Digitale Unterschrift – Was ist das?
Die digitale Unterschrift: schnell, einfach, rechtskräftig
Erfahren Sie im Folgenden, was eine digitale Unterschrift ist, wie diese erfasst werden kann und wo sie Anwendung findet. Außerdem lernen Sie die Vorteile der digitalen Unterschriftenerfassung kennen.
Was ist eine digitale Signatur
Immer mehr Prozesse werden in der heutigen Zeit digitalisiert. So auch die Erfassung von Unterschriften und Signaturen. Die digitale Unterschrift ist die elektronische Form einer Unterschrift und Signatur. Sie dient dazu, digitale Dokumente wie Abliefernachweise rechtsverbindlich zu signieren.
Sie kann in der Transportlogistik dazu dienen, den Empfang von Waren und Paketen zu bestätigen. Auch im Warenausgang kann die digitale Unterschrift als Nachweis zur Übergabe an den Fahrer genutzt werden. In der Qualitätskontrolle eines Unternehmens kann die Unterschriftenerfassung zur Bestätigung und als Nachweis zur korrekten Prüfung eingesetzt werden. Eine weitere Einsatzmöglichkeit für die digitale Unterschriftenerfassung ist bei einer Paket Inhouse Software zur innerbetrieblichen Hauspostverteilung.
Die COSYS Ident GmbH bietet viele Softwarelösungen, die eine digitale Unterschriftenerfassung beinhalten. Z.B. die Paket Inhouse Software, die Lademittelverwaltung und Behältermanagement Lösung oder das Transport Management System.
Auf welchen Geräten ist eine Unterschriftenerfassung möglich?
Grundsätzlich kann die Erfassung von Unterschriften auf fast jedem Gerät mit Touchdisplay stattfinden. Die Unterschriften können über MDE-Geräte, Smartphones oder Tablets erfasst werden und dem dazugehörigen Dokument oder Auftrag zugeordnet werden. Es ist kein extra Unterschriftenpad für die mobile Erfassung von Unterschriften notwendig.
Auch die Erfassung einer Unterschrift an einem stationären PC oder Laptop ist möglich. Dazu wird ein Unterschriftenpad an den entsprechenden Computer angeschlossen. Der Auftrag oder das Dokument wird über das Backend geöffnet und die Unterschrift automatisch hinterlegt.
Vorteile der digitalen Unterschrift
Die digitale Ablage von Dokumenten und die digitale Signatur bieten viele Vorteile im Vergleich zu klassischen Papierdokumenten. Während Touren und innerhalb eines Unternehmens entfällt die Gefahr, dass Dokumente verloren gehen oder beschädigt werden. Außerdem erfüllt beispielsweise ein digitaler Abliefernachweis die Anforderungen an eine elektronische Signatur nach electronic IDentification, Authentication and Trust Services (eIDAS-Verordnung). Demnach ist es auch vor Gericht als Beweismittel zugelassen. Da digitale Dokumente verschlüsselt werden können, sind diese deutlich schwerer zu manipulieren. Dies bietet eine deutlich höhere Sicherheit als bei traditionellen Papierdokumenten. Des Weiteren ermöglicht eine digitale Erfassung das schnelle Zugreifen und Verarbeiten digitaler Dokumente. Das spart nicht nur Zeit, sondern auch Ressourcen und erhöht somit auch die Effizienz gesamter Prozesse. Auch die Möglichkeit, Dokumente schnell per E-Mail oder über Online-Portale zu übermitteln, bietet viele Vorteile gegenüber dem herkömmlichen Postversand.
FAQ
Die digitale Unterschrift kann in der internen Hauspostverteilung, bei Übergabe- oder Abliefernachweisen oder der Qualitätskontrolle eingesetzt werden.
Ja. Ist die Identitätsprüfung des Unterzeichners und die Gewährleistung der Integrität des signierten Dokuments gegeben, so kann eine digitale Sinatur rechtsgültig sein.
Die digitale Unterschrift trägt zur Beschleunigung von Geschäftsprozessen bei, sorgt für eine Reduzierung von Papierkram und verbessert die Sicherheit. Außerdem können Dokumente auch über weite Distanzen hinweg unterschrieben werden.
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