Was ist eine Interne Hauspost?
Wie wichtig ist die interne Hauspost in Unternehmen?
Arbeiten Sie in einem Unternehmen, in dem die tägliche interne Hauspost direkt an den Arbeitsplatz geliefert wird oder an einem bestimmten Ort innerhalb Ihrer Firma abgeholt werden kann? Wissen Sie auch, welche Prozesse bedient werden, bis es zur Zustellung an den eigentlichen Empfänger geht? Und warum gerade die häufig kaum wahrgenommene Hauspost so ein wichtiger Teil eines Unternehmens ist? Falls Sie diese Fragen mit Nein beantworten können oder sich nicht sicher sind, wie die Antwort lautet, sollten Sie unbedingt weiterlesen.
2023-04-03
Alle Sendungen, die tagtäglich in einem Unternehmen eingehen, also Briefe, Dokumente, Pakete, ganze Paletten oder Behälter, werden mit der internen Hauspost bearbeitet. Die Mitarbeiter, die dafür zuständig sind, nehmen die verschiedenen Sendungen von Paketdiensten entgegen und dokumentieren den Erhalt, hier wird häufig noch mit Papierformularen und Exceltabellen gearbeitet. Sind die Sendungsinformationen dann (hoffentlich) vollständig notiert, kann auch schon mit der Benachrichtigung der Empfänger begonnen werden.
Ob telefonisch, per E-Mail oder auf anderem Weg ist natürlich vom Unternehmen abhängig. Auch die Zustellungsform kann je nach Firma variieren, also ob eine Selbstabholung durch den Empfänger stattfindet oder die Sendungen direkt zugestellt werden.
Die pünktliche und nachvollziehbare Zustellung ist unerlässlich, da viele Unternehmen auf diesem Wege wichtige Arbeitsmittel empfangen. Kommt es hier zu Verzögerungen, drohen in den weiterführenden Prozessen Störungen, die den Betriebsablauf erheblich beeinflussen.
Das ist eine beträchtliche Verantwortung, die auf den Schultern der Mitarbeiter liegt, oder?
Daher ist es umso erstaunlicher, dass nicht alle Unternehmen auf digitale Hilfsmittel in Form von Software zurückgreifen. Die Prozesse der internen Hauspost werden so nicht nur weniger zeitaufwendig und transparenter, auch die Qualität eben solcher steigt an.
Was erwarten Sie von einer Software für die interne Hauspost?
Keine Sorge, falls Ihnen spontan zu diesem Thema nichts einfällt, zählen wir Ihnen ein paar wichtige Funktionen auf, dann können Sie selbst entscheiden, ob eine digitale Variante auch für Sie infrage kommen würde.
Voraussetzungen an eine Software für die interne Hauspost. &bdquoSie sollte&ldquo:
- die Eingangspostbearbeitung
- Sendungsinformationen gesammelt abrufbar machen.
- verschiedene Status nutzen, um besser nachvollziehen zu können, wo sich eine Sendung gerade befindet.
- ermöglichen, auch große umfangreiche Lieferungen schnell und sicher entgegenzunehmen, ohne dass Sendungen dabei vergessen werden.
- erlauben, Fotos von Beschädigungen zu machen.
- einen automatischen E-Mail-Versand bieten, der die jeweiligen Empfänger über den Eingang Ihrer Sendung informiert.
- Zuteilungen zu Selbstabholer und Zustellung ermöglichen.
- über eine digitale Unterschrift Funktion verfügen.
- bei Bedarf auch eine Zwischenlagerung unterstützen.
- leicht und intuitiv bedienbar sein, um langwierige Schulungen zu vermeiden.
- eine gesamte Übersicht bieten und Auswertungen ermöglichen.
Gut, dass die COSYS Ident GmbH Ihnen genau das bieten kann. Die COSYS Software für die interne Hauspost bietet ein breites Portfolio an Funktionen, die Ihren Arbeitsalltag erleichtern sowie alle aufgeführten Voraussetzungen und noch mehr erfüllen.
Über den COSYS WebDesk können Sie jederzeit alle Informationen zu beliebigen Sendungen geordnet abrufen, inklusive Statusinformationen, Bearbeiter, Fotos von Beschädigungen und digitaler Unterschriften. Über die webbasierte Anwendung lassen sich zudem Stammdaten verwalten und Rechte an verschiedene Mitarbeiter vergeben.
