Digitale Postverteilung für den Mittelstand
Mit COSYS Out-of-the-Box Software ist die Hauspost morgen digital
Gerade im Mittelstand kann die Postverteilung schnell zum Ärgernis werden, denn neben den üblichen Verlusten von Sendungen und langen Wartezeiten bis zur Zustellung trifft den Mittelstand die Budgetfrage härter als Konzerne. Mit COSYS haben Sie eine Lösung für beides: die Postverteilungssoftware digitalisiert und verschlankt Ihre Hauspost-Prozesse und die Kosten sind dank standardisierter Software, Cloud-Installation und Smartphone Scanning gering.
2021-08-04
Probleme in der Postverteilung wie verschwundene Pakete, zu spät ausgelieferte Sendungen und unnötige Laufwege bei der Auslieferung oder Abholung stehen an der Tagesordnung, wenn keine digitale Hauspostverwaltung vorliegt. Und wenn man dann meint, eine passende Software gefunden zu haben, macht einem das Budget – zu allem Überfluss auch noch exklusive Hardware – einen Strich durch die Rechnung oder die Installation würde einfach zu lange dauern und zu viel interne Arbeitskraft verschlingen. Nicht mit COSYS Postverteilung.
COSYS Postverteilung Software ist modular aufgebaut und gibt es schon fertig in drei unterschiedlichen Ausführungen, abstufend nach Funktionen und Modulen. Damit haben Sie mit COSYS nicht nur eine Software, die Ihre Hauspost-Prozesse abbildet, sondern sie ist auch sofort einsatzbereit.
Zur Postverteilung Software gehören eine mobile Software, mit der die Poststelle alle Sendungen erfasst und bearbeitet, ein Web-Tool für eine einfache Sendungsverfolgung und bei Bedarf auch eine Schnittstelle oder Importer, um Mitarbeiterdaten, KEP Dienste, Paketgrößen und Räumlichkeiten in die Software zu bringen. Viele nutzen die Postverteilung Software als Stand Alone Lösung, sprich, vorhandene Daten werden einmalig importiert und fortan im Web-Tool COSYS WebDesk gepflegt. Sollten Sie bereits Diensthandys haben und eine Cloud Installation wünschen, müssen Sie weder Hardware für die mobile Software kaufen, noch Server und Arbeitskraft für das Backend stellen.
Drei Postverteilung Versionen im Überblick
Die drei Software Versionen unterscheiden sich preislich sowie im Modulumfang der mobilen Software bzw. der App. Die Version 1, V1, hat den kleinsten Umfang, während die Postverteilung V2 und V3 mehrere Prozessschritte abbilden. Grundsätzlich verwenden Sie die App auf einem Smartphone oder MDE Geräte und erfassen die Hauspost über die eh schon aufgebrachten Sendungsnummern.
Die häufigst genutzten Module der Postverteilung:
Sammelannahme: dient dazu, Pakete von KEP Diensten in einem Schwung quantitativ zu erfassen. Ist enthalten in V2 und V3.
Paketzuordnung: dient in der V1 dazu, Pakete anzunehmen und zuzuordnen, in V2 und V3 eher für die Paketzuordnung, durch die vorgeschaltete Sammelannahme. Mit der Zuordnung kann automatisch eine E-Mail an den Empfänger versendet werden.
Einlagerung: dient dazu, angenommene Hauspost auf einen Lagerort zu buchen, von wo aus es abgeholt wird oder auf einen Ladungsträger, der später zur Auslieferung verladen wird. Ist enthalten in V2 und V3.
Verladung: ermöglicht es vor der Auslieferung, die Hauspost auf ein Fahrzeug zu verladen und so zu dokumentieren, welche Sendungen tatsächlich verladen wurden. Ist enthalten in V2 und V3.
Auslieferung: in diesem Modul werden in allen drei Versionen Pakete an die Mitarbeiter, in Postfächer oder sonstige Räumlichkeiten ausgeliefert und die Zustellungen werden über Fotos und Unterschriften dokumentiert.
Selbstabholer: in V1, V2 und V3 dokumentieren Sie in diesem Modul, wenn die Empfänger oder Ersatzempfänger Pakete abholen, und zwar über eine digitale Unterschrift.
