Das passt, digitale Postbearbeitung und Paketschränke
Die interne Postbearbeitung analog durchführen, oder doch lieber digital und mit Anbindung an einen Paketschrank?
Von Zettel und Stift bis zum Barcodescanner, die Postbearbeitung in Unternehmen ist vielfältig. Doch warum Sie von analog auf digital umsteigen sollten und wie Paketschränke und Software Ihre interne Postbearbeitung auf ein ganz neues Level heben, lesen Sie hier.
2023-11-02
Was ist eine interne Postbearbeitung?
Die interne Postbearbeitung gehört in so gut wie jedem Betrieb zum Alltag. Sie umfasst in der Regel mehrere Arbeitsschritte, dazu gehören, die Annahme und Dokumentation verschiedener Sendungen von Paketdiensten oder anderen Lieferunternehmen. Die interne Zustellung sowie die Retoure- und Versandvorbereitung für Sendungen.
Vorgehensweise analog und digital
Häufig werden diese einzelnen Schritte vom Empfang bis zur Zustellung dokumentiert, um sie einerseits nachvollziehbarer zu machen und andererseits den Schwund von Sendungen zu vermeiden.
Die analoge Bearbeitung mit Stift und Zettel kann zwar Fehler vermeiden, doch ist diese Methode sehr unsicher und ein wahrer Zeitfresser. In einigen Unternehmen wird teilweise digital gearbeitet. Hier kommen häufig Exceltabellen zum Einsatz. Das Risiko, falsche Informationen zu übertragen, bleibt trotzdem hoch. Auch in Bezug auf den Zeitaufwand unterscheiden sich diese Methoden kaum voneinander. Einzig, das Heraussuchen bestimmter Informationen ist mit der Excelvariante einfacher.
Eine Alternative, die in den letzten Jahren immer stärker zum Einsatz kommt, ist die digitale Postbearbeitung mittels Software. Hier werden die Sendungen direkt beim Entgegennehmen durch einen Mitarbeiter mit einem mobilen Datenerfassungsgerät (MDE-Gerät) oder einem Smartphone gescannt. Der entsprechende Zielempfänger wird manuell hinzugefügt. Die Art der Zustellung lässt sich ebenfalls direkt festlegen. Soll die Sendung bei der internen Poststelle abgeholt werden, wird es eine Zustellung in der jeweiligen Abteilung oder möchte der Mitarbeiter frei und flexibel seine Sendung aus einem internen Paketschrank abholen. In allen Fällen gilt: ist die Sendung im System hinterlegt, wird der Zielempfänger informiert. Im Fall der Paketschrank Variante erhält er zusätzlich einen Code, mit dem er den Schrank öffnen und seine Sendung entgegennehmen kann.
Wofür benötigt man einen Paketschrank?
Gerade Unternehmen, die in Schichtsystemen arbeiten, flexible Arbeitsplätze oder zeitweise Homeoffice anbieten, profitieren von Paketschränken. So bleibt die Sendung sicher verwahrt und die jeweiligen Mitarbeiter können diese dann abholen, wenn es ihnen passt.
Auch Unternehmen wie Coworking-Spaces, Krankenhäuser, Hochschulen, Rehakliniken und viele weitere Einrichtungen profitieren von Paketschränken. Egal, ob es sich um Sendungen von Arbeitsmitteln handelt oder um Pakete für Patienten, die Sendungen sind sicher verwahrt.
Weitere Vorteile einer Software für die interne Postbearbeitung:
- Hervorheben der Sendungen, die noch zugestellt werden müssen.
- Schadens- und Fotodokumentation von beschädigten oder abgestellten Sendungen.
- Report und Analysefunktionen, um die Prozesse besser überwachen und gegebenenfalls anpassen zu können.
- Sammelannahmen, die gerade bei großen Lieferungen die Annahme vereinfachen, aber das Fehlerrisiko trotzdem gering halten.
- Digitale Unterschrifterfassung.
Dies sind nur einige Funktionen und Vorteile, die Ihnen als Nutzer einer Software für die interne Postbearbeitung zur Verfügung stehen. Machen Sie sich selbst ein Bild und laden Sie noch heute kostenlos und unverbindlich die COSYS Demo App im Google Playstore oder im Apple App-Store herunter.
Bei COSYS bekommen Sie nicht nur Software, die alle bereits aufgeführten Funktionen und Vorteile mit sich bringt. Bei uns bekommen Sie diepassende Hardware von namenhaften Herstellern wie Honeywell, Zebra, Datalogic bei Bedarf auch mit 360 Grad Hardware Service. Ebenfalls im COSYS Repertoire, die Bereitstellung oder die Anbindung an Paketschränke. Mehr Informationen finden Sie auf unserer Webseite. Gerne besprechen wir auch persönlich die Vorteile unserer Software. Sie erreichen uns unter der Rufnummer: +49(0)5062 900 0, per E-Mail an: vertrieb@cosys.de oder indem Sie unser Kontaktformular nutzen.
FAQ
Die Verwendung von Software zur Paket- und Postbearbeitung ermöglicht eine effiziente Verwaltung, Verfolgung und Dokumentation von eingehenden und ausgehenden Paketen und Postsendungen. Dadurch wird der Prozess optimiert und Verluste oder Verzögerungen vermieden.
Ja, viele Paket- und Postbearbeitungssoftwarelösungen bieten die Möglichkeit der Integration mit anderen Geschäftssystemen wie Lagerverwaltungssystemen, CRM-Systemen oder ERP-Systemen, um einen nahtlosen Informationsfluss zu gewährleisten.
Die Software automatisiert viele manuelle Aufgaben wie die Benachrichtigung der Empfänger und die manuelle Erfassung von Tracking-Informationen. Dadurch wird Zeit gespart und menschliche Fehler minimiert.
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