Wie Sie Ihre interne Hauspost richtig digitalisieren

Warum sollte die interne Hauspost digitalisiert werden, was spricht gegen Stift, Zettel und Exceltabellen?

Die Digitalisierung ist in aller Munde, auch wenn Deutschland bei diesem Thema nicht immer so gut abschneidet, gibt es viele Firmen, die sich ernsthaft damit auseinandersetzen. So werden digitale Lösungen wie Software und damit verbundenen Benefits für Unternehmen zugänglich. Was genau das für Sie und Ihre interne Hauspost bedeutet, lesen Sie hier.

2023-04-19

Das Sendungsaufkommen ist in den vergangenen Jahren stark angestiegen und führt dazu, dass Unternehmen mehr Pakete und Sendungen empfangen als dies noch vor einigen Jahren der Fall war. Stift und Zettel oder Exceltabellen reichen oftmals nicht mehr aus, um die verschiedenen Sendungen zu dokumentieren und dadurch die Nachverfolgbarkeit zu gewährleisten. Um auf diese Art und Weise jederzeit Daten abrufen zu können, müssen alle Mitarbeiter die gleichen Arbeitsschritte ausführen und Abweichungen vermeiden.

Kleine Fehler, große Wirkung

Wer viel mit Menschen zusammenarbeitet, weiß, dass das ein schwieriges Unterfangen ist. Individualität ist großartig und in bestimmten Geschäftsbereichen gewinnbringend, doch für die Dokumentation innerhalb der internen Hauspost ist dies eher hinderlich, führt zu Verwirrung und verspäteten Zustellungen. Daraus ergibt sich wiederum ein Rattenschwanz an Einschränkungen innerhalb der weiterführenden Prozesse. Eine verspätete Zustellung bedeutet eventuell fehlende Arbeitsmaterialien und führt in diesem Zuge zur Verlangsamung oder im schlimmsten Fall zum Stillstand von Produktion, Laboruntersuchungen oder anderen Haupteinnahmequellen des Unternehmens.

Wie Sie Ihre Hauspost richtig digitalisieren

Hat man sich entschieden etwas zu ändern, folgt die Informationssammlung:

Welche Art der Digitalisierung passt zu meinem Unternehmen?
In welchem Umfang soll die interne Hauspost digitalisiert werden?
Wie wirkt sich die Digitalisierung auf die vorhandenen Prozesse aus?
Wie kompliziert wird die neue Arbeitsweise?
Werden meine Mitarbeiter viele Schulungen benötigen?
Wie teuer wird die Umsetzung?

Wenn Sie jetzt die Hände über dem Kopf zusammenschlagen, ist das durchaus verständlich. Auf den ersten Blick wirkt die Liste sehr umfangreich. Notwendig sind sie allemal. Doch zum Glück gibt es Anbieter, die bereits Software für die interne Hauspost entwickelt haben und Sie bestens beraten können. Die COSYS Ident GmbH bietet Lösungen für den Bereich interne Hauspost, die Sie kostenlos als Demo App testen können. Im Apple App-Store sowie im Google Playstore können Sie diese auf Ihr Handy herunterladen. Überzeugen Sie sich selbst, wie einfach die Digitalisierung der Hauspost sein kann.

Service Tipp

Gerne beraten Sie unsere Mitarbeiter auch persönlich und stellen Ihnen und alles, was dazugehört in einem unverbindlichen Onlinetermin vor. Weitere Informationen finden Sie auf unserer Webseite, auf der Ihnen auch unser Livechat zur Verfügung steht.

Was muss eine Software bieten können?

Letztlich kommt es auf die Prozesse innerhalb Ihres Unternehmens an, was genau die Software bieten sollte. Doch es gibt Funktionen, die Ihren und den Alltag Ihrer Mitarbeiter noch ein bisschen einfacher machen.

Must-have:

Einfache, intuitive Bedienung der Hardware und Software.
Gesamtübersicht der bisher erhaltenen Sendungen mit Statusinformationen.
E-Mail-Versand an die Empfänger.
Integrierte Fotofunktion, die für Beschädigungen und abgestellte Pakete genutzt werden kann.
Anpassbare Module, die das Hinzufügen und Entfernen von Funktionen ermöglichen
Wahl zwischen Cloud und On-Premise
Schnittstellen, Anbindungen an ERP-Systeme
Regelmäßige Updates.
Einen Ansprechpartner, der sich um Ihre Belange kümmert.
Sammelannahme von Sendungen erleichtern die Annahme großer Lieferungen und verkürzen den Zeitaufwand.
Einfache, aber neuste Barcodescanner Technologie, die das Erfassen der Sendungen und alle weiteren Arbeitsschritte möglich macht.

Es gibt auch verschiedene Funktionen oder Serviceangebote, ohne die man zwar auch arbeiten kann, welche aber trotzdem etwas mehr Komfort bieten. Bei einigen Softwareherstellern sind diese bereits im Standard enthalten.

Nice- to- have:

Digitale Unterschrifterfassung auf derselben Hardware, auf der auch die anderen Arbeitsschritte ausgeführt werden.
Abstellgenehmigung geben und Benachrichtigung an entsprechenden Empfänger übermitteln.
Hardware, Software, Wartung und Support von einem Anbieter.
Anpassbare Software auch branchenübergreifend. Unter anderem Erweiterung der Hauspostsoftware um Module aus dem Transport, Lagerverwaltung oder

Ist COSYS der richtige Anbieter für meine interne Hauspost?

Wenn Sie die aufgeführten Funktionen und Serviceangebote nutzen wollen, ist die COSYS Ident GmbH genau der richtige Ansprechpartner. Zudem können Sie hier von innovativer Weiterentwicklung profitieren, wie zum Beispiel unserer Prozessdatenanalyse (PDA), die auf Basis Ihrer generierten Daten nutzbringende transparente Auswertungen für Sie bereithält.

PDA Auswertung: Anzahl der Sendungen nach Paketdienst

Welcher Paketdienst liefert Ihnen die meisten Pakete?

PDA Auswertung: Beschädigungsquote

Welcher Paketdienst liefert häufig beschädigte Sendungen?

PDA Auswertung: Bestandsänderung

Wie viele Pakete sind eingetroffen und wie viele konnten von Ihren Mitarbeitern zugestellt werden.

PDA Auswertung: Durchlaufzeiten

Wie lange brauchen die Sendungen vom Erhalt durch den Paketdienst bis zum Empfänger? Wo verbringen sie die meiste Zeit? Im Posteingang oder im innerbetrieblichen Transport?

PDA Auswertung: Top Empfänger

Wer erhält die meisten Sendungen im Unternehmen? Wäre ein Lagerplatz in der Nähe des Empfängers sinnvoll?

Machen Sie noch heute einen Beratungstermin aus und wagen Sie den nächsten Schritt in die Digitalisierung. Sie erreichen uns neben dem Livechat auch telefonisch unter: 49 5062 900 0, per E-Mail an: Vertrieb@cosys.de oder über unser Kontaktformular.

FAQ

Wie viel kostet eine Software für die interne Hauspost?

Bei COSYS bekommen Sie bereits ab 79,50 € im Monat Software, die Ihnen hilft, Ihre interne Hauspost zu digitalisieren.

Muss ich die Hardware für die Interne Hauspost dazu kaufen?

Um COSYS Lösungen zu nutzen, brauchen Sie Hardware, die in der Lage ist, Barcodes zu scannen. Dies ist auch mit normalen Handys möglich. Gerne beraten Sie unsere erfahrenen Mitarbeiter, ob Ihre vorhandene Hardware mit der COSYS Software kompatibel ist.