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Effiziente Postbearbeitung, in wenigen Schritten zum Erfolg

So wird die Postbearbeitung noch effizienter

Die Postbearbeitung in Unternehmen ist mehr als nur Sendungen entgegenzunehmen und an den jeweiligen Empfänger zuzustellen. Schaut man genauer hin, gibt es auch hier jede Menge zu beachten, vor allem wenn man effizient arbeiten will.

2022-11-16

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Die interne Postbearbeitung ist, wie der Begriff es schon vermuten lässt, die Bearbeitung der (Eingangs)post in einem Unternehmen. Im Zeitalter des E-Commerce und der weiterhin andauernden Covid-19 Pandemie hat die Postbearbeitung einen völlig neuen Stellenwert in vielen Unternehmen eingenommen. Die manuelle Erfassung und Weiterbearbeitung der verschiedenen Pakete ist mit herkömmlichen Methoden wie Exceltabellen oder Papierformularen so gut wie gar nicht mehr zu bewältigen, zumindest wenn man Wert darauf legt, dass dies fehlerfrei geschieht.

Deshalb greifen immer mehr Unternehmen auf geeignete Software zurück, die die Postbearbeitung vereinfacht und das Fehlerrisiko minimiert.

Warum ist die Postbearbeitung wichtig?

Einige der am häufigsten auftretenden Probleme bei der internen Postbearbeitung sind die fehlerhaften Übertragungen wichtiger Sendungsinformationen. Dies kann dazu führen, dass die Sendung an den falschen Empfänger geliefert wird oder die Zustellung unnötig lange dauert.

Eine Lösung hierfür ist die Verwendung einer Software, bei der die eingehenden Sendungen gescannt und die Daten digital abspeichert werden. Dies kann die Zustellrate von Sendungen erheblich verbessern. Ein weiteres Problem, welches häufig bei der Postbearbeitung auftritt, ist das Fehlen von Informationen zur Rückverfolgbarkeit. Dies bedeutet, dass Sie nicht wissen, wo sich Ihre Sendung befindet, falls Sie verloren geht oder beschädigt wird. Auch hier bietet eine Software Abhilfe. Denn durch die regelmäßigen Scans, die Ihre Mitarbeiter zwischen den verschiedenen Arbeitsschritten machen, kann jede Bewegung einer Sendung und infolgedessen die Position der Postlieferung nachvollzogen werden.

COSYS Service Tipp

Welche Vorteile Ihnen die mobile Datenerfassung für Ihre Postbearbeitung bietet, lesen Sie hier

Wie kann man Post effizient bearbeiten?

In Unternehmen kommt es oft vor, dass Sendungen an unterschiedlichen Orten eintreffen und dann von dort aus an die richtige Person oder Abteilung weitergeleitet werden müssen. Dies kann zu einem ineffizienten Bearbeitungsprozess führen, der Zeit und Ressourcen verschwendet. Um dies zu vermeiden, sollten Unternehmen Folgendes bei der Bearbeitung ihrer Post beachten:

- Nutzen Sie ein elektronisches System zur Verwaltung Ihrer Post

Die Verwaltung von Sendungen mittels eines elektronischen Systems wie einer Software erleichtert den gesamten Bearbeitungsprozess ungemein. Denn relevante Informationen wie Standort, Empfänger sind sofort ersichtlich und können bei Bedarf jederzeit abgerufen werden.

Tipps für eine effiziente Postbearbeitung

Nutzen Sie moderne Technologien und definieren Sie klare Prozesse und Regeln für die Postbearbeitung.

Die Effizienz steigt durch die Nutzung einer entsprechenden Software nicht nur dadurch, dass alle Sendungen digital in einer Datenbank gespeichert sind und so jederzeit abrufbar sind. Ein weiterer bedeutungsvoller Faktor ist die Optimierung der verschiedenen Prozesse innerhalb der Postbearbeitung. Mit einer Softwarelösung werden die verschiedenen Arbeitsschritte zur effizienten Standardvorgehensweise. So werden unnötige Arbeitsschritte und unterschiedliche Arbeitsabläufe vermieden.

COSYS Service Tipp

Für eine noch bessere Übersicht über die einzelnen Prozesse der internen Postbearbeitung bietet Ihnen unter anderem die COSYS Ident GmbH die Prozessdatenanalyse (PDA) an. Im übersichtlichen Diagrammformat werden Ihnen wichtige Informationen zur Verfügung gestellt. Mehr zu COSYS PDA Add-on erfahren Sie hier


PDA Auswertung: Anzahl der Pakete nach Kurier,-Express, Paketdienst (KEP-Dienst)

PDA Auswertung: Beschädigungsquote

PDA Auswertung: Bestandsänderung

PDA Auswertung: Durchlaufzeiten

PDA Auswertung: Top Empfänger

Natürlich kann man die interne Postbearbeitung auch weiterhin manuell durchführen, doch riskieren Sie damit, dass Pakete gar nicht oder viel zu spät geliefert werden. Einschränkungen innerhalb weiterführender Prozesse aufgrund von fehlenden Arbeitsmaterialien, aus denen letztlich unnötige Kosten entstehen.



FAQ:



Mit einer Softwarelösung brauchen Sie nur noch die gescannten Daten abzugleichen. Sie sind nicht nur schneller, sondern vermeiden Übertragungsfehler, die bei einer manuellen Eingabe schnell passieren können.

Kommt es zu Unterbrechungen in der Postbearbeitung, besteht die Gefahr, dass Sendungen mit wichtigem Inhalt verspätet bei seinem Empfänger ankommen. So werden weiterführende Prozesse gestört und unnötige Kosten verursacht.

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