Wie funktioniert Postbearbeitung in Unternehmen?
Postbearbeitung gibt es in jedem Unternehmen. Erfahren Sie wie Postbearbeitung funktioniert und wie man sie verbessern kann.
Die Postbearbeitung ist eine ganz grundlegende Aufgabe für Unternehmen. Doch wie funktioniert diese und wie kann man die Postbearbeitung verbessern? In diesem Artikel lernen Sie die Grundlagen der Postbearbeitung kennen und erfahren wie man die Postbearbeitung digitalisieren kann.
Was ist Postbearbeitung in Unternehmen?
Die Postbearbeitung in Unternehmen beschäftigt sich mit allen eingehenden Sendungen. Darunter fallen Briefe, Einschreiben oder Pakete. Je nach Unternehmen können auch viele andere Arten von Sendungen die Postbearbeitung durchlaufen, wie zum Beispiel Speditionsware, besondere Proben oder Ähnliches. Alles, was angeliefert wird, durchläuft also die Postbearbeitung. Dazu können auch noch interne Sendungen kommen, die nur innerhalb des Unternehmens transportiert werden sollen. Ebenso kann auch ausgehende Post die Postbearbeitung durchlaufen. Die Postbearbeitung besteht also aus 3 Teilen:
- eingehende Sendungen
- interne Sendungen
- ausgehende Sendungen
Für jeden dieser Teile gibt es unterschiedliche Prozesse, die für eine saubere Bearbeitung der Post wichtig sind. Die meisten dieser Prozesse finden innerhalb der Poststelle statt.
Wie funktioniert die Postbearbeitung in Unternehmen?
Eingehende Sendungen müssen entgegengenommen werden und in manchen Fällen muss für eine Anzahl der Sendungen auch beim Anlieferer unterschrieben werden. Hier macht es also Sinn, die Sendungen zu zählen und abzugleichen. Anschließend müssen die Sendungen verarbeitet werden, um sie in die Richtige Richtung zu leiten. Hier gibt es große Unterschiede zwischen den verschiedenen Sendungen. Briefe zum Beispiel können, wenn Sie geschäftlich sind, geöffnet, eingescannt und per E-Mail zugestellt werden. Dies obliegt den Vorlieben und Bedürfnissen jedes einzelnen Unternehmens. So verhält es sich auch mit Sendungen, die physisch zugestellt werden müssen, wie zu Beispiel Pakete. Pakete können nach der Zuordnung zu einem Empfänger entweder in der Poststelle abgeholt, an den Arbeitsplatz oder eine Abholstation gebracht werden.
Digitale oder manuelle Postbearbeitung worin liegen die Unterschiede?
Viele Unternehmen setzen bei der Postbearbeitung noch größtenteils auf manuelle Prozesse, die mit Papier oder Excellisten dokumentiert werden. Dies führt häufig zu Problemen, da dies sehr unübersichtlich ist. Zudem ist die manuelle Dokumentation gegenüber der digitalen sehr zeitaufwendig. Ein digitales System aus Software und Hardware kann die Postbearbeitung erleichtern, indem Sendungen anhand der Sendungsnummer identifiziert und gescannt werden. Durch das Scannen wird eine lückenlose Sendungsverfolgung erzeugt, so wie man das beispielsweise von DHL kennt. Durch das Drucken einer internen Sendungsnummer verfolgen Sie auch Sendungen wie Briefe, die keine Nummer haben.
Vorteile der digitalen Postbearbeitung für Unternehmen
- langfristige Verringerung der Kosten
- Minimierung von Schwund/Verlust durch lückenlose Sendungsverfolgung
- schnellere Zustellung von Sendungen
- Automatisierung der Sendungsbenachrichtigungen
- automatische Erstellung und Ablage von Abliefernachweisen
- einzelne Kennzahlanalysen und ein Dashboard
- Bereitstellung und Anbindung an Paketschränke
Kennzahlanalysen in der Postbearbeitung
Kennzahlanalysen sind nur was für Wirtschaftsunternehmenoder die Lagerlogistik? Falsch! Denn auch in der internen Postbearbeitungbieten Analysen einen wichtigen Mehrwert. Sie ermöglichen seinem Nutzer,Prozessstörungen zu erkennen und mit gezielten Gegenmaßnahmen zu beheben.
Auch vorausschauendes Planen wird erleichtert. AlleAuswertungen verfügen über frei einstellbare Zeiträume und decken so saisonaleUnterschiede auf. Dieses Wissen kann genutzt werden, um zukünftige Schwankungeninnerhalb des Paketaufkommens vorauszusagen. Dies ermöglicht unteranderem eine genauere Mitarbeiterplanung.
Zu den Kennzahlen, die in der internen Postbearbeitung zumEinsatz kommen, zählen unter anderem:
- Anzahl der Sendungen nach Paketdienst
- Beschädigungsquote
- Bestandsänderungen
- Top-Empfänger
- Durchschnittliche Durchlaufzeiten
Im nachfolgenden Video erhalten Sie einen Einblick in dieverschiedenen Auswertungen, die mit unserer Prozessdatenanalyse möglich sindund welche Funktionen diese beinhaltet.
Postbearbeitung mit COSYS
Wenn Sie auf der Suche nach einer passenden Lösung für Ihre Postbearbeitung sind, sind Sie bei COSYS an der richtigen Adresse. Die Firma COSYS liefert seinen Kunden das Komplettsystem aus Software, der passenden Hardware und entsprechenden Dienstleistungen. Mehr dazu erfahren Sie auf unserer Webseite postverteilung-produkt.cosys.de/
Bei der COSYS Ident GmbH erhalten Sie Software für die verschiedensten Bereiche. Dazu zählen unter anderem die Lagerverwaltung, Retail-Management, Inventuren, Transport und viele weitere. Dank der hohen Modularität und Skalierbarkeit sind wir in der Lage, Komplettlösungen für Branchen und zum Beispiel den innerbetrieblichen Warentransport anzubieten. Doch nicht nur softwareseitig bieten wir zahlreiche Möglichkeiten, auch die passende Hardware und Paketschränke können Sie bei Bedarf bequem über uns beziehen.
FAQ:
Bei der Postbearbeitung fallen unter anderem folgende Aufgaben an: Annahme von Post, Sortieren und zuordnen von Post, Ausgabe der Post und bei Briefen, die von intern nach extern gehen, gehört auch die Frankierung zu den Aufgaben.
Beim Posteingang wird unterschieden zwischen verschiedenen Arten von Sendungen. Briefe werden in manchen Organisationen geöffnet und anschließend per Mail versendet. Pakete oder Einschreiben hingegen werden in der Regel physisch zugestellt. Dafür muss sichergestellt werden, wer der Empfänger ist. Anschließend wird die Sendung zur Abholung bereitgestellt oder zum Empfänger gebracht.
Eine Poststelle kümmert sich um die Bearbeitung der eingehenden, ausgehenden und internen Post. Die Post kann aus Briefen, Einschreiben, Paketen und prinzipiell allem bestehen, dass innerhalb einer Organisation zugestellt werden muss.
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