitsschritte, Medienbrüche und fehlende Transparenz schnell zu Verzögerungen. Ein falsch zugeordnetes Versandlabel oder eine nicht übermittelte Sendungsnummer kann dabei nicht nur zusätzlichen Aufwand verursachen, sondern auch Rückfragen und Reklamationen auslösen. Ein digitalisierter Versandprozess verbindet die einzelnen Arbeitsschritte von der Kommissionierung über die Versandabwicklung bis zur Übergabe an Paketdienst oder Spedition. Ziel ist nicht, jeden Prozessschritt einfach durch Software zu ersetzen. Entscheidend ist, Daten möglichst ohne erneute Eingabe durch den Prozess zu führen und Fehlerquellen an den richtigen Stellen zu reduzieren.

Warum sollte der Versandprozess digitalisiert werden?

Im klassischen Versand entstehen häufig mehrere Übergabepunkte zwischen Mitarbeitern, Systemen und Dienstleistern. Der Auftrag wird im Shop oder ERP erstellt, im Lager kommissioniert, am Packplatz bearbeitet und anschließend über das Portal eines Paketdienstleisters angemeldet. Werden Informationen zwischen diesen Stationen manuell übertragen, entstehen unnötige Arbeitsschritte.

Besonders problematisch wird das bei hohen Versandmengen. Die Mitarbeiter müssen beispielsweise Adressen prüfen, Versandarten auswählen, Paketdaten eingeben, Labels erzeugen und Sendungsnummern dokumentieren. Jeder einzelne Arbeitsschritt ist überschaubar, in der Summe entsteht jedoch ein erheblicher Zeitaufwand.

Die Digitalisierung setzt deshalb nicht erst beim Versandlabel an. Sie betrachtet den gesamten Prozess als zusammenhängenden Ablauf.

Wie sieht ein digitaler Versandprozess aus?

Ein digitalisierter Versandprozess lässt sich vereinfacht in mehrere aufeinander aufbauende Schritte unterteilen:

Auftrag -> Kommissionierung -> Packprozess -> Versandart -> Sendungsanmeldung -> Labeldruck -> Versandfertigmeldung -> Übergabe &rarr Tracking

Die einzelnen Stationen können dabei mit unterschiedlichen Systemen verbunden sein. Wichtig ist, dass relevante Informationen zwischen den Systemen automatisch übertragen werden und der Bearbeitungsstatus nachvollziehbar bleibt.

1. Auftrag und Kommissionierung

Am Anfang steht der Kundenauftrag aus dem Onlineshop, ERP oder Warenwirtschaftssystem. Für die Kommissionierung werden die benötigten Auftragsdaten bereitgestellt.

Der Mitarbeiter entnimmt die Artikel aus dem Lager und bestätigt die Entnahme beispielsweise per MDE Gerät oder Smartphone. Dadurch wird der Bestand aktualisiert und gleichzeitig dokumentiert, welche Positionen für den Auftrag zusammengestellt wurden.

Ein wesentlicher Vorteil entsteht dadurch, dass der Versand nicht mit einer manuellen Auftragserfassung beginnt. Die bereits vorhandenen Daten werden für die nachfolgenden Prozessschritte weiterverwendet.

2. Verpacken und Versanddaten erfassen

Nach der Kommissionierung wird die Ware verpackt. Je nach Prozess werden dabei Paketanzahl, Gewicht oder Abmessungen erfasst.

Gerade diese Daten sind für die spätere Versandabwicklung relevant. Werden sie erst an einem separaten Arbeitsplatz manuell nachgetragen, entsteht ein weiterer Medienbruch. Besser ist es, die Informationen direkt mit dem Auftrag beziehungsweise der Sendung zu verknüpfen.

Bei mehreren Paketen zu einem Auftrag muss außerdem eindeutig erkennbar bleiben, welche Packstücke zu welcher Sendung gehören.

3. Versanddienstleister und Versandart auswählen

Im E-Commerce arbeiten viele Unternehmen mit mehreren Paketdiensten. Hinzu kommen unterschiedliche Versandarten wie Standardversand, Expressversand, Speditionsversand oder internationale Zustellung.

Eine Versandsoftware kann diese Auswahl anhand hinterlegter Regeln unterstützen. Kriterien können beispielsweise Zielgebiet, Gewicht, Paketgröße, Lieferoption oder Kundenanforderungen sein.

Dadurch wird die Entscheidung am Packplatz standardisiert. Der Mitarbeiter muss nicht für jede Sendung individuell überlegen, welcher Dienstleister verwendet werden soll.

