Mobile Datenerfassung bei der Inventur im Buchhandel

Effizient zählen, Fehler vermeiden und Zeit sparen mit digitaler Unterstützung von COSYS

Die Inventur ist für den Buchhandel nicht nur gesetzliche Pflicht, sondern auch eine wichtige Grundlage für betriebswirtschaftliche Entscheidungen. Dennoch wird sie in vielen kleinen und mittelständischen Buchhandlungen noch als lästige Pflichtaufgabe angesehen - oft verbunden mit langen Zählnächten, handschriftlichen Listen und der Hoffnung, dass keine Zahlendreher übersehen wurden. Moderne Technologien bieten hier erhebliche Erleichterung, allen voran die mobile Datenerfassung (MDE) mit passenden Softwarelösungen. Sie verspricht nicht nur Zeitersparnis, sondern auch eine deutlich höhere Genauigkeit bei der Erfassung von Beständen.

Warum mobile Datenerfassung bei der Inventur im Buchhandel?

Die klassische Inventur mit Zählzetteln, Kugelschreibern und Excel-Tabellen ist fehleranfällig und aufwendig. Oft kommt es zu doppelten Zählungen, Zahlendrehern oder schlichtem Datenverlust. Die Übertragung der Zählergebnisse in ein digitales Format kostet zusätzlich Zeit und birgt ein weiteres Fehlerrisiko.

Mobile Datenerfassung dagegen ermöglicht eine direkte, digitale Erfassung der Artikel über Barcodescans - entweder per professionellem MDE-Gerät oder mithilfe einer Smartphone-App. Jeder Artikel wird dabei eindeutig identifiziert, die erfasste Menge direkt gespeichert. Der große Vorteil: Keine nachträgliche Dateneingabe, keine Medienbrüche, kein unleserliches Gekritzel auf Papierlisten.

Gerade im Buchhandel mit seinen standardisierten ISBN-Barcodes eignet sich die MDE besonders gut. Die Scans erfolgen schnell, zuverlässig und ohne besondere Schulung der Mitarbeitenden. Dadurch wird nicht nur der Inventurprozess beschleunigt, sondern auch die Belastung des Verkaufspersonals reduziert - ein entscheidender Faktor im ohnehin arbeitsintensiven Buchhandelsalltag.

Geräte im Einsatz: Smartphone oder MDE-Gerät?

Viele Buchhändler fragen sich, ob sie in teure Hardware investieren müssen, um von mobiler Inventur zu profitieren. Die Antwort: nicht unbedingt. Moderne Inventur Software läuft oft sowohl auf handelsüblichen Smartphones als auch auf spezialisierten MDE-Geräten. Beide Varianten haben ihre Vor- und Nachteile.

Smartphones bieten den Vorteil, dass sie bereits vorhanden sind und sich Mitarbeitende mit der Bedienung auskennen. Sie eignen sich besonders für kleine Buchhandlungen oder Teams mit wenigen Geräten. In Kombination mit passenden Apps und eventuell externen Scannern sind sie eine günstige Einstiegslösung.

Professionelle MDE-Geräte wie der Zebra TC21/TC26 oder der Honeywell EDA52 punkten hingegen mit Robustheit, langen Akkulaufzeiten und exzellenten Scanleistungen - selbst bei beschädigten oder schlecht gedruckten Barcodes. Für größere Buchhandlungen mit vielen Titeln und intensiver Nutzung lohnt sich die Investition oder - noch besser - die temporäre Miete solcher Geräte.

Inventur Software von COSYS: Praxisgerechte Lösung für den Buchhandel

Ein Anbieter, der sich seit Jahren auf digitale Inventurlösungen spezialisiert hat, ist COSYS Ident GmbH mit Sitz in Holle-Grasdorf. Die COSYS Inventur Software ist modular aufgebaut und lässt sich an unterschiedliche Anforderungen im Einzelhandel anpassen - auch speziell für Buchhandlungen.

Mit der COSYS-App lassen sich ISBN-Barcodes einfach per Scan erfassen, Mengen eingeben und Fehler sofort erkennen. Dank Offline-Funktionalität ist auch das Zählen in Kellerräumen oder hinter dicken Wänden kein Problem. Die Daten werden lokal gespeichert und später automatisch mit dem Backend synchronisiert.

Ein besonderer Vorteil ist die Kompatibilität mit bestehenden Warenwirtschaftssystemen - sei es VLB, Libri, Buchwert oder andere branchenspezifische Lösungen. So fügt sich COSYS reibungslos in bestehende Prozesse ein, ohne dass komplexe IT-Umstellungen nötig sind.

Im übersichtlichen Backend können die erfassten Daten kontrolliert, bearbeitet und exportiert werden. So behalten Buchhändler jederzeit den Überblick über Zählfortschritte, Fehlbestände oder doppelte Einträge.

Wirtschaftliche Vorteile für Ihren Betrieb

Neben dem organisatorischen Nutzen bringt die mobile Datenerfassung auch wirtschaftliche Vorteile. Durch die Beschleunigung des Inventurprozesses können Buchhandlungen ihre Verkaufsflächen schneller wieder nutzen, personelle Ressourcen effizienter einsetzen und Fehlerkosten reduzieren.

Zudem bietet COSYS auch die Möglichkeit, Geräte inklusive Software zeitlich befristet zu mieten - ideal für kleine und mittlere Betriebe, die nur einmal jährlich eine Inventur durchführen. So entfallen hohe Anschaffungskosten, ohne auf professionelle Technik verzichten zu müssen.

Fazit

Die Inventur muss kein jährliches Chaos sein. Mit mobiler Datenerfassung und einer professionellen Lösung wie der von COSYS lässt sich der gesamte Prozess vereinfachen, beschleunigen und sicherer gestalten. Buchhandlungen jeder Größe können von dieser Digitalisierung profitieren - ganz gleich, ob sie ein gemütlicher Stadtteilbuchladen oder ein filialisiertes Unternehmen sind. Wer heute umstellt, spart morgen Zeit, Nerven und bares Geld.

Tipp

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