Auch die Prozessdatenanalyse (PDA) wird über den WebDesk abgerufen. In verschiedenen Auswertungen können Sie jederzeit nachvollziehen, wie hoch ihre Beschädigungsquote ist, wie lang die durchschnittlichen Durchlaufzeiten der Sendungen sind und welcher Mitarbeiter die meisten Sendungen erhält. Auch die Auswertung der Anzahl der Sendungen nach Paketdienst sowie Bestandsänderung, welche sich mit der Differenz zwischen gelieferten und intern zugestellten Sendungen befasst, sind in COSYS Prozessdatenanalyse enthalten.
.jpg "Welcher Paketdienst liefert Ihnen die meisten Pakete?")
.jpg "Welcher Paketdienst liefert häufig beschädigte Sendungen?")
.jpg "Wie viele Pakete sind eingetroffen und wie viele konnten von Ihren Mitarbeitern zugestellt werden.")
.jpg "Wer erhält die meisten Sendungen im Unternehmen? Wäre ein Lagerplatz in der Nähe des Empfängers sinnvoll?")
Die passende Hardware
Um die verschiedenen Sendungen auch im System zu erfassen, werden Smartphones, Tablets oder mobile Datenerfassungsgeräte benötigt. Damit können Ihre Mitarbeiter den bereits vom Paketdienst angebrachten Barcode abscannen. Dieser Vorgang wird bei jedem Arbeitsschritt wiederholt. Die Software ist so programmiert, dass Sie nicht unterschiedliche Geräte nutzen müssen, um die Funktionen unserer Software zu bedienen.
Sie können die Hardware direkt über die COSYS Ident GmbH beziehen. Hier haben Sie die Option, diese direkt zu erwerben oder über uns zu mieten. Wenn Sie bereits passende Hardware besitzen und sich für die COSYS Lösung entscheiden, spielen unsere erfahrenen Techniker die Software auf Ihre Geräte auf.
Hardwareempfehlungen
Beliebt im Bereich der internen Hauspost sind TC57x von Zebra und das EDA52 von Honeywell. Neben der Nutzerfreundlichkeit liegen beide Modelle gut in der Hand und sind leicht zu verstauen.
Wenn Sie sich selbst erst einmal ein Bild von der COSYS Software machen wollen, dann schauen Sie doch mal im Apple App-Store oder im Google Playstore vorbei. Dort finden Sie kostenlose und unverbindliche Demo Versionen. Gerne beraten wir Sie natürlich auch persönlich. Sie erreichen uns unter der Telefonnummer: 49 5062 900 0 über den Livechat auf unserer Webseite oder per E-Mail an: vertrieb@cosys.de .
FAQ:
Das kommt natürlich auf den Anbieter der Software an. Bei COSYS erhalten Sie bereits ab 79,50 € im Monat eine Softwarelösung, die Ihnen den Alltag erleichtert und Zeit sowie Kosten spart. Keine „verlorenen“ Sendungen mit wichtigen Arbeitsmaterialien oder Proben, keine verspäteten Zustellungen mehr und keine Geldeinbußen durch unterbrochene Prozessketten.
Die COSYS Ident GmbH bietet auch in anderen Branchen effiziente Softwarelösungen, die natürlich auch untereinander kompatibel sind. Wie COSYS Lagerverwaltungssoftware und unsere Transportsoftware. Kunden, die diese Softwarelösungen nutzen, profitieren hier zum Beispiel von einer transparenten Übersicht aller Materialflüsse. Natürlich lässt sich dies auch mit COSYS Paketmanagement Softwarelösungen wie Paket-Transport der Lagerverwaltung umsetzen. Sprechen Sie uns einfach an.
Auch hier kommt es natürlich auf den Softwareanbieter an. Als Kunde der COSYS Ident GmbH bekommen Sie nicht nur kostengünstige Software, sondern profitieren von dem modularen Aufbau eben dieser. So sind wir in der Lage, die Software an Ihre Bedürfnisse anzupassen. Funktionen, die sie nicht benötigen, können herausgenommen werden. Natürlich funktioniert diese Herangehensweise auch umgekehrt.
Ähnliche Artikel
Diese Artikel könnten sie interessieren:
