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Wie wählt man das passende Warehouse Management System aus?

Die Auswahl eines passenden Warehouse Management Systems (WMS) ist für Unternehmen eine wichtige Entscheidung. Ein WMS soll nicht nur Lagerbestände verwalten, sondern die gesamten Abläufe im Lager transparenter, schneller und zuverlässiger machen. Gleichzeitig unterscheiden sich Unternehmen deutlich in ihren Anforderungen: Während ein kleiner Händler vor allem eine einfache Bestandsführung benötigt, braucht ein großer Logistikbetrieb möglicherweise komplexe Funktionen für mehrere Lager, automatisierte Fördertechnik, Wegeoptimierung oder die Verwaltung von Chargen und Seriennummern.

Doch wie findet man ein WMS, das wirklich zum eigenen Unternehmen passt? Eine systematische Auswahl hilft dabei, unnötige Kosten zu vermeiden und eine langfristig passende Lösung zu finden.

Welche Anforderungen hat das eigene Lager?

Am Anfang der Auswahl sollte immer eine genaue Analyse der eigenen Lagerprozesse stehen. Bevor verschiedene Anbieter miteinander verglichen werden, sollte zunächst geklärt werden, welche Aufgaben das WMS tatsächlich übernehmen soll.

Typische Fragen sind beispielsweise: Wie viele Artikel werden verwaltet? Wie viele Lagerplätze gibt es? Werden ein oder mehrere Lager betrieben? Wie viele Mitarbeiter arbeiten im Lager? Wie viele Warenbewegungen finden täglich statt? Werden Chargen, Seriennummern oder Mindesthaltbarkeitsdaten benötigt? Gibt es feste oder chaotische Lagerplätze?

Auch die bestehenden Prozesse sollten betrachtet werden. Dazu gehören beispielsweise Wareneingang, Einlagerung, Umlagerung, Kommissionierung, Auslagerung, Verpackung, Versand und Inventur. Je genauer diese Prozesse bekannt sind, desto besser lässt sich beurteilen, welche Funktionen das zukünftige WMS bieten muss.

Funktionsumfang des WMS vergleichen

Ein wichtiger Auswahlfaktor ist natürlich der Funktionsumfang. Ein modernes Warehouse Management System sollte die für das Unternehmen relevanten Lagerprozesse digital abbilden können.

Dazu gehören beispielsweise die mobile Erfassung von Warenbewegungen, die Verwaltung von Artikeln und Lagerplätzen, Bestandskorrekturen, Inventuren und Kommissionierungen. Je nach Branche können zusätzlich Funktionen wie Chargenverwaltung, Seriennummernerfassung, MHD-Verwaltung, Palettenverwaltung oder eine Fotodokumentation erforderlich sein.

Dabei gilt: Ein möglichst umfangreiches System ist nicht automatisch die beste Wahl. Viele Funktionen, die im eigenen Betrieb gar nicht benötigt werden, können die Bedienung unnötig kompliziert machen. Entscheidend ist daher, dass das WMS zu den tatsächlichen Anforderungen passt und gleichzeitig genügend Spielraum für zukünftige Entwicklungen bietet.

Integration in ERP und andere Systeme

Ein WMS arbeitet in den meisten Unternehmen nicht isoliert. Häufig existiert bereits ein ERP-System, beispielsweise für Einkauf, Verkauf, Auftragsverwaltung und Rechnungswesen. Das WMS sollte deshalb problemlos mit der vorhandenen IT-Landschaft zusammenarbeiten können.

Besonders wichtig ist der Datenaustausch zwischen ERP und WMS. Aufträge, Artikelstammdaten oder Lieferinformationen können beispielsweise aus dem ERP an das WMS übergeben werden. Umgekehrt werden die im Lager erfassten Bestände und Prozessinformationen wieder an das übergeordnete System übertragen.

Vor der Entscheidung sollte deshalb geprüft werden, welche Schnittstellen vorhanden sind und wie die Integration umgesetzt wird. Eine gute Anbindung reduziert doppelte Dateneingaben und verhindert Fehler, die durch manuelle Übertragungen entstehen können.

Mobile Datenerfassung berücksichtigen

Ein WMS kann seine Vorteile nur dann vollständig ausspielen, wenn die Mitarbeiter die Lagerprozesse einfach und zuverlässig erfassen können. Deshalb sollte auch die mobile Datenerfassung bei der Auswahl berücksichtigt werden.

Mit Smartphones oder mobilen Datenerfassungsgeräten (MDE) können Mitarbeiter beispielsweise Artikel, Barcodes, Lagerplätze und Mengen direkt im Lager scannen. Dadurch werden Buchungen unmittelbar im System verarbeitet. Gleichzeitig sinkt das Risiko von Zahlendrehern oder falsch erfassten Artikeln.

Bei der Auswahl sollte daher darauf geachtet werden, dass die Software auf geeigneter Hardware eingesetzt werden kann und die Bedienung für Lagerpersonal möglichst intuitiv ist. Auch Funktionen wie Offlinefähigkeit können wichtig sein, wenn in bestimmten Lagerbereichen keine stabile WLAN- oder Mobilfunkverbindung vorhanden ist.

Benutzerfreundlichkeit und Bedienung

Ein technisch leistungsfähiges WMS bringt wenig, wenn die Mitarbeiter es nur schwer bedienen können. Die Benutzerfreundlichkeit sollte deshalb ein wichtiges Kriterium bei der Auswahl sein.

Eine übersichtliche Oberfläche, verständliche Prozessschritte und eine schnelle Bedienung können dazu beitragen, dass Mitarbeiter die Software im Alltag problemlos nutzen. Besonders bei mobilen Anwendungen sollte die Anzahl notwendiger Eingaben möglichst gering gehalten werden.

