Der Mitarbeiterschrank und sein Einfluss
Welche Rolle spielen Mitarbeiterschränke in einem Unternehmen? Was bedeutet das für die Zukunft?
Mitarbeiterschränke dienen zur Aufbewahrung von persönlichen Gegenständen, wichtigen Dokumenten und anderen Sachen. Die Schränke gibt es in verschiedenen Größen und sind an die Wünsche der Nutzer anpassbar. Die Fächergröße kann klein, mittel oder auch groß sein. Briefeinwurfklappen und eine Garderobe können integriert werden. Die Farbe des Schrankes ist individuell anpassbar und wählbar.
2024-06-18
Wie funktionieren Sie?
Der Mitarbeiterschrank kann auf verschiedene Weise geöffnet werden. Beim RFID-Schloss wird ein Ausweis oder Badge davorgehalten. Nach einem akustischen und visuellen Hinweis öffnet sich das Fach. Über eine elektronische Tastatur wird das Tastenschloss mit dem persönlichen Code der Mitarbeiter geöffnet. Eine batterie- und schlüssellose Lösung ist das manuelle Zahlenschloss. Der Benutzer stellt durch Drehen seinen ausgewählten Code ein. Das Schloss, welches mit einem Schlüssel geöffnet wird, ist die klassische Lösung. Eine aktuelle Variante ist, dass die Fächer über eine App genutzt und gebucht werden können. Über die App oder eine Webanwendung können die Fächer verwaltet werden. Der Systemadministrator hat Zugang zur Fernverwaltung der Fächer. Er kann sie also von seinem Platz aus verwalten und konfigurieren. Soweit der Schrank einen Bildschirm hat, kann dieser wichtige Informationen für die Mitarbeiter präsentieren. Durch die IT-technische Ausstattung kann der Schrank einfacher in bestehende Systeme integriert werden.
Einsatzgebiete
Der Mitarbeiterschrank kann ganz unterschiedlich eingesetzt werden. In Büros können die smarten Fächerschränke wichtige Dokumente oder privates Eigentum sicher verstauen. Das Ganze ist über eine App steuerbar. In Produktionsbetrieben werden sie als Arbeitsspinde genutzt. Der Administrator weist die Schließfächer den Mitarbeitern zu und diese können das Fach nutzen. Zwischen Schichten kann die Zuständigkeit sogar verändert werden, damit das Fach nicht leer bleibt. Durch das Display ist sogar ein E-Empfang möglich. Besucher können sich dann selbstständig an dem E-Empfang anmelden. Das System leitet dies an das Sekretariat weiter und wird nicht mehr von unangemeldetem Besuch überrascht. Sie können auch als Aufbewahrungsfächer in Büros oder Produktionsstätten genutzt werden. Darin können dann Werkzeuge, Dokumente oder auch Schlüssel für Poolfahrzeuge getauscht oder weitergegeben werden. Dadurch können Tätigkeiten automatisiert werden und die Zeit von Mitarbeitern beim Warten gekürzt werden.
Auf ein Einsatzgebiet wird jetzt noch mal genauer darauf eingegangen. Nämlich der Einsatz als Paketstation. Ihr Paket Management wird dadurch vereinfacht, da das Paket oder die Sendung nicht mehr bis zu jedem Empfänger persönlich und einzeln zugestellt werden muss. Es reicht, dass die Pakete oder Sendungen in die Paketstation eingelagert werden. Dieses System eignet sich besonders gut, wenn im Unternehmen flexibles Arbeiten, Schichtsystem oder zeitweise Homeoffice gibt. Hier weiß man nämlich nie genau, wann man die entsprechenden Mitarbeiter antreffen kann. Deswegen ist eine Paketstation auch eine weitere Alternative der Zustellung und ist eine Erweiterung der Selbstabholung.
Mit einer Paketstation kann man
- Pakete empfangen
- Retouren/Pakete versenden
- die interne Postverteilung regeln
- defekte Hardware austauschen
- private Pakete von Mitarbeitern empfangen
Den meisten Nutzen kann man für die interne Postverteilung aus den Paketschränken ziehen, wenn man diese mit einer Paket Management Software verbindet. Denn so ist die Paketverfolgung von Sendungseingang bis zur Zustellung beim Empfänger gewährleistet. Beim Sendungseingang wird das Paket mit der Paket Management Software gescannt und ist damit im System. Über einen Webdesk kann man alle Schritte des Paketes nachverfolgen. Über eine Schnittstelle lässt sich das Paket einfach in den Paketschrank einlagern. Die notwendigen Daten müssen nicht manuell eingegeben werden, sondern werden über diese Schnittstelle geholt. Nach der Einlagerung geht eine automatische Benachrichtigung an den Empfänger raus. Dieser holt das Paket mit einen Abholcode, den er in der Benachrichtigung erhalten hat, ab.
Vorteile
Der Mitarbeiterschrank ist die Antwort auf die Herausforderungen der immer hybrideren Arbeitsweisen. Ein allgemeiner Vorteil von einem Mitarbeiterschrank, der mit einer App genutzt wird, ist, dass man sich keine Gedanken mehr über verlorene Schlüssel oder vergessene Passwörter machen muss. Die Mitarbeiter haben die freie Auswahl, welches Fach sie nutzen möchten, was bei mehreren Mitarbeiterschränken an verschiedenen Standorten sehr sinnvoll ist. Bei der Paketstation ist der Vorteil, dass der Mitarbeiter mehr Flexibilität bei den Abholzeiten hat, denn er kann das Paket 24 Stunden 7 Tage die Woche abholen. Er muss nicht die Öffnungszeiten der Poststelle kennen, um seine Pakete abholen zu können. Es gehen weniger Pakete verloren oder werden gestohlen, da sie sicher gelagert werden. Die Prozesse werden optimiert, da der Workflow einfacher ist. Der manuelle Aufwand reduziert sich und darum arbeiten die Mitarbeiter effizienter. Deswegen sinken die Kosten. Ein Vorteil des Gesamtsystems aus Schrank und Software ist, dass man eine Prozessdatenanalyse (PDA) machen kann. Mit einer PDA werden Daten verglichen und es hilft, Optimierungspotenziale aufzudecken. Diese Daten werden visuell aufbereitet und verfügen über bedienbare Parameter. Diese Parameter sind der Zeithorizont und Kategorisierungen, wie die Lademittel oder auch KEP-Dienstleister. Für weitere Informationen zur PDA gucken Sie das nachfolgende Video. Wenn Sie noch Fragen haben, kontaktieren Sie uns gerne persönlich unter der Telefonnummer +49(0)50662 900 0, per Mail an vertrieb@cosys.de, über unser Kontaktformular oder über unseren Live-Chat auf unserer Webseite.
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FAQ
Sie dienen zur Aufbewahrung von Gegenständen und helfen bei immer hybrideren Arbeitsweisen. Durch ihre vielen Einsatzmöglichkeiten kann man sie ganz verschieden nutzen.
Man kann die Größe der Fächer wie auch die Tiefe derjenigen anpassen. Die Anzahl der Fächer und auch die Anzahl der Mitarbeiterschränke, für zum Beispiel mehrere Standorte im Unternehmen, sind individuell anpassbar. Die Farbe der Schränke kann man auch anpassen und sogar verschiedene Farben an einem Schrank nutzen.
Die Benutzung ist relativ unkompliziert. Ein Administrator verwaltet den Schrank und kann entscheiden, wie die Fächer genutzt werden. Der Mitarbeiter kann dann einfach das Fach nutzen.
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