Interne Logistik in Kliniken und Krankenhäusern
Wie Sie die interne Verteilung von Arbeitsmaterialien in Kliniken und Krankenhäusern optimieren und was COSYS Postverteilungssoftware damit zu tun hat.
Wie funktioniert eigentlich die interne Zustellung von Arbeitsmaterialien, privaten Paketen und anderen Sendungen innerhalb von Krankenhäusern, Unikliniken und Rehazentren? Wenn Sie selbst als Patient, Besucher oder als Angestellter mit solch einer Einrichtung in Berührung gekommen sind, ist Ihnen sicherlich aufgefallen, wie stark durchgetaktet alles ist. Vom Dienstplan über die Behandlungen bis zu den verschiedenen Mahlzeiten besteht ein strukturierter Plan. Um solche Arbeitsabläufe auch sicherstellen zu können, ist viel logistisches Geschick von Nöten. Denn gerade große Einrichtungen wie Unikliniken ähneln einer eigenen kleinen Stadt, die dafür sorgen muss, dass alle Bewohner versorgt sind. In diesem Fall mit Arbeitsmaterialien wie Verbandsmaterial, Medikamenten, medizinischen Hilfsmitteln, aber auch privaten Paketen von Mitarbeitern. Wie schaffen Kliniken es also alles so zu verteilen, dass die Sendungen zur richtigen Zeit am richtigen Ort ankommen? Die interne Postverteilung spielt in diesem Fall eine wichtige Rolle.
2023-03-07
Können Sie sich vorstellen, dass die komplette Eingangspost im Krankenhaus mit Stift und Zettel, oder Exceltabellen bearbeitet wird? Unübersichtlicher geht es wohl bei der Menge an Sendungen kaum, von der Nachvollziehbarkeit mal ganz zu schweigen.
Die Rückverfolgung spielt auch in der medizinischen Branche eine wichtige Rolle. Welche Station hat Kühlware in Form von Insulin erhalten? Wo wurden die medizinischen Hilfsmittel wie Verbandsmaterialien zur Wundversorgung abgegeben? Sind die Lagerungshilfen für die gerontopsychiatrische Abteilung schon da? Das sind nur einige Fragen, die sich im Notfall schnell beantworten lassen müssen.
Was passiert, wenn Sendungen nicht rechtzeitig ankommen?
Kurz und knapp gesagt: In diesem Fall ist nur begrenzt Arbeitsmaterial vorhanden oder im schlimmsten Fall gar keins. Die verschiedenen Prozesse geraten ins Stocken und bremsen wiederum andere aus.
Beispiel:
Ein Patient wartet auf seinen Verbandswechsel, der unbedingt vor dem Gespräch mit dem Sozialassistenten des Krankenhauses stattfinden soll, um zu besprechen, ob und wie eine weitere Behandlung ambulant verlaufen wird. Leider kamen die intern bestellten Verbandsmaterialien nicht an und nach Rücksprache mit der internen Logistik kann nicht genau nachvollzogen werden, woran es liegt. Die Recherche wird noch dauern. Bis 10 Uhr müsste es aber definitiv da sein.
Bedauerlicherweise ist dies nicht der Fall, letztlich ist das benötigte Material erst am Nachmittag da. Der Sozialassistent hat bereits Feierabend und die Entlassung wird sich um einen Tag verschieben. Doch nicht nur auf den Patienten hat das Auswirkungen, auch das Personal muss seine internen Stationsabläufe umstellen.
Das aufgeführte Beispiel mag zunächst klein und unbedeutend wirken, doch müssen Sie sich vor Augen halten, dass dies nicht nur einen Patienten oder eine Station betreffen kann. Zudem führen ungeplante längere Aufenthalte von Patienten oftmals zu einer Überschreitung der oberen Grenzverweildauer nach DRG-Katalog und kosten ein Krankenhaus so bares Geld.
Wie Kliniken es richtig machen
Für die interne Zustellung von Paketen sowie Arbeitsmaterialien sollten technische Hilfsmittel wie spezielle Software für die interne Verteilung von Sendungen aller Art genutzt werden. Hierfür bietet sich die COSYS inhouse Postverteilung an.
