Wie funktioniert die Postbearbeitung im Postausgang?
Wie Sie den Postausgang Ihrer internen Postbearbeitung noch effizienter gestalten
Die Postbearbeitung ist mehr als nur die bloße Entgegennahme von verschiedenen Sendungen. Auch die zeitnahe Zustellung über den Postausgang ist ein zentrales Thema. Gerade, wenn es um wichtige Materialien geht, sollten keine Störungen auftreten. Mit verschiedenen Methoden kann der Postausgang gesteuert und überwacht werden. Welche wirklich langfristig hilfreich ist, lesen Sie hier.
2023-01-04
Wie funktioniert die Postbearbeitung im Postausgang?
Die interne Postbearbeitung ist ein wichtiger Prozess innerhalb vieler Unternehmen. Gerade in Zeiten des E-Commerce gehen täglich große Mengen verschiedener Sendungen ein. Diese enthalten häufig Materialien wie Proben oder andere Artikel, die für das Unternehmen einen großen Stellenwert haben. Kommt es zu Verzögerungen in der Zustellung, führt dies zu erheblichen Einschränkungen.
Daher ist es besonders wichtig, dass die interne Postverteilung und Ihre innewohnenden Prozesse reibungslos funktionieren.
Ein Teil der internen Postbearbeitung ist der Postausgang. Hier werden die bereits im System registrierten Sendungen an den Zielempfänger weitergeleitet.
Welche Probleme können im Postausgang auftreten?
Der Postausgang ist stark abhängig von der internen Zustellung. Treten hier Fehler auf, hat dies Auswirkungen auf den Postausgang. Vor allem, wenn die Postbearbeitung manuell durchgeführt wird, ist das Fehlerrisiko stark erhöht.
Einige Beispiele sind:
- Sendung wurde nicht dem richtigen Empfänger zugeordnet, da es Mitarbeiter mit gleichen Nachnamen gibt.
- Sendungsnummer wurde nicht richtig übertragen.
- Die Sendung wurde zwischengelagert, aber es wurde nicht vermerkt, wo.
Ist die Bearbeitung innerhalb des Posteinganges reibungslos verlaufen, bleiben trotzdem noch mögliche Stolpersteine, gerade bei der manuellen Bearbeitung.
- Der Empfänger ist nicht anzutreffen, daher wird die Sendung eingelagert, allerdings ohne Vermerk. Ist derselbe Mitarbeiter den darauffolgenden Tag nicht da, muss die Sendung erst gesucht werden oder im schlimmsten Fall ist nicht bekannt, dass noch keine Zustellung stattgefunden hat.
- Die Sendung wird während der Zustellung vertauscht, zum Beispiel aufgrund von gleichen Namen. Dieses Problem kann zwar relativ schnell behoben werden, kostet aber wertvolle Zeit.
Welche Methoden gibt es um den Postausgang zu bearbeiten?
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, den Postausgang zu bearbeiten. Die richtige Methode hängt von der Art der Organisation ab.
Die erste Methode ist die bereits erwähnte manuelle Bearbeitung. Diese Methode ist sehr zeitaufwendig und anfällig für Fehler. Alle Daten werden händisch in Papier oder Exceltabellen eingetragen. Benötigt man bestimmte Informationen zu einer Sendung, muss teilweise langwierig danach gesucht werden. Die Papierdokumentation ist auch auf ökologischer Basis die schlechteste Alternative.
Die zweite Möglichkeit ist die softwaregestützte digitale Verarbeitung, hierfür kommt für diesen Zweck entwickelte Software zum Einsatz. Diese Methode ist schneller und effizienter als die manuelle Verarbeitung. Zudem reduziert sie das Risiko von Fehlern. Die Daten, die bei einer digitalen Lösung erfasst werden, finden sich automatisch in einer Datenbank wieder und sind jederzeit abrufbar. Die COSYS Ident GmbH bietet unter anderem die Inhouse Paketmanagement Software an. Sie deckt nicht nur den Bereich des Postausganges ab, sondern alle Bereiche der internen Postbearbeitung. So werden auch Fehler innerhalb der Eingangspostbearbeitung vermieden und die Prozesssicherheit gestärkt.