4. Sendung beim Dienstleister anmelden

Nach der Auswahl werden die erforderlichen Versanddaten elektronisch an den jeweiligen Dienstleister übertragen. Dazu gehören beispielsweise Empfängerinformationen und Angaben zum Packstück.

Die Versandsoftware erhält anschließend die für die weitere Abwicklung benötigten Informationen, insbesondere die Sendungsnummer. Diese bleibt mit dem Auftrag verknüpft und kann später für Tracking und Nachfragen verwendet werden.

Damit entfällt die Notwendigkeit, Daten mehrfach in unterschiedliche Systeme einzutragen.

5. Versandlabel erzeugen und drucken

Auf Basis der übermittelten Daten wird das Versandlabel erzeugt und am entsprechenden Versandarbeitsplatz ausgegeben.

Dieser Schritt wirkt auf den ersten Blick unspektakulär, ist für den Prozess jedoch entscheidend. Das Label muss dem richtigen Auftrag und dem richtigen Packstück zugeordnet sein. Fehler an dieser Stelle können dazu führen, dass eine Sendung zwar korrekt kommissioniert wurde, anschließend aber an die falsche Adresse gelangt.

Eine digitale Verknüpfung von Auftrag, Sendung und Label reduziert diese Fehlerquelle.

6. Versandfertigmeldung und Dokumentation

Nachdem das Paket verschlossen und etikettiert wurde, wird der Versandstatus aktualisiert. Die Sendung ist damit nicht mehr lediglich ein offener Auftrag, sondern als versandfertig beziehungsweise zur Übergabe bereit dokumentiert.

Für die Versandleitung entsteht dadurch eine bessere Übersicht. Offene, fertig gepackte und bereits übergebene Sendungen können voneinander unterschieden werden.

Auch der Kundenservice profitiert davon, weil sich schneller feststellen lässt, ob eine Bestellung noch im Lager bearbeitet wird oder bereits an den Versanddienstleister übergeben wurde.

7. Übergabe an Paketdienst oder Spedition

Am Ende des Prozesses steht die physische Übergabe. Die Sendungen verlassen das Unternehmen und gehen in das Transportnetz des Dienstleisters über.

Eine digitale Versandabwicklung kann auch diesen Übergabepunkt dokumentieren. Damit lässt sich nachvollziehen, wann eine Sendung den internen Verantwortungsbereich verlassen hat.

Gerade bei späteren Nachfragen ist diese Information relevant. So kann zwischen einem Problem im Lager und einer Verzögerung nach der Übergabe unterschieden werden.

Was passiert nach der Übergabe?

Mit der Übergabe endet der digitale Prozess nicht. Die Sendungsnummer bildet die Verbindung zur weiteren Transportabwicklung.

Trackinginformationen können zentral gesammelt und dem jeweiligen Auftrag zugeordnet werden. Dadurch lässt sich beispielsweise erkennen, ob eine Sendung bereits vom Dienstleister übernommen wurde, sich im Transport befindet oder eine Zustellung bevorsteht.

Für den Kundenservice ist diese Information besonders relevant. Bei einer Nachfrage muss nicht zunächst der Versandbereich nach einem Paket suchen. Der aktuelle Status kann direkt über die vorhandenen Sendungsdaten geprüft werden.

Auch verspätete Sendungen lassen sich gezielter identifizieren. Statt erst auf eine Kundenreklamation zu reagieren, können Unternehmen auffällige Sendungsverläufe anhand ihrer Versanddaten analysieren.

Welche Fehler reduziert ein digitaler Versandprozess?

Die Digitalisierung des Versandprozesses reduziert vor allem Fehler, die durch manuelle Datenübertragung und fehlende Prozessverknüpfungen entstehen.

Dazu gehören beispielsweise:

doppelte Eingabe von Empfänger- und Auftragsdaten
falsch zugeordnete Versandlabels
fehlende oder falsch erfasste Sendungsnummern
manuell ausgewählte falsche Versandarten
unvollständige Versanddokumentation
fehlende Transparenz über den aktuellen Bearbeitungsstatus

Nicht jeder Fehler lässt sich durch Software verhindern. Falsch gepflegte Stammdaten, fehlerhafte Artikelbestände oder falsch konfigurierte Versandregeln können weiterhin Probleme verursachen.

Deshalb ist die Qualität der Digitalisierung stark davon abhängig, wie sauber die zugrunde liegenden Prozesse und Daten organisiert sind.

Welche Rolle spielt Versandsoftware dabei?

Eine Versandsoftware bildet die Schnittstelle zwischen Auftrag, Lagerprozess und Versanddienstleister. Sie kann Auftragsdaten übernehmen, Sendungen verwalten, Versandarten bestimmen, KEP-Dienstleister anbinden, Versandlabels erzeugen und Trackinginformationen zentral verfügbar machen.

