Warum ein internes Postverteilsystem so wichtig ist
Ohne internes Postverteilsystem geht es nicht! Was Sie darüber wissen sollten.
Es ist schwer vorstellbar, wie Unternehmen ohne ein funktionierendes Postverteilsystem aussehen würden. Die Zustellung von Briefen und Paketen ist ein essenzieller Bestandteil innerhalb eines Unternehmens. Sendungen müssen an die jeweiligen Mitarbeiter oder Abteilungen weitergeleitet werden und dürfen dabei nicht zu viel Zeit in Anspruch nehmen. Oftmals enthalten die Sendungen wichtige Arbeitsmittel und sind für den reibungslosen Ablauf weiterführender Prozesse innerhalb eines Unternehmens essenziell. Welche unnötigen Risiken und Verzögerungen Unternehmen ohne die passende Softwareunterstützung hinnehmen, lesen Sie hier:
2023-06-27
Postverteilsystem in Unternehmen ohne Softwareunterstützung
Unternehmen, die keine Software für ihr internes Postverteilsystem nutzen, greifen oft auf Papierformulare und Exceltabellen zurück, um die Sendungen, die im Unternehmen eingehen zu dokumentieren und so nachvollziehbar zu machen. An sich ist das der richtige Weg, doch nun stellen Sie sich einmal vor eine große Lieferung trifft in diesem Unternehmen ein und alle Informationen müssen händisch eingetragen werden. Der Zeitaufwand, um die Sendungen zu erfassen, ist immens und das Fehlerrisiko hoch. Verzögerungen in der Zustellung und nicht dokumentierte Sendungen sind oftmals das Resultat.
Wird eine Sendung vermisst, müssen meist Papierformulare oder Exceltabellen durchsucht werden, die im schlimmsten Fall noch nicht aktualisiert wurden oder die Sendung nicht enthalten.
Auch die Zustellung gestaltet sich mit einem analogen Postverteilsystem schwieriger. Je nachdem wie Unternehmen sich intern organisieren, gibt es verschiedene Wege, eine Sendung an den Zielempfänger zu übergeben: die Zustellung, die Selbstabholung am internen Posteingang oder Paketschränke. Doch das beste Zustellungssystem ist nutzlos, wenn die Empfänger nicht über den Eingang Ihrer Sendungen informiert werden oder Nachweise und Unterschriften sich nicht wieder auffinden lassen.
Ohne Informationen sind sie nicht zum passenden Zeitpunkt an ihrem Arbeitsplatz oder wissen nicht dass Sie Ihre Sendung bei der internen Post- und Paketausgabe abholen können. Die Zustellung der Sendungen wird zu einem Glücksspiel. Daraus resultieren weitere Verzögerungen, Paketstaus und überfüllte Zwischenlager.
Postverteilsysteme in Unternehmen mit Softwareunterstützung
In Unternehmen, die Software für Ihr internes Postverteilsystem nutzen, wie zum Beispiel COSYS Postverteilung, profitieren schon beim Eingang der Sendungen von neuster Barcodescanner-Technologie. Hier können die Mitarbeiter auch bei großen Lieferungen ruhig und gewissenhaft arbeiten. Mit den Funktionen Sammelannahme und der normalen Annahme werden keine Sendungen mehr übersehen. Mit wenigen manuellen Handgriffen werden Empfängerdaten hinzugefügt. Auch die Art der Zustellung kann festgelegt werden. Ist die Sendung im System hinterlegt, wird eine automatische E-Mail-Benachrichtigung über den Eingang der Sendung abgeschickt.
Die Sendungen werden während der verschiedenen Arbeitsschritte in verschiedene Status eingeteilt und können so vom Eingang im Unternehmen über den innerbetrieblichen Transport bis hin zur Zustellung nachverfolgt werden.
Möchten Sie nun Informationen zu einer bestimmten Sendung abrufen, können Nutzer der COSYS Softwarelösung dies ganz einfach über den COSYS WebDesk tun. Hier finden Sie dank der praktischen Filterfunktion schnell und gebündelt Informationen zu allen Sendungen.
