Unterschriften einfach digital auf dem Smartphone erstellen
Das Handy als Gerät zur digitalen Unterschriftenerfassung
Erfahren Sie nachfolgend, wie eine digitale Unterschrift auf dem Smartphone erstellt werden kann. Lernen Sie zudem die Einsatzmöglichkeiten der digitalen Signatur kennen und welche Vorteile diese bietet.
Inzwischen wird fast jeder Prozess in Unternehmen digitalisiert. Zudem ist fast jeder durch den täglichen Gebrauch in der Lage, ein Smartphone intuitiv zu bedienen. Somit kann auch die Unterschriftenerfassung heutzutage einfach auf dem Smartphone stattfinden. Digitale Dokumente können im Handumdrehen rechtsverbindlich signiert werden.
Wo kann die digitale Signatur auf dem Handy eingesetzt werden?
Die digitale Unterschrift findet in den verschiedensten Bereichen Anwendung. Bei einer Postverteilung Software zur hausinternen Postverteilung dient die Unterschriftenerfassung zur Quittierung des Abschlusses und Empfangs einer Sendung. Auch bei der Qualitätskontrolle von Waren kann die digitale Signatur angewandt werden. Der prüfende Mitarbeiter unterschreibt auf einem Smartphone oder anderen mobilen Gerät. Er bestätigt somit, die Prüfung gewissenhaft ausgeführt zu haben. In der Transportlogistik kann die digitale Signatur als Bestätigung zum Erhalt der ausgelieferten Pakete dienen. Der Fahrer lässt sich den Erhalt einfach durch eine Unterschrift auf dem mitgeführten Smartphone oder MDE-Gerät quittieren. Es besteht ein klarer Abliefernachweis und die Unterschrift wird automatisch dem digitalen Lieferschein oder Auftrag zugeordnet.
Die COSYS Ident GmbH bietet Softwarelösungen für alle Bereiche entlang der Supply Chain. Die Softwarelösungen von COSYS unterstützen die digitale Unterschriftenerfassung.
Wie wird eine digitale Unterschrift auf dem Smartphone erstellt?
Eine digitale Unterschrift zu erfassen ist einfach erledigt. Je nach Einsatzgebiet und verwendeter Software wird als erstes der Auftrag oder Lieferschein auf dem Smartphone geöffnet. Zum Abschluss wird eine Unterschrift angefordert.
Beispielhaft wird eine Unterschrift anhand der Postverteilung wie folgt erstellt:
Bei der Annahme von Paketen wird das Modul Sammelannahme auf dem Handy geöffnet. Anschließend werden alle Pakete und Sendungen über die Smartphone-Kamera eingescannt. Eventuell beschädigte Pakete können markiert werden. Optional kann auch ein Foto der Beschädigung angefügt werden. Zum Abschluss der Paketannahme wird die Anwendung beendet. Danach öffnet sich automatisch das Unterschriftenfenster. Der Fahrer unterschreibt mit dem Finger oder einem geeigneten Stift direkt auf dem Smartphonedisplay. Somit ist durch den Fahrer quittiert, dass die Pakete schon beschädigt geliefert wurden.
Ähnlich findet die Unterschriftenerfassung bei der Abholung oder Ablieferung der innerbetrieblichen Hauspost ab. Das überbrachte oder abgeholte Paket wird über die Gerätekamera eingescannt, nachdem das Modul Selbstabholung bzw. Auslieferung geöffnet wurde. Anschließend wird ausgewählt, ob der Empfänger oder ein Stellvertreter das Paket annimmt oder abholt. Anschließend wird eine Unterschrift über die Software angefordert. Über diese wird die Paketabholung oder -annahme bestätigt.
Des Weiteren kann eine digitale Signierung bei der Verladung der Hauspost angewandt und erstellt werden. Dies ist wichtig, sollte die Hauspost durch externe Anbieter auf einem Werksgelände verteilt wird. Dazu wird das Modul Verladung auf dem Smartphone geöffnet. Im weiteren Verlauf werden alle Pakete bei der Verladung über die Kamera des Smartphones gescannt. Sind alle verladene Pakete eingescannt, kann der Auftrag abgeschlossen werden. Um den Auftrag abschließen zu können, wird eine Unterschrift des Fahrers angefordert, um die Übergabe der Pakte zu bestätigen.
Bei jeder zu erstellenden Unterschrift wird über ein Textfeld der Name der Person eingetragen, die auf dem Smartphone unterschreibt. Alternativ können über ein Dropdown auch eingespeicherte Namen ausgewählt werden. Dies ist besonders wichtig, wenn die Fahrer oder Abholer stets die gleichen sind.
Vorteile der digitalen Unterschrift auf dem Smartphone
Dokumente digital mitzuführen und digital signieren zu lassen, bietet viele Vorteile. Papierdokumente können auf Touren oder innerhalb eines Unternehmens verloren gehen. Bei digitalen Abliefernachweisen und Dokumenten besteht keine Gefahr des Verlustes. Auch Beschädigungen an Papierdokumenten gehören durch die digitale Unterschriftenerfassung der Vergangenheit an. Die Dokumente können auftragsbezogen auf dem Smartphone geöffnet werden, wodurch ein langes Suchen des richtigen Zettels entfällt. Dies spart wertvolle Zeit und sorgt dafür, dass Prozesse in Unternehmen reibungslos ablaufen können. Des Weiteren erfüllen digitale Unterschriften die Anforderungen nach electronic IDentification, Authentication and Trust Services (eIDAS-Verordnung). Somit sind Dokumente, die digital signiert wurden, rechtskräftig und vor Gericht als Beweismittel zugelassen. Ein weiterer Vorteil der digitalen Unterschrift und dem digitalen Ablegen von Dokumenten ist, dass diese verschlüsselt werden können. Im Vergleich zu herkömmlichen Papierdokumenten ist eine nachträgliche Veränderung oder Manipulation somit ausgeschlossen. Eine digitale Unterschriftenerfassung bietet zudem die Möglichkeit, den Status einer Sendung über das Backend einzusehen. Somit können Pakete innerhalb eines Unternehmens verfolgt werden. Sollte ein Unternehmen bereits Betriebshandys im Einsatz haben, kann eine entsprechende Software zur Unterschriftenerfassung auf diesen installiert werden.
FAQ
Die digitale Signatur ist eine digitale Form der Unterschrift. Sie kann dazu dienen, Dokumente digital und rechtsverbindlich zu unterschreiben.
Digitale Unterschriften können sowohl auf Smartphones, Tablets oder MDE-Geräten mit Touchscreen erfasst werden. Auch eine Erfassung über ein Unterschriftenpad ist möglich, um Unterschriften auf einem PC zu erfassen.
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