Funktionen und Vorteile der COSYS Software
- Jederzeit abrufbare Sendungsinformationen wie Status, Bearbeiter, Empfänger, Unterschriften und Fotos
- Schnelle, zeitsparende Bearbeitung der Eingangspost durch neuste Barcodescann Technologie
- Kein langes Hinterhertelefonieren dank automatischer E-Mail-Benachrichtigung der Empfänger.
- Einfache, intuitive Bedienung der Benutzeroberfläche inklusive Dropdown Menüs, Auswahlmöglichkeiten über Radiobuttons und Nutzung der Ampellogik während der verschiedenen Arbeitsschritte. lange Einarbeitungen und Schulungen werden vermieden.
- Modularer Aufbau der Software ermöglicht es zusätzlich benötigte Funktionen zu integrieren.
- Sammelannahmen sparen Zeit bei großen Lieferungen.
- Beschädigungen können direkt mit der integrierten Fotofunktion erfasst werden.
- Digitale Unterschrifterfassung.
- Strukturierte und standardisierte Arbeitsweise.
- Analysen und Reports zur Auswertung der internen Postbearbeitungsprozesse.
- Alles von einem Anbieter dank COSYS Komplettlösung für die Hauspost.
Bei Bedarf können Sie Software und die Hardware ganz bequem über COSYS beziehen.
Durch die Nutzung der COSYS Software für die interne Postverteilung sparen Sie innerhalb der verschiedenen Prozessschritte Zeit und schaffen die nötige Transparenz, um in Notfällen wie in unserem oben aufgeführten Beispiel schnell reagieren zu können.
COSYS Prozessdatenanalyse (PDA) für noch mehr Transparenz
Noch mehr Übersicht erhalten Sie mit unseren PDA-Auswertungen. Erkennen Sie mit wenigen Mausklicks:
- Wie lange die durchschnittlichen Durchlaufzeiten der Sendungen sind.
- Wie hoch die Beschädigungsquote der Sendungen ist und welcher Paketdienstleister diese geliefert hat.
- Welche Station die meisten Sendungen erhält.
- Die Differenz zwischen von Paketdienst zugestellten und intern ausgelieferten Sendungen.
- Welcher Paketdienstleister die meisten Sendungen liefert.
Egal, ob Echtzeitdaten oder Auswertungen über einen längeren Zeitraum, COSYS Prozessdatenanalyse macht es möglich.
Alle Daten werden während der täglichen Arbeit Ihrer Mitarbeiter mit den mobilen Datenerfassungsgeräten, Smartphones oder Tablets generiert.
COSYS Service Tipp
Wir bieten auch MDE-Geräte mit oder ohne Tastatur und Handscanner an, die sich besonders für den Gesundheitsbereich eignen, da sie einfach zu desinfizieren sind und trotzdem nicht an Funktionalität und Benutzerfreundlichkeit verlieren.
Einfache Prozessoptimierung im Krankenhaus für die interne Postbearbeitung ausprobieren
Um sich selbst mit der COSYS Software vertraut zu machen, können Sie unsere kostenlose und unverbindliche Demo App auf Ihr iOS oder Android-Gerät laden und ausprobieren. Wenn Sie eine erweiterte Version oder weitere Informationen benötigen, setzten Sie sich einfach mit uns in Verbindung. Sie erreichen uns unter: 49 5062 900 0, per E-Mail an: vertrieb@cosys.de und über den Livechat auf unserer Webseite.
FAQ:
Gemessen an dem, was Sie an Kosten sparen, aufgrund der Fehlerminimierung, ist solch eine Software nicht teuer. Die COSYS Lösung erhalten Sie bereits ab 79,50 € im Monat.
Bei COSYS können Sie direkt alles aus einer Hand beziehen. Die Hardware kann je nach Bedarf erworben oder über uns gemietet werden. Ebenfalls möglich ist der Abschluss spezieller auf Ihr Unternehmen angepasster Wartungs- und Serviceverträge.
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