Standardmodule in V1, V2, V3: Die erste Version enthält die drei Module Paketannahme und -zuordnung, Auslieferung und Selbstabholer, die über das Hauptmenü in der App aufgerufen werden. Sollten Sie keine Auslieferung oder Abholung haben, wird das Modul einfach im Hauptmenü ausgeblendet. Für die Paketannahme scannen Sie die Sendungsnummern und hinterlegen den Empfänger und bei Bedarf auch Paketgröße oder Gewicht. Nun sehen Sie für die Auslieferung und den Selbstabholer alle erfassten Sendungen je Mitarbeiter.
Sowohl bei der Auslieferung als auch beim Selbstabholer gibt es verschiedene Zustelloptionen. Zum Beispiel ist es möglich, neben dem Originalempfänger auch Ersatzempfänger zu erlauben oder eine Annahmeverweigerung auszuwählen. Bei der Auslieferung können Sie zusätzlich Fotos der abgestellten Hauspost machen oder Postfächer scannen.
Im Google Play und Apple Store finden Sie unter - COSYS Hauspostverteilung Cloud Demo – eine kostenlose Demo App zu den Modulen.
Zusätzliche Module der V2, V3: In der Version 2 ist vor der Paketzuordnung das Modul Sammelannahme geschaltet. In diesem Modul wählt die Poststelle den Paketdienst aus, der gerade mit einer Fuhre Hauspost wartet und scannt alle Sendungsnummern. Mit jedem Scan summiert die App die Sendungen, sodass der KEP Dienst sieht, für welche Zahl er in der App unterschreibt.
Bevor es mit der Auslieferung weitergeht, werden in der V2 die Sendungen über das Modul Einlagerung an einem Lagerort abgestellt und später über das Modul Verladung auf ein Fahrzeug gescannt. In dem Modul Verladung sieht der Mitarbeiter in einer Tabelle alle angenommen Pakete inklusive Lagerort und scannt diese gegen. Mit jedem Scan wechselt die Farbe der Tabellenzeile von rot zu Grün und die Sendung wandert ans untere Tabellenende, sodass die offenen Sendungen Rot unterlegt ganz oben stehen.
Zusätzliche Module der V3: Die Version 3 eignet sich vor allem für Konzerne mit komplexen Hauspost-Prozessen. Neben den oben angeführten Modulen enthält die V3 noch eine Paketinfo, Retoure, Retoure KEP und Scan auf Lager.
Sollten Mitarbeiter regelmäßig Ihre Hauspost retournieren, nimmt die Poststelle die mangelhafte Sendung über das Modul Retoure an. Dazu wählt man einfach den Mitarbeiter über Drop-down aus und scannt die Sendungsnummer gegen. Diese und weitere Retouren stehen im Modul Retoure KEP bereit und warten nur darauf, gescannt und wieder an den KEP Dienst übergeben zu werden. Doch auch ohne Retoure kommt es vor, dass Pakete nicht ausgeliefert werden konnten und in diesem Fall werden die Sendungen einfach über das Modul Scan auf Lager vom Fahrzeug wieder zurück aufs Lager gescannt.
Ihr Mehrwert in kurz
Der Mehrwert lässt sich auf lange Sicht und kurze Sicht aufteilen. Auf kurze Sicht erhalten Sie eine bereits fertige Software mit festem und ausgewiesenem Preis, die durch die intuitive Oberfläche sofort bedienbar ist. Weiterhin müssen Sie keine zusätzlichen Anstrengungen machen wie Hardware-Kauf, Server und IT-Kräfte bereitstellen oder Barcodes anbringen. Dank der Smartphone-Tauglichkeit kann die Poststelle einfach mit Diensthandys arbeiten, mit einer Cloud-Installation übernimmt COSYS das gesamte Datenhosting und die Barcodes sind in Form der Sendungsnummer bereits vorhanden. Auf lange Sicht gehen Sie sicher, dass die Hauspost unter dem geringst möglichen Aufwand zeitnah an Ihre Mitarbeiter kommt und dass keine Sendung mehr verloren geht.