Idealerweise wird das System vor dem Kauf von den späteren Anwendern getestet. Eine Demo oder ein Praxistest kann zeigen, ob die Abläufe tatsächlich zum eigenen Lager passen. Dabei sollten nicht nur Mitarbeiter aus der IT, sondern auch Lagerleiter und operative Mitarbeiter einbezogen werden.

Cloud oder On-Premise?

Auch die Frage nach dem Betriebsmodell spielt eine wichtige Rolle. Viele WMS-Lösungen werden heute als Cloudlösung angeboten. Dabei wird die Software in einer externen IT-Infrastruktur betrieben. Updates, Backups und ein Teil der technischen Administration können vom Anbieter übernommen werden.

Eine On-Premise-Lösung wird dagegen auf der eigenen Infrastruktur betrieben. Das kann Unternehmen mehr Kontrolle über die IT-Umgebung geben, bedeutet allerdings auch einen höheren eigenen Aufwand für Betrieb, Wartung und Aktualisierungen.

Welche Variante besser geeignet ist, hängt von den Anforderungen und der vorhandenen IT-Struktur ab. Unternehmen sollten deshalb nicht nur die Anschaffungskosten betrachten, sondern auch laufende Aufwände für Administration, Wartung, Updates und Infrastruktur berücksichtigen.

Skalierbarkeit und zukünftige Anforderungen

Ein WMS wird häufig über viele Jahre eingesetzt. Deshalb sollte nicht nur der aktuelle Zustand des Lagers betrachtet werden. Unternehmen können wachsen, neue Lagerstandorte eröffnen, weitere Vertriebskanäle hinzufügen oder ihre Prozesse automatisieren.

Das WMS sollte solche Entwicklungen möglichst unterstützen. Wichtig können beispielsweise die Verwaltung mehrerer Lager, Mehrmandantenfähigkeit, zusätzliche Benutzer, neue Lagerbereiche oder weitere Prozessmodule sein.

Auch die Lizenzierung sollte geprüft werden. Flexible Lizenzmodelle können sinnvoll sein, wenn die Anzahl der Nutzer oder Geräte im Laufe der Zeit schwankt.

Kosten richtig bewerten

Bei der Auswahl sollte nicht ausschließlich der Kaufpreis betrachtet werden. Entscheidend sind die gesamten Kosten über die Nutzungsdauer des Systems.

Neben den Lizenzkosten können beispielsweise Kosten für Einrichtung, Schnittstellen, Anpassungen, Hardware, Schulungen, Support und Wartung entstehen. Bei Cloudlösungen kommen häufig laufende monatliche oder jährliche Gebühren hinzu.

Ein günstiges WMS ist daher nicht automatisch die wirtschaftlichste Lösung. Entscheidend ist das Verhältnis zwischen Kosten und tatsächlichem Nutzen. Wenn ein System beispielsweise Kommissionierfehler reduziert, Arbeitsabläufe beschleunigt und Bestände zuverlässiger macht, kann sich die Investition langfristig deutlich auszahlen.

COSYS WMS als flexible Lösung für die Lagerverwaltung

Das COSYS WMS unterstützt Unternehmen bei der Digitalisierung und Optimierung ihrer Lagerprozesse. Die Lösung verbindet mobile Datenerfassung mit einer zentralen Verwaltung und ermöglicht unter anderem die digitale Abbildung von Wareneingang, Einlagerung, Umlagerung, Kommissionierung, Auslagerung und Inventur. Mitarbeiter können Waren und Lagerplätze direkt per Smartphone oder MDE-Gerät erfassen, während über die zentrale Oberfläche unter anderem Bestände, Artikel, Lagerplätze und Prozessdaten verwaltet und ausgewertet werden können.

COSYS bietet dabei sowohl WMS- als auch LVS-Funktionen und kann an bestehende ERP-Systeme angebunden werden. Je nach Anforderungen können Unternehmen unterschiedliche Module einsetzen und die Lösung schrittweise erweitern. Auch der Betrieb als Cloudlösung ist möglich. Dadurch eignet sich COSYS für Unternehmen, die ihre Lagerprozesse digitalisieren möchten, ohne direkt eine vollständig neue IT-Landschaft aufbauen zu müssen.

Fazit: Das WMS muss zum eigenen Unternehmen passen

Die Auswahl eines Warehouse Management Systems sollte nicht allein anhand einer Funktionsliste oder des Preises erfolgen. Viel wichtiger ist, ob die Lösung die eigenen Lagerprozesse sinnvoll unterstützt, sich in die bestehende Systemlandschaft integrieren lässt und auch zukünftige Entwicklungen mitmacht.

Unternehmen sollten deshalb zunächst ihre Anforderungen analysieren, anschließend mehrere Anbieter vergleichen und die Systeme möglichst praktisch testen. Besonders wichtig sind dabei die Benutzerfreundlichkeit, mobile Datenerfassung, Schnittstellen, Skalierbarkeit, Betriebsmodell und die langfristigen Gesamtkosten.

Das passende WMS ist letztlich nicht das System mit den meisten Funktionen, sondern die Lösung, die zu den eigenen Prozessen, Mitarbeitern und zukünftigen Anforderungen passt.

Tipp

Testen Sie die COSYS WMS-Lösung selbst und prüfen Sie, wie gut sie zu Ihren Lagerprozessen passt. Mit der kostenlosen Demo-App können Sie erste Funktionen direkt ausprobieren. Bei Fragen oder zur individuellen Beratung steht Ihnen COSYS gerne zur Seite. Weitere Informationen finden Sie hier.