Büroorganisation und die interne Postverteilung gehen Hand in Hand
Wie die Büroorganisation von Softwaretechnologien für die interne Postbearbeitung profitieren können
Egal ob ein Unternehmen eine eigene Abteilung für die interne Post und Paketbearbeitung besitzt oder ob dies von Büroangestellten übernommen wird, nur allein manuelle Post und Paketbearbeitung reicht heutzutage kaum mehr aus, um der Sache herzu werden. Viele große Unternehmen nutzen daher Hilfsmittel wie spezielle Software, um die Prozesse zu optimieren. Warum auch Unternehmen ohne eine eigene Abteilung über die Anschaffung von spezieller Software nachdenken sollten, lesen Sie hier.
2023-01-18
Die interne Post und Paketbearbeitung haben heutzutage einen großen Stellenwert in vielen Unternehmen. Das Sendungsvolumen hat in den vergangenen Jahren stark zugenommen und viele Firmen sind dazu übergegangen eigene Abteilungen zu schaffen, die sich um die interne Bearbeitung kümmern.
Einige Unternehmen haben nicht die Kapazitäten, um extra Abteilungen zu schaffen und definieren die interne Postbearbeitung als Teil der Büroorganisation. In einer nur für die Postverteilung existierenden Abteilung haben die Mitarbeiter neben ihren eigentlichen Aufgaben die Verantwortung, alle Sendungen fehlerfrei zu erfassen, den richtigen Empfängern zuzuordnen, diese zu informieren und die Zustellung oder Abholung zu veranlassen. Kein leichtes Unterfangen. Gerade wenn Zeitdruck herrscht, kann es schnell zu Übertragungsfehlern oder Versäumnissen kommen, die sich negativ auf die schnelle Zustellung auswirken und zu Verzögerungen führen. Enthalten diese Sendungen wichtige Materialien wie Proben oder bestimmte Arbeitsmittel, kann dies die weiterführenden Prozesse stark beeinträchtigen.
Unternehmen, die weiterhin auf die ausschließlich manuelle Post und Paketbearbeitung setzen, stoßen zudem oft an Ihre Grenzen. Hier werden Papierformulare und Exceltabellen genutzt, um wichtige Sendungsinformationen zu erfassen. Dazu zählen unter anderem:
- Empfänger
- Sendungsnummer
- Absender
- Paketdienst
Neben der Gefahr von Fehleinträgen gestaltet sich vor allem die Rückverfolgung hauptsächlich bei papierbasierter Dokumentation schwierig. Hier müssen Akten zeitaufwendig durchsucht werden.
Will man die internen Prozesse überprüfen, steht man vor einem großen Berg Papierdokumenten und Arbeit.
Was kann man tun, um dem entgegenzuwirken?
Natürlich würde eine eigene Abteilung, die sich um alle Aufgaben der internen Post und Paketbearbeitung kümmert, die Büromitarbeiter entlasten. Dies ist aber nicht in jedem Unternehmen möglich. Doch warum sollten Sie nicht auf die gleichen Hilfsmittel zurückgreifen?
Es gibt Software, die Ihre Mitarbeiter unterstützt, das Fehlerrisiko minimiert, Zeit spart und durch die effiziente Bearbeitung Kosten spart. Eine Software, die sich für Unternehmen aller Art und Größe anbietet, ist COSYS Inhouse Paketmanagement Lösung.
Worin liegt der Vorteil einer Softwarelösung?
Sind Sie Nutzer der COSYS Software, können Sie ganz einfach mit einem Barcodescanner, einem Smartphone oder einem mobilen Datenerfassungsgerät (MDE-Gerät) die Sendungen scannen, die Daten überprüfen, als Selbstabholer oder für die Zustellung einordnen und abspeichern. Der Empfänger wird automatisch per E-Mail benachrichtigt und die Sendung ist in einer Datenbank gespeichert.
Beschädigungen an Sendungen lassen sich mit der gleichen Hardware einfach abfotografieren und werden als Sendungsinformation ebenfalls abgespeichert. Auch die digitale Unterschrift stellt mit der COSYS Lösung kein Problem dar.
Allein bei der Bearbeitung der Eingangspost können Ihre Mitarbeiter mithilfe einer Software nicht nur das Fehlerrisiko minimieren, sondern auch Zeit sparen. Gerade wenn die interne Post und Paketbearbeitung als Teil der Büroorganisation angesehen wird, ist dies ein Punkt, der für die Anschaffung einer Software spricht.
Weitere Vorteile einer Softwarelösung
Mit dem richtigen Anbieter, wie der COSYS Ident GmbH, brauchen Sie sich keine Gedanken um Updates oder Hardwareanschaffungen machen. Die COSYS Cloud macht´s möglich. Auch die Hardwaregeräte können Sie ganz einfach über uns mieten oder erwerben. Wir entwickeln unsere Software stetig weiter, um Ihnen immer die neusten Technologien zur Verfügung zu stellen. So können unsere Kunden unter anderem die Optical Character Recognition (OCR) Technologie oder unsere Prozessdatenanalyse (PDA) als Add-on erwerben. Jetzt ist es noch einfacher, die Empfängerdaten mit der intelligenten Texterkennung zu übertragen und aussagekräftige Analysen zu erhalten, die Ihnen eine transparente Übersicht der internen Post- und Paketbearbeitungsprozesse liefert.
Um sich selbst ein Bild über die Vorteile der COSYS Software für die interne Paketverteilung zu machen, können Sie völlig kostenlos und unverbindlich eine Demoversion im Google Playstore oder im Apple App-Store herunterladen.
Gerne beraten wir Sie auch persönlich, sie erreichen uns unter der Telefonnummer: 49 5062 900 0, per E-Mail an: vertrieb@cosys.de oder über unseren Livechat auf unserer Webseite.
FAQ:
Kein Problem, sollten Sie sich für COSYS entscheiden, können wir Ihnen aufgrund unseres modularen Aufbaus genau das zur Verfügung stellen, was Ihre Mitarbeiter im Arbeitsalltag benötigen. Sollten sich Ihre internen Prozesse und Anforderungen ändern, lassen sich Module ebenso hinzufügen.
Als COSYS Kunde zahlen Sie 79,50 € im Monat und profitieren von fehlerfreier Sendungserfassung, Nachverfolgbarkeit und somit Effizienz und Kosteneinsparungen.
Hier kommt es natürlich auf den Anbieter an. Die COSYS Lösung ist intuitiv bedienbar und daher für technisch eher unerfahrene Mitarbeiter gut geeignet.
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