Vorteile eines digitalen Postausganges
Der digitale, softwaregestützte Postausgang bietet Unternehmen eine Reihe von Vorteilen. Dazu gehören:
- Bessere Kontrolle:
Mit einer softwaregestützten digitalen Postbearbeitung wird der Postausgang genauer gesteuert und überwacht. Der Bearbeitungsstatus, Empfänger, Absender, Sendungsnummer, eventuelle Fotos von Beschädigungen und digitale Unterschriften lassen sich schnell und unkompliziert abrufen und bieten dem Nutzer eine gute Übersicht.
Die COSYS Ident GmbH bietet für eine noch bessere Übersicht das Prozessdatenanalyse (PDA) Add-on an. Auf Basis der von Ihren Mitarbeitern erfassten Daten erhalten Sie Auswertungen, die Ihnen unter anderem einen Überblick verschaffen zu:
- Anzahl der Pakete nach Paketdienst
- Beschädigungsquote, nach Paketdienst
- Bestandsänderungen, die Ihnen die Differenz zwischen eingehenden und intern zugestellten Paketen darstellt
- Durchschnittliche Durchlaufzeiten der zugestellten Sendungen
- Top-Empfänger
So haben COSYS Kunden alles im Blick, egal ob aktueller Stand oder vergangene Zeiträume.
In dem folgenden Video gehen wir auf verschiedene Kennzahlauswertungen ein, die wir im Rahmen der Prozessdatenanalyse anbieten. Hier ist auch das Dashboard enthalten, welches das Herzstück der Analysen bildet.
- Schnellere Bearbeitungszeiten:
Mit einer Softwarelösung für den Postausgang können Unternehmen die Sendungen schneller bearbeiten. Statt händisch die Daten in Formulare zu übertragen, werden diese per Scan des Bar- oder Matrixcodes erfasst und von dem jeweiligen Mitarbeiter gegengeprüft. Auch die Feineinstellungen wie die Zuordnung zum Selbstabholer lassen sich einfach per Klick ausführen.
Sollten Sendungen zwischengelagert werden, können Sie ganz einfach den Lagerplatz mit angeben oder scannen, die dafür benötigten Etiketten können Sie meist direkt über Ihren Softwareanbieter beziehen.
- Erhöhte Sicherheit und Compliance:
Digitale Postbearbeitung bietet bessere Sicherheitsmaßnahmen als die manuelle Bearbeitung, da nur berechtigte Personen Zugriff auf die Sendungsinformationen haben. Viele Softwarelösungen, wie COSYS Inhouse Paketmanagement, verfügen über die Funktion Nutzerrechte verwalten. Hier können Sie entscheiden, welche Zugriffsrechte welcher Mitarbeiter bekommt.
Insgesamt bieten die digitale Postbearbeitung viele Vorteile für Unternehmen in Bezug auf Kontrolle, Zeitersparnis, Kosteneinsparung, Sicherheit und Compliance.
Überzeugen Sie sich einfach kostenlos und unverbindlich selbst von den vielen Vorteilen, die eine digitale Postbearbeitung für Sie bereithält. Im Google Playstore und im Apple-App-Store finden Sie Demo-Versionen der COSYS Postbearbeitung. Gerne stehen wir Ihnen auch persönlich zur Verfügung und beantworten Ihre Fragen. Sie erreichen uns telefonisch unter der: 49 5062 900 0, per E-Mail an: vertrieb@cosys.de oder über den Livechat auf unserer Webseite.
Bei uns erhalten Sie bei Bedarf neben der Software und der passenden Hardware auch Paketschränke. Diese verschaffen Ihnen noch mehr Flexibilität in der Zustellung und Abholung der Sendungen. Sie benötigen eine umfangreichere und lückenlose Sendungsverfolgung über mehrere Standorte, Transporte und Lager? Dann schauen Sie doch mal auf der Webseite zum innerbetrieblichen Transport vorbei oder sprechen Sie uns direkt an.
FAQ:
Wenn Sie sich für COSYS entscheiden sollten, können Sie die passenden Geräte direkt über uns beziehen. Wir bieten Smartphones, Tablets, Barcodescanner und mobile Datenerfassungsgeräte (MDE-Geräte) von verschiedenen Herstellern an. Diese können sowohl gemietet als auch direkt erworben werden.
Nein, das ist nicht nötig. Die Software für die Postbearbeitung kann auch von unseren erfahrenen Technikern auf Ihre vorhandene Hardware aufgespielt werden.
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