Was ist ein Warehouse Management System (WMS)?

Dabei geht ein WMS deutlich über eine einfache Bestandsverwaltung hinaus. Es weiß beispielsweise, welcher Artikel sich in welcher Menge an welchem Lagerplatz befindet, welche Waren gerade eingelagert oder kommissioniert werden und welche Aufträge noch bearbeitet werden müssen. Durch die digitale Erfassung der Prozesse entsteht eine hohe Transparenz über die aktuellen Lagerbestände und Warenbewegungen.

Ein modernes WMS kann außerdem mit mobilen Endgeräten wie Smartphones, Tablets oder MDE-Geräten und Barcodescannern genutzt werden. Mitarbeiter können dadurch Waren direkt am Lagerplatz erfassen und Buchungen in Echtzeit durchführen. Das reduziert manuelle Eingaben und schafft eine verlässliche Datenbasis für die Lagerverwaltung.

5 Vorteile eines WMS

Der Einsatz eines Warehouse Management Systems bringt Unternehmen zahlreiche Vorteile. Die wichtigsten sind:

• Mehr Transparenz im Lager
  Ein WMS ermöglicht einen aktuellen Überblick über Lagerbestände, Lagerplätze und Warenbewegungen. Mitarbeiter können schnell nachvollziehen, wo sich ein bestimmter Artikel befindet und welche Mengen verfügbar sind. Dadurch werden Suchzeiten reduziert und die Lagerorganisation verbessert.
• Weniger Fehler
  Bei einer manuellen Lagerverwaltung können schnell Fehler entstehen &ndash beispielsweise durch falsche Mengenangaben, Zahlendreher oder falsch zugeordnete Lagerplätze. Durch Barcode- oder QR-Code-Scanning und geführte Arbeitsabläufe unterstützt ein WMS die Mitarbeiter bei der korrekten Erfassung und reduziert dadurch typische Erfassungsfehler.
• Zeitersparnis und effizientere Prozesse
  Ein WMS kann Mitarbeitern konkrete Arbeitsaufträge und Lagerplätze vorgeben. Bei der Kommissionierung kann beispielsweise der optimale Weg durch das Lager unterstützt werden. Dadurch lassen sich unnötige Laufwege, Suchzeiten und doppelte Arbeit reduzieren.
• Optimierte Bestandsführung
  Ein WMS ermöglicht eine genaue und nachvollziehbare Bestandsführung. Unternehmen erhalten dadurch bessere Informationen darüber, welche Artikel vorhanden sind, wo sie lagern und welche Bestände benötigt werden. Dies kann helfen, Überbestände und Fehlbestände zu reduzieren und die Lagerkosten zu senken.
• Skalierbarkeit und bessere Auswertbarkeit
  Mit zunehmender Anzahl von Artikeln, Lagerplätzen, Mitarbeitern oder Aufträgen werden manuelle Lagerprozesse immer schwieriger. Ein WMS kann dabei helfen, auch größere und komplexere Lagerstrukturen systematisch zu verwalten. Zusätzlich können die erfassten Daten für Auswertungen und die Optimierung von Prozessen genutzt werden.

Was leistet ein WMS? Aufgaben und Prozesse

Ein Warehouse Management System begleitet die Waren in der Regel durch den gesamten Lagerprozess. Je nach Lösung und Unternehmensanforderungen können unterschiedliche Funktionen abgedeckt werden.

