Der typische Prozessablauf im Wareneingang
Prozessablauf im Wareneingang verstehen
Optimieren Sie Ihren Wareneingang: Entdecken Sie den typischen Ablauf und verbessern Sie Ihre Logistik!
Der Wareneingang Prozessablauf ist ein zentraler Bestandteil der Logistik eines Unternehmens und stellt sicher, dass Waren korrekt und effizient empfangen, geprüft und in das Lagersystem integriert werden. Der Ablauf kann je nach Unternehmen und Branche variieren, aber typischerweise besteht er aus den folgenden Schritten:
- Anlieferung der Waren
Die Waren werden von Lieferanten angeliefert. Dies kann über verschiedene Transportmittel wie LKW, Schiff oder Flugzeug erfolgen. Dabei wird oft ein Avis (eine Vorankündigung) vom Lieferanten gesendet, um das Unternehmen über die ankommende Lieferung zu informieren.
- Entladung der Waren
Die gelieferten Waren werden von Mitarbeitern oder automatisierten Systemen entladen. Dieser Schritt umfasst das Öffnen der Transportbehälter (Container, Paletten, etc.) und das Bereitstellen der Waren für den weiteren Prozess. Hierbei wird auf die Unversehrtheit der Verpackung geachtet.
- Erfassung und Dokumentation
Bei der Ankunft wird die Lieferung im Wareneingangssystem erfasst. Dazu gehören das Scannen der Lieferscheine, Versandetiketten oder Barcodes sowie die Dokumentation von relevanten Informationen wie Lieferdatum, Lieferant und Anzahl der gelieferten Einheiten.
- Prüfung der Lieferung
Die angelieferte Ware wird hinsichtlich Menge, Qualität und Identität geprüft:
- Mengenprüfung: Abgleich der gelieferten Menge mit der Bestellung und dem Lieferschein.
- Qualitätsprüfung: Überprüfung der Ware auf Schäden, Mängel oder andere Abweichungen von der Bestellung (z. B. bei sensiblen Gütern wie Elektronik oder Lebensmitteln).
- Identitätsprüfung: Sicherstellung, dass die richtigen Artikel geliefert wurden.
- Erfassung von Abweichungen
Sollten bei der Prüfung Abweichungen festgestellt werden (z. B. Mengenunterschiede, beschädigte Ware oder Falschlieferungen), werden diese im System dokumentiert und es wird eine Reklamation oder Rücksendung beim Lieferanten initiiert. Hierbei kann es auch zu einem Klärungsprozess mit dem Einkauf kommen.
- Buchung im ERP-System
Nach erfolgreicher Prüfung wird die Ware im ERP-System (Enterprise Resource Planning) als eingegangen verbucht. Dies sorgt für eine automatische Aktualisierung der Bestände im Lager und für eine genaue Buchhaltung.
- Einlagerung
Nach der erfolgreichen Buchung wird die Ware entweder manuell oder automatisiert eingelagert. Die Lagerplätze werden im Vorfeld im Lagerverwaltungssystem (LVS) festgelegt, und die Ware wird an den entsprechenden Ort gebracht. Die korrekte Platzierung und Etikettierung der Ware sind dabei entscheidend, um später einen reibungslosen Warenfluss zu gewährleisten.
- Abschluss des Wareneingangs
Nachdem die Ware eingelagert ist, wird der Wareneingangsvorgang abgeschlossen. Das Unternehmen ist nun in der Lage, die Ware weiter zu verarbeiten, z. B. für den Verkauf, die Produktion oder den Versand an Kunden. Der Status der Bestellung wird im System als abgeschlossen markiert.
- Kommunikation mit anderen Abteilungen
Abschließend werden relevante Abteilungen wie der Einkauf oder die Buchhaltung über den abgeschlossenen Wareneingang informiert. Bei Abweichungen wird der Einkauf für die weitere Klärung involviert.
Fazit
Der Wareneingang Prozess ist ein kritischer Schritt im Warenfluss eines Unternehmens. Er dient nicht nur der Überprüfung der gelieferten Güter auf Richtigkeit und Qualität, sondern auch der Sicherstellung eines reibungslosen Übergangs in die interne Lagerhaltung oder die Produktion. Ein gut organisierter Wareneingang erhöht die Effizienz des gesamten logistischen Prozesses und minimiert Fehler und Kosten.
Mit einer mobilen Lagersoftware wie von COSYS können Sie in vielen Schritten Zeit sparen. Außerdem sinkt die Fehleranfälligkeit. Artikel können beispielsweise auf dem MDE-Gerät direkt eingebucht werden. Die Software gibt dann über Schnittstellen alle Informationen an das ERP-System und andere Abteilungen weiter.
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