Was ist eine Bestandsführung? Die Definition und Bedeutung

Alles was Sie über Bestandsführung wissen müssen

Bestandsführung ist ein wesentlicher Bestandteil jedes Unternehmens. Doch was genau ist Bestandsführung? Wir erklären es Ihnen!

2022-07-19

Bestandsführung - die Definition

Lagerhaltung ist die kontinuierliche Bewirtschaftung von Gütern eines Unternehmens, um die Verfügbarkeit der benötigten Materialien und Produkte sicherzustellen. Die Bestandsführung ist ein Teilbereich der Lagerhaltung und beschäftigt sich mit der Organisation und Verwaltung des Lagers sowie der Kontrolle des Lagerbestandes. Die Bestandsführung dient dem Unternehmen dazu, stets über die benötigten Materialien und Produkte zu verfügen. Zu diesem Zweck wird zunächst ein Lager aufgebaut, in dem die Güter gelagert werden. Das Lager muss so organisiert sein, dass die Güter jederzeit schnell und unkompliziert abgerufen werden können. Gleichzeitig muss es aber auch sichergestellt sein, dass keine Güter verloren gehen oder beschädigt werden. Die Bestandsführung übernimmt die Aufgabe, das Lager zu organisieren und den Lagerbestand zu kontrollieren. Dazu wird zunächst ein Artikelstamm erstellt, in dem alle Güter des Lagers erfasst werden. Anhand dieses Inventars wird dann der Lagerbestand kontinuierlich überwacht und bei Bedarf nachgefüllt. Die Bestandsführung ist somit eine wichtige Aufgabe in jedem Unternehmen, da sie dafür sorgt, dass stets die benötigten Materialien und Produkte verfügbar sind.

Die Bedeutung der Bestandsführung

Bestandsführung ist ein wesentlicher Bestandteil der Verwaltung von Ihren Beständen. Die Bestandsführung dient dazu, den Überblick über die Bestände zu behalten und sicherzustellen, dass die Artikel ordentlich gelagert werden und nicht beschädigt werden.

Mit einer digitalen Bestandsführung sehen Sie bereits bei der Einlagerung wo sich der Artikel befindet und können Artikel auf Lagerplätzen zusammenführen. Auch Entnahmen für Umlagerungen oder Auslagerungen fallen leichter, da die Entnahmelagerplatzvorschläge einfach angezeigt werden. Neben der einfacheren operativen Arbeit im Lager hilft die Bestandsführung auch beim Nachbestellen, der Bestandsüberwachung sowie dem gezielten Abverkauf von Lagerbeständen. Statt aufwendig nachzuzählen erhalten Sie in einer Webansicht alle notwendigen Informationen auf einen Blick.

Was ist der Unterschied zwischen Inventur und Bestandskontrolle?

Bestandsführung ist die Planung, Überwachung und Kontrolle von Lagerbeständen. Dabei geht es sowohl um die physischen Bestände (z.B. in einem Lager) als auch um die virtuellen Bestände (z.B. in einer Datenbank). Bestandsführung dient dazu, die Lagerhaltungskosten so gering wie möglich zu halten und gleichzeitig die Verfügbarkeit der benötigten Materialien und Produkte sicherzustellen. Zur Bestandsführung gehören verschiedene Aufgaben, z.B.:
-Bestandsplanung: Hier wird festgelegt, welche Mengen an Materialien und Produkten zu welchem Zeitpunkt benötigt werden. Dabei wird berücksichtigt, wie schnell die Bestände abnehmen (z.B. durch Verkäufe oder Produktion) und wie lange es dauert, bis neue Lieferungen eintreffen. Eine Sicherheitsreserve ist dabei einzuplanen.
-Überwachung der Bestände: Hier wird regelmäßig überprüft, ob die tatsächlichen Bestände mit den geplanten Beständen übereinstimmen. Wenn Abweichungen festgestellt werden, muss ermittelt werden, ob und warum sie entstanden sind.
-Kontrolle der Lagerhaltungskosten: Die Lagerhaltungskosten sollten so niedrig wie möglich sein. Dazu gehören unter anderem Kosten für das Einlagern, Auslagern und Bewegen von Gütern sowie Kosten für Inventurfehler.

Welche Ziele verfolgt die Bestandsführung?

Die Bestandsführung ist ein wesentlicher Bestandteil der internen Abläufe in einem Unternehmen. Ziel der Bestandsführung ist es, den Überblick über die vorhandenen Güter und Materialien zu behalten und sicherzustellen, dass immer die richtigen Mengen an Lager vorhanden sind. Auf diese Weise können Engpässe und Ausfälle vermieden werden. Bestandsführung erfolgt in der Regel mit Hilfe eines Bestandsmanagementsystems, in dem alle notwendigen Informationen zu den vorhandenen Gütern gespeichert werden. Dazu gehören beispielsweise Artikelnummern, Beschreibungen, Lagerorte und Lagerbestände. Aufgrund der hohen Komplexität von Bestandsmanagementsystemen wird in der Regel ein externes Unternehmen damit beauftragt, das System zu betreiben. Die Bestandsführung ist ein sehr sensibles Thema, da sie direkt mit dem finanziellen Erfolg eines Unternehmens verbunden ist. Eine effektive Bestandsführung erfordert daher eine enge Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen wie Einkauf, Produktion und Vertrieb. Nur so können rechtzeitig die benötigten Güter bestellt und geliefert werden.

Die digitale Bestandsführung erleichtert den Lagermitarbeitern die Arbeit entscheidend. Statt Materialbewegungen händisch nachzubuchen kann dies über das Handheld erfolgen. In der App wird jede Einlagerung, jede Umlagerung und Auslagerung erfasst. Damit sind alle Materialbewegungen in Echtzeit verfügbar und aufgrund dieser Datenbasis werden dann bessere Entscheidungen getroffen, etwa pünktlich nachzubestellen.

Wie wird die Bestandsführung durchgeführt?

Eine Bestandsführung ist die Überwachung und Analyse des lagernden Unternehmensbestandes. Die Hauptziele der Bestandsführung sind es, den Wert des Bestands zu maximieren und die Risiken zu minimieren, die mit dem Besitz verbunden sind. Die Bestandsführung umfasst die Identifizierung, Bewertung, Kontrolle und Berichterstattung über den Bestand.

Die erste Aufgabe der Bestandsführung ist es, den aktuellen Wert des Bestands zu ermitteln. Dies wird in der Regel durch eine Inventuraufnahme erreicht, bei der alle Vermögenswerte des Unternehmens erfasst und bewertet werden. Die Ergebnisse dieser Aufnahme werden dann verwendet, um den Wert des Bestands zu berechnen.
Insbesondere Bestandsdifferenzen zwischen dem physischen und dem buchhalterischen Bestand führen oft zu vielen händischen Nachzählungen, Kundenreklamationen aufgrund von Falschlieferungen und entgangenen Geschäften, weil die Ware fehlt.
Mit der digitalen Erfassung der Materialbewegungen gehören diese Differenzen der Vergangenheit an. Jeden Tag werden die Materialbewegungen per Barcodescanning erfasst und bilden damit einen aktuellen Bestand ab.

Die zweite Aufgabe der Bestandsführung ist es, die Risiken zu minimieren, die mit dem Besitz verbunden sind. Dies kann durch verschiedene Maßnahmen erreicht werden, wie zum Beispiel durch den Abschluss von Versicherungen oder durch die Diversifizierung des Bestands.
Auch das Risiko von Verderb lässt sich mit einer Bestandsführung Software reduzieren, da Artikelbestände nach FIFO abgebaut werden und so Altbestände verhindert werden.

Die dritte Aufgabe der Bestandsführung ist es, die Kontrolle über den Bestand aufrechtzuerhalten. Dies bedeutet, dass regelmäßig Inventuraufnahmen durchgeführt werden müssen, um sicherzustellen, dass der Wert des Bestands nicht sinkt. Außerdem müssen alle Veränderungen am Bestand dokumentiert und analysiert werden, um sicherzustellen, dass keine unvorhergesehenen Risiken auftreten.
Insbesondere die laufende Bestandserfassung bei jeder Warenbewegung sorgt dafür, dass sich Bestandsdifferenzen am Inventurstichtag in Grenzen halten. Die höhere Bestandsgenauigkeit sorgt dafür, dass Lieferverfügbarkeit als Wettbewerbsvorteil weitere Kunden anzieht und Ihr Unternehmen wächst.

Die letzte Aufgabe der Bestandsführung ist es, regelmäßig Berichte über den Zustand des Bestands zu erstellen. Diese Berichte können dem Management helfen, die richtigen Entscheidungen über die Zukunft des Unternehmensbestands zu treffen.
Die Auswertungen beinhalten in der webbasierten Verwaltungsoberfläche den gesamten Artikelverlauf und die Bestandsveränderungen. Aktuelle Kommissionierdaten geben Rückmeldung über die Nachfrage und liefern entscheidende Informationen zur Entscheidungsfindung.

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