• Wareneingang
  Beim Wareneingang werden angelieferte Waren erfasst und kontrolliert. Artikel, Mengen und gegebenenfalls Serien- oder Chargennummern können über Barcodes oder andere Identifikationsverfahren aufgenommen werden. Das WMS kann anschließend festlegen oder vorschlagen, an welchem Lagerplatz die Ware eingelagert werden soll.
• Einlagerung
  Bei der Einlagerung unterstützt das WMS die Mitarbeiter dabei, Waren dem richtigen Lagerplatz zuzuordnen. Dabei können verschiedene Kriterien berücksichtigt werden, beispielsweise verfügbare Lagerplätze, Artikelgruppen, Lagerbedingungen oder bereits vorhandene Bestände. Die Einlagerung wird digital dokumentiert, sodass später jederzeit nachvollzogen werden kann, wo sich die Ware befindet.
• Lagerplatzverwaltung
  Ein wichtiger Bestandteil eines WMS ist die Verwaltung der Lagerplätze. Das System kann abbilden, welche Lagerplätze vorhanden und welche Artikel dort eingelagert sind. Dadurch entsteht eine strukturierte digitale Abbildung des Lagers.
• Umlagerungen
  Waren müssen im Lager häufig von einem Lagerplatz auf einen anderen bewegt werden. Ein WMS erfasst solche Umlagerungen digital und aktualisiert den Bestand entsprechend. Dadurch bleibt der Lagerbestand auch bei vielen internen Warenbewegungen nachvollziehbar.
• Kommissionierung
  Bei der Kommissionierung werden Waren für einen Kundenauftrag oder eine interne Anforderung zusammengestellt. Das WMS stellt den Mitarbeitern die entsprechenden Aufträge bereit und kann ihnen vorgeben, welche Artikel in welcher Menge von welchen Lagerplätzen entnommen werden sollen.
  Durch mobile Datenerfassung und Scanning kann direkt kontrolliert werden, ob der richtige Artikel entnommen wurde. Dadurch lassen sich Kommissionierfehler reduzieren.
• Inventur
  Auch bei der Inventur kann ein WMS unterstützen. Mitarbeiter können Bestände direkt am Lagerplatz erfassen und mit den im System hinterlegten Mengen abgleichen. Abweichungen werden dokumentiert und können anschließend geprüft und korrigiert werden.
• Warenausgang und Versand
  Am Warenausgang werden die kommissionierten Waren kontrolliert und für den Versand vorbereitet. Ein WMS kann dabei beispielsweise sicherstellen, dass die richtigen Artikel und Mengen einem Auftrag zugeordnet wurden. Die entsprechenden Buchungen werden anschließend im System dokumentiert.
• Bestandsverwaltung und Auswertungen
  Neben den operativen Prozessen liefert ein WMS wichtige Informationen über Bestände, Warenbewegungen und Lagerprozesse. Unternehmen können dadurch beispielsweise erkennen, welche Artikel besonders häufig bewegt werden, wie sich Lagerbestände entwickeln oder an welchen Stellen Prozesse verbessert werden können.

Welche Arten von WMS gibt es?

WMS-Lösungen können auf unterschiedliche Weise aufgebaut und in die bestehende IT-Infrastruktur eines Unternehmens integriert werden. Besonders häufig findet man Cloud-Lösungen, eigenständige WMS-Systeme und WMS-Lösungen, die eng mit einem ERP-System zusammenarbeiten.

• Cloudbasiertes WMS
  Bei einem Cloud WMS wird die Software über das Internet bereitgestellt. Die Anwendung und die zugehörigen Daten werden in einer Cloud-Umgebung betrieben. Unternehmen benötigen dadurch in der Regel keine eigene Serverinfrastruktur für das WMS.
  
  Ein Vorteil von Cloud-Lösungen ist die hohe Flexibilität. Neue Benutzer, Standorte oder Funktionen können je nach Lösung relativ einfach ergänzt werden. Auch Updates können zentral durch den Anbieter bereitgestellt werden.
  
  Cloud-WMS-Lösungen eignen sich besonders für Unternehmen, die eine moderne und flexibel skalierbare Lagerverwaltung suchen und ihre eigene IT-Infrastruktur möglichst gering halten möchten.

• Eigenständiges WMS
  Ein eigenständiges WMS ist eine speziell auf die Lagerverwaltung ausgerichtete Software. Das System konzentriert sich auf die Prozesse innerhalb des Lagers und kann unabhängig von einem übergeordneten ERP-System eingesetzt werden.
  
  Je nach Lösung kann ein eigenständiges WMS dennoch über Schnittstellen mit anderen Systemen verbunden werden. So können beispielsweise Aufträge aus einem ERP-System an das WMS übertragen und Informationen über Bestände oder abgeschlossene Lagerprozesse zurückgegeben werden.
  
  Diese Variante ist interessant für Unternehmen, die ihre Lagerprozesse gezielt optimieren möchten und dafür eine spezialisierte Lösung benötigen.

• WMS als Schnittstelle zum ERP-System
  In vielen Unternehmen übernimmt das ERP-System die zentrale Verwaltung von Geschäftsprozessen. Dazu gehören beispielsweise Einkauf, Verkauf, Auftragsverwaltung, Rechnungswesen und teilweise auch die Bestandsverwaltung.
  
  Das WMS konzentriert sich dagegen auf die operativen Lagerprozesse. Durch eine Schnittstelle zwischen ERP und WMS können beide Systeme miteinander kommunizieren.
  
  Dadurch werden Informationen nicht mehrfach manuell erfasst. Das ERP liefert beispielsweise Auftrags- und Artikeldaten, während das WMS die tatsächlichen Lagerbewegungen verarbeitet und anschließend entsprechende Rückmeldungen an das ERP übermittelt.

Für wen lohnt sich der Einsatz eines WMS?

Ein WMS lohnt sich grundsätzlich für Unternehmen, bei denen die Anzahl der Artikel, Lagerbewegungen oder Aufträge so groß wird, dass eine manuelle oder einfache Lagerverwaltung zunehmend unübersichtlich und fehleranfällig wird. Dabei ist nicht ausschließlich die Größe eines Unternehmens entscheidend. Auch kleinere und mittelständische Unternehmen können von einem WMS profitieren, wenn sie viele Artikel verwalten, mehrere Lagerbereiche betreiben oder regelmäßig Waren ein- und auslagern.

Besonders interessant ist ein WMS für Unternehmen mit hohem Warenumschlag, vielen unterschiedlichen Artikeln oder komplexen Lagerstrukturen. Auch Unternehmen, die einen Onlinehandel oder Versandhandel betreiben, können von automatisierten und nachvollziehbaren Kommissionier- und Versandprozessen profitieren.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist das Wachstum eines Unternehmens. Was bei einem kleinen Lager noch problemlos mit Excel-Listen oder manuellen Buchungen funktioniert, kann bei steigenden Auftragszahlen schnell an seine Grenzen kommen. Ein WMS kann dabei helfen, Lagerprozesse zu standardisieren und mit dem Unternehmen mitzuwachsen.

Auch wenn Unternehmen regelmäßig feststellen, dass Bestände nicht mit den tatsächlichen Mengen im Lager übereinstimmen, Artikel schwer auffindbar sind, Kommissionierfehler auftreten oder Mitarbeiter viel Zeit mit der Suche nach Waren verbringen, kann die Einführung eines WMS sinnvoll sein.

Kurz gesagt: Ein WMS lohnt sich vor allem dann, wenn Transparenz, Effizienz und eine zuverlässige Bestandsführung im Lager immer wichtiger werden und die bisherigen Prozesse diese Anforderungen nicht mehr ausreichend erfüllen.

COSYS WMS

Das COSYS WMS ist eine Lösung der COSYS Ident GmbH zur digitalen Verwaltung und Optimierung von Lagerprozessen. Die Lösung verbindet die Lagerverwaltung mit der mobilen Datenerfassung und ermöglicht es, Warenbewegungen direkt im Lager digital zu erfassen.

Mit dem COSYS WMS lassen sich unter anderem Prozesse wie Wareneingang, Einlagerung, Umlagerung, Kommissionierung, Inventur und Warenausgang abbilden. Mitarbeiter können dabei beispielsweise Smartphones oder MDE-Geräte mit Barcode-Scanner verwenden, um Artikel und Lagerplätze direkt vor Ort zu erfassen.

Ein wesentlicher Bestandteil ist die digitale und nachvollziehbare Erfassung von Warenbewegungen. Statt Informationen zunächst auf Papier zu dokumentieren und später manuell in ein System zu übertragen, können die Daten direkt während des jeweiligen Arbeitsschrittes erfasst werden. Dadurch stehen aktuelle Informationen schneller zur Verfügung und potenzielle Übertragungsfehler werden reduziert.

Das COSYS WMS kann außerdem über Schnittstellen mit bestehenden ERP-Systemen verbunden werden. Dadurch können beispielsweise Artikel- und Auftragsdaten aus dem ERP-System an das WMS übertragen und Informationen über durchgeführte Lagerprozesse wieder zurückgegeben werden.

Damit eignet sich das COSYS WMS insbesondere für Unternehmen, die ihre Lagerprozesse digitalisieren, transparenter gestalten und durch mobile Datenerfassung effizienter machen möchten. Je nach Anforderungen kann die Lösung dabei an die individuellen Lagerprozesse und die vorhandene Systemlandschaft angepasst werden.

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