Die moderne Postbearbeitung in Unternehmen
Mehr Zeit für das Wesentliche: Wie moderne Technologie die interne Postbearbeitung erleichtert
Wenn es um die Verwaltung von Post und Paketen geht, kann es schnell chaotisch werden, vor allem, wenn die Postbearbeitung auf Papierformularen und Exceltabellen stattfindet. Oftmals verbringt man mehr Zeit damit, Pakete anzunehmen, zu sortieren, zu organisieren und zu dokumentieren als mit den Dingen, die wirklich wichtig sind.
2023-07-26
Wie kann moderne Technologie bei der Verwaltung von Post und Paketen helfen?
Durch den Einsatz von Barcodescanner-Technologie profitieren Nutzer einer Software für die interne Postbearbeitung. Mit einem einfachen Scan per Smartphone, Tablet oder mobilem Datenerfassungsgerät (MDE-Gerät) werden die verschiedenen Sendungen erfasst und mit wenigen manuellen Eingaben einem Empfänger zugeordnet. Jeder weitere Bearbeitungsschritt wird ebenfalls per Scan des Barcodes durchgeführt. Alle erfassten Daten werden gespeichert und lassen sich jederzeit abrufen. So kann unter anderem der Paketstatus jederzeit eingesehen werden.
Weitere praktische Funktionen einer Software für die interne Postbearbeitung:
- Die Sammelannahme der Sendungen. Erst alle Sendungen scannen und später den Empfängern zuordnen.
- Die automatische E-Mail-Benachrichtigung an den Zielempfänger.
- Die Möglichkeit, eine Abstellgenehmigung zu erteilen. Der Mitarbeiter ist nicht mehr da, wenn die Sendung zugestellt wird? Kein Problem mit einer Abstellgenehmigung und der Fotodokumentation zum Ablageort.
- Beschädigungen direkt fotografieren und dokumentieren.
- Komplettübersicht der Sendung unter anderem mit Sendungsstatus und hinterlegter digitaler Unterschrift.
- Cloud und On Premise Backend
- Analysen und Auswertungen auf Basis der eigenen Daten.
Warum ist die Nutzung von Technologie für die interne Postbearbeitung so wichtig?
Die Postbearbeitung ist ein wichtiger Eckpfeiler in vielen Unternehmen. Hier werden Sendungen entgegengenommen und weiterbearbeitet, die häufig wichtige Arbeitsmaterialien oder andere Waren enthalten. Bei der händischen Übertragung wichtiger Daten kommt es dann nicht selten zu Fehlern, die die Zustellung verzögern. Dies ist nicht nur ärgerlich, sondern beeinträchtigt alle nachfolgenden Prozesse, erzeugt unnötige Kosten und verschwendet Ressourcen. Viele Unternehmen sind sich dessen bewusst und nutzen daher Softwarelösungen, die das Risiko von Fehleingaben minimieren und die Effizienz steigern. Zusätzlich kommen ebenfalls Analysen zum Einsatz, die nicht nur Aufschluss über Langzeitdaten geben, sondern auch die IST-Situation per Knopfdruck wiedergeben. So können Unternehmen nicht nur von dem Wissen profitieren, welches Sie aus Langzeitdaten gewinnen wie zum Beispiel saisonalen Unterschieden im Paketaufkommen. Sie können auch Engpässe innerhalb der verschiedenen Prozesse sofort erkennen und Gegenmaßnahmen ergreifen.
COSYS Service Tipp
COSYS ermöglicht Ihnen mit der Prozessdatenanalyse (PDA) ebenfalls schnell und unkompliziert die wichtigsten Kennzahlen innerhalb der internen Postbearbeitung abzurufen.
Sie sind sich nicht sicher, ob eine Software für die interne Postbearbeitung etwas für Ihr Unternehmen ist?
Kein Problem, probieren Sie es einfach, kostenlos und unverbindlich aus. Die Demoversion finden Sie im Apple App-Store und im Google Playstore.
Einfach die App auf Ihr Smartphone laden und selbst überzeugen, wie viele Vorteile eine digitale Postbearbeitung Ihnen bietet.
Natürlich stehen wir Ihnen bei Fragen auch persönlich zur Verfügung. Sie erreichen uns unter der Telefonnummer: +49(0)5062 900 0, per E-Mail an: vertrieb@cosys.de, über den Livechat auf der COSYS Webseite und unter unserm Kontaktformular.
FAQ:
Jedes Unternehmen, das seine Prozesse so transparent wie möglich halten und das Fehlerrisiko minimieren möchte, sollte sich auf digitale Unterstützung in Form einer Software für die interne Postbearbeitung einlassen.
Natürlich nicht, nutzen Sie zum Beispiel COSYS Software haben Sie mehrere Möglichkeiten die passende Software zu erhalten. Zum einen bieten wir verschiedene Softwarepakete an, zum anderen können wir dank des modularen Aufbaus die Software so bereitstellen, dass sie zu Ihren individuellen Prozessabläufen passt.
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