Wie können Fahrer Palettenscheine mobil erfassen?
Beim Palettentausch entstehen täglich zahlreiche Palettenscheine. Werden diese noch auf Papier ausgefüllt, müssen die Daten anschließend manuell übertragen und kontrolliert werden. Eine mobile Erfassung ermöglicht es Fahrern, Palettenbewegungen direkt beim Kunden digital zu dokumentieren. Dadurch lassen sich Mengen, Palettentypen und Übergaben schneller erfassen und nachvollziehbar speichern.
Was ist ein Palettenschein?
Ein Palettenschein dokumentiert die Übergabe von Paletten zwischen zwei Beteiligten. Typische Angaben sind der Palettentyp, die Anzahl der Paletten sowie Informationen zum Kunden, Lieferanten oder Transportdienstleister. Der Palettenschein dient damit als Nachweis darüber, welche Ladungsträger bei einer Übergabe getauscht wurden.
In der Praxis werden Palettenscheine häufig noch handschriftlich ausgefüllt. Anschließend müssen die Informationen ins Unternehmen zurückgeführt und beispielsweise für die Palettenkonten übernommen werden. Dabei können Übertragungsfehler oder Verzögerungen entstehen.
Eine mobile Erfassung verlagert diesen Prozess direkt an den Ort der Übergabe.
Wie erfassen Fahrer Palettenscheine mobil?
Für die mobile Erfassung benötigt der Fahrer ein Smartphone oder ein mobiles Datenerfassungsgerät mit einer entsprechenden Anwendung. Während des Palettentauschs werden die relevanten Informationen direkt im Gerät erfasst.
Dazu gehören beispielsweise der Kunde beziehungsweise Tauschpartner, der Palettentyp und die Anzahl der übergebenen oder zurückgenommenen Paletten. Je nach Prozess können weitere Angaben ergänzt werden.
Nach Abschluss der Erfassung kann der Fahrer die Buchung direkt speichern. Die Informationen stehen anschließend digital zur weiteren Verarbeitung zur Verfügung.
Mit der COSYS Lademittelverwaltung können Fahrer Palettenbewegungen über eine mobile MDE-Lösung erfassen. Dabei lassen sich unter anderem Lademitteltyp, Menge und Tauschpartner auswählen. Je nach eingesetztem Prozess können zusätzlich Seriennummern erfasst sowie Fotos, Kommentare oder weitere Informationen zur Übergabe dokumentiert werden.
Palettentausch direkt beim Kunden dokumentieren
Besonders hilfreich ist die mobile Erfassung beim Palettentausch beim Kunden. Der Fahrer kann die tatsächlich übergebenen und übernommenen Paletten direkt vor Ort erfassen. Dadurch muss er die Informationen nicht zunächst auf einem Papierbeleg notieren und später nachtragen.
Die Buchung kann dabei dem entsprechenden Kundenkonto zugeordnet werden. So lässt sich später nachvollziehen, welche Palettenbewegungen bei einem bestimmten Kunden stattgefunden haben.
Bei Abweichungen zwischen der geplanten und tatsächlich getauschten Menge können diese direkt bei der Übergabe erkannt und dokumentiert werden.
Digitale Bestätigung der Übergabe
Ein weiterer Bestandteil eines mobilen Palettenscheins kann die Bestätigung der Übergabe sein. Nachdem die Palettenmengen erfasst wurden, kann die Übergabe beispielsweise durch eine Unterschrift bestätigt werden.
Dadurch entsteht ein digitaler Nachweis über den Vorgang. Ergänzende Fotos oder Kommentare können zusätzliche Informationen liefern, wenn beispielsweise beschädigte Paletten übergeben oder Abweichungen festgestellt wurden.
In der COSYS Lademittelverwaltung können Buchungen um zusätzliche Informationen ergänzt werden. Dazu gehören je nach Prozess unter anderem Unterschriften, Fotos und Kommentare. Die erfassten Daten werden anschließend zentral im COSYS WebDesk bereitgestellt und können für die weitere Dokumentation und Auswertung genutzt werden.
Was passiert mit dem digitalen Palettenschein?
Nach der mobilen Erfassung werden die Daten an das zentrale System übertragen. Dort können die Palettenbewegungen gespeichert und einem Kunden, Lieferanten oder Tauschpartner zugeordnet werden.
Aus den einzelnen Buchungen entsteht eine nachvollziehbare Palettenhistorie. Unternehmen können dadurch beispielsweise prüfen, welche Paletten bei einem Kunden verbucht wurden oder welche Bewegungen ein Fahrer durchgeführt hat.
Auch für die Verwaltung von Palettenkonten sind die Informationen relevant. Die einzelnen Zu- und Abgänge können in die jeweiligen Konten einfließen und bilden damit eine Grundlage für die Abstimmung mit Geschäftspartnern.
Welche Vorteile bietet die mobile Erfassung für Fahrer?
Die mobile Erfassung reduziert den manuellen Aufwand für Fahrer und Disposition. Palettenmengen müssen nicht mehr zuerst auf einem separaten Papierbeleg festgehalten und später übertragen werden.
Weitere Vorteile sind:
- direkte Erfassung beim Kunden
- schnellere Dokumentation des Palettentauschs
- weniger manuelle Übertragungen
- nachvollziehbare Palettenbewegungen
- digitale Bestätigung von Übergaben
- bessere Grundlage für Palettenkonten
- zentrale Auswertung der erfassten Daten
Gerade bei vielen täglichen Palettenbewegungen kann die digitale Erfassung dazu beitragen, Prozesse übersichtlicher und transparenter zu gestalten.
Palettenscheine und Palettenkonten verbinden
Die mobile Erfassung ist besonders effektiv, wenn die Palettenscheine nicht isoliert betrachtet werden. Werden die Buchungen direkt mit der Palettenverwaltung verbunden, können die erfassten Zu- und Abgänge unmittelbar in die entsprechenden Konten einfließen.
So entsteht eine durchgängige Verbindung zwischen der Übergabe beim Kunden und der zentralen Palettenverwaltung. Abweichungen lassen sich schneller erkennen und Palettenbewegungen können auch zu einem späteren Zeitpunkt nachvollzogen werden.
Fazit
Fahrer können Palettenscheine mobil erfassen, indem sie Palettentyp, Menge und Tauschpartner direkt bei der Übergabe über ein Smartphone oder MDE-Gerät dokumentieren. Ergänzend können je nach Prozess Unterschriften, Fotos und Kommentare erfasst werden. Die digitalen Buchungen stehen anschließend zentral zur Verfügung und können für Palettenhistorien und Palettenkonten genutzt werden.