Für den E-Commerce ist insbesondere die Verbindung mit bestehenden Systemen entscheidend. Shop, ERP, Lagerverwaltung und Versand sollten nicht als voneinander getrennte Insellösungen betrachtet werden.

Die COSYS Versandsoftware kann beispielsweise in bestehende Lager- und ERP Prozesse eingebunden werden und unterstützt die digitale Abwicklung von der Sendungserstellung über die Versanddienstleisteranbindung bis zur Sendungsverfolgung.

Welche Vorteile entstehen für Versandhandel und E-Commerce?

Der wichtigste Vorteil eines digitalisierten Versandprozesses ist die Reduzierung manueller Arbeitsschritte. Mitarbeiter verbringen weniger Zeit mit der Übertragung von Daten und dem Wechsel zwischen verschiedenen Anwendungen.

Gleichzeitig steigt die Transparenz. Der Status einer Bestellung beziehungsweise Sendung kann zentral nachvollzogen werden. Das erleichtert sowohl die operative Steuerung im Versand als auch die Bearbeitung von Kundenanfragen.

Auch bei steigenden Auftragsmengen ist ein digitaler Prozess besser skalierbar. Statt zusätzliche manuelle Kontrollschritte aufzubauen, können Regeln und automatisierte Prozessschritte einen größeren Teil des Versandvolumens abbilden.

Welche Systeme müssen für eine durchgängige Digitalisierung verbunden werden?

Ein digitaler Versandprozess funktioniert selten isoliert. Je nach Unternehmen müssen mehrere Systeme miteinander kommunizieren:

Onlineshop oder Marktplatz &rarr ERP/Warenwirtschaft &rarr Lagerverwaltung &rarr Versandsoftware &rarr Paketdienst oder Spedition

Dabei sollte klar definiert sein, welches System für welche Daten führend ist. Der Onlineshop kann beispielsweise die Bestellung bereitstellen, das ERP kaufmännische Informationen verwalten, die Lagerverwaltung die Bestände und Kommissionierung steuern und die Versandsoftware die konkrete Versandabwicklung übernehmen.

Schnittstellen sind deshalb ein wesentliches Entscheidungskriterium bei der Auswahl einer Versandlösung. Eine Software sollte nicht nur einzelne Versanddienstleister anbinden, sondern sich in die bestehende Systemlandschaft integrieren lassen.

Was sollte vor der Digitalisierung analysiert werden?

Eine Versandsoftware allein macht noch keinen effizienten Versandprozess. Vor der Einführung sollte deshalb der bestehende Ablauf untersucht werden.

Wichtige Fragen sind:

Wo werden Daten heute mehrfach erfasst?
Welche Systeme sind am Versand beteiligt?
Wie werden Versanddienstleister ausgewählt?
Wie werden Labels erzeugt?
Wie werden Sendungsnummern zurückgemeldet?
Wo entstehen Wartezeiten?
Welche Versandfehler treten besonders häufig auf?
Wie werden Retouren und Problemfälle bearbeitet?
Welche Informationen benötigt der Kundenservice?
Welche Versanddaten sollen später ausgewertet werden?

Besonders sinnvoll ist es, den Prozess einmal aus Sicht eines Versandmitarbeiters durchzugehen. Dabei werden häufig Arbeitsschritte sichtbar, die in Systemübersichten nicht auffallen. Dazu gehören beispielsweise das Wechseln zwischen Browserfenstern, das Suchen nach Auftragsnummern oder das manuelle Übertragen von Paketdaten.

Fazit: Digitalisierung verbindet den gesamten Versandprozess

Einen Versandprozess zu digitalisieren bedeutet mehr als automatisierten Labeldruck. Der eigentliche Nutzen entsteht, wenn Auftrag, Kommissionierung, Verpackung, Versandabwicklung, Übergabe und Tracking miteinander verbunden sind.

Für Versandhandel und E-Commerce bedeutet das weniger manuelle Dateneingaben, eine bessere Prozessübersicht und weniger typische Fehlerquellen. Gleichzeitig entsteht eine Datenbasis, mit der sich Versandmengen, Dienstleister, Laufzeiten und Auffälligkeiten später analysieren lassen.

Wer seinen Versand digitalisieren möchte, sollte deshalb nicht bei der Frage beginnen, welche Versandsoftware ein Label drucken kann. Entscheidend ist, wie durchgängig der gesamte Prozess von der Kommissionierung bis zur Übergabe abgebildet werden kann.