Doch die Hardware für das Postverteilsystem eignet sich nicht nur zum Scannen und für manuelle Eingaben. Auch die Fotodokumentation von Beschädigungen und Abstellorten lässt sich innerhalb kürzester Zeit durchführen und ebenfalls im WebDesk abrufen.
COSYS Service Tipp
Bei der COSYS Ident GmbH erhalten Sie bei Bedarf die passende Hardware von namenhaften Herstellern wie: Zebra, Honeywell, Datalogic und vielen weiteren. Kunden unserer Softwarelösung für das interne Postverteilsystem nutzen gerne das Honeywell Scanpal EDA52 MDE Gerät, es liegt gut in der Hand, hat eine benutzerfreundliche Bedienung und ist so auch für unerfahrene oder neue Mitarbeiter bestens geeignet.
Neue Entwicklungen und Trends im Softwaregestützten Postverteilsystem
Die Welt entwickelt sich ständig weiter, Stillstand ist nahezu ausgeschlossen. Dies gilt auch für Postverteilsysteme. Täglich kommen neue Technologien hinzu, die versprechen, den Bereich, in dem sie eingesetzt werden, noch besser und effizienter zu machen. Auch die COSYS Ident GmbH steht nicht still, angetrieben davon, unseren Kunden immer die neusten und besten Technologien bieten zu können, entwickeln wir unsere verschiedenen Softwarelösungen ständig weiter. Einige Beispiele hierfür sind:
- Optical Character Recognition (OCR) oder auch die optische Zeichenerkennung. So können Sie noch schneller die Empfängerdaten auslesen und optimieren die Bearbeitung der Eingangspost.
- In vielen Branchen kommen heutzutage Kennzahlen zum Einsatz, die Unternehmen dabei helfen, die Übersicht über alle Prozesse zu behalten und effizient Schwachstellen aufzudecken, um das Potenzial zu optimieren. Diese Möglichkeiten möchte die COSYS Ident GmbH auch Nutzern eines digitalen Postverteilsystems bieten, daher haben wir die Prozessdatenanalyse (PDA) Basierend auf den von Ihren Mitarbeitern generierten Daten werden nutzbringende Auswertungen bereitgestellt, die eine optimale und transparente Übersicht über alle Prozesse innerhalb ihres internen Postverteilsystems geben. Hierbei können nicht nur aktuelle Daten abgerufen werden, prinzipiell lassen sich alle Zeiträume abrufen, in denen Daten erfasst wurden. Saisonale Unterschiede wie eine erhöhte Zustellungsrate lassen sich so schnell identifizieren und in die zukünftige Planung von Lagerraum und Mitarbeiterplanung integrieren.
Unter anderem stehen folgende Auswertungen zur Verfügung:
- Beschädigungsquote.
- Bestandsänderungen.
- Durchschnittliche Durchlaufzeiten.
- Anzahl der angenommenen Pakete pro Paketdienst.
- Top- Empfänger.
Sie benötigen weitere Auswertungen, da Sie spezielle Arbeitsschritte in Ihrem Unternehmen näher beleuchten wollen? Gerne besprechen wir mit Ihnen gemeinsam, welche Möglichkeiten es gibt, dies umzusetzen.
Testen und selbst überzeugen
Sie können eine Demo Version der COSYS Software ganz bequem, kostenlos und unverbindlich, im Apple App-Store und im Google Playstore herunterladen. Machen Sie sich selbst ein Bild und lassen Sie sich von der gut durchdachten COSYS Software überzeugen.
Für weitere Fragen stehen unsere Mitarbeiter Ihnen gerne zur Verfügung. Sie erreichen und unter der Telefonnummer: + 49 (0)5062 900 0, per E-Mail an: vertrieb@cosys.de, unser Kontaktformular oder den Live-Chat auf der COSYS Webseite.
FAQ:
Bei der COSYS Ident GmbH erhalten Sie bereits ab 79,50 EUR im Monat Software für Ihr internes Postverteilsystem.
Sollten Sie sich für COSYS Postverteilsystem Software entscheiden, profitieren Sie von dem modularen Aufbau der Lösung. Funktionen, die Sie zusätzlich benötigen, können bei Bedarf von unseren erfahrenen Mitarbeitern integriert werden. Auch Module, die in anderen Lösungssegmenten zum Einsatz kommen, bilden dabei keine Ausnahme.
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