Kennzahlen für interne Poststellen

Effizienzsteigerung durch die Analyse von Kennzahlen

Die Effizienz Ihrer internen Poststelle kann durch die Analyse von Kennzahlen gesteigert werden. Indem Sie regelmäßig wichtige Metriken überprüfen und auswerten, erhalten Sie wertvolle Erkenntnisse darüber, wie Ihre Prozesse optimiert werden können. Die Analyse von Kennzahlen ermöglicht es Ihnen, Engpässe zu identifizieren, Arbeitsabläufe zu verbessern und Ressourcen effektiver einzusetzen. Durch den gezielten Blick auf Daten und Fakten können Sie fundierte Entscheidungen treffen und Ihre interne Poststelle kontinuierlich weiterentwickeln. Nutzen Sie das Potenzial Ihrer Kennzahlen, um die Effizienz Ihres Unternehmens nachhaltig zu steigern.

Beispiel:

Die Auswertung der Kennzahl durchschnittliche Durchlaufzeiten zeigt an, dass es zu einem starken Anstieg dieser vorwiegend im Bereich der Sendungsannahme gekommen ist. Der Unterschied zum Vormonat ist signifikant. Um einen noch besseren Überblick zu erhalten, wird der Zeitraum der Kennzahlabfrage um 24 Monate erweitert. Nun ist gut zu erkennen, dass zwar ein leichter Anstieg um diese Jahreszeit normal ist, aber noch nie so stark ausgeschlagen ist.

Die Auswertung Anzahl der Sendungen nach Paketdienst zeigt ebenfalls einen starken Anstieg im Paketaufkommen an. Auch hier wird der Zeitrahmen der Sendungsabfrage vergrößert. Die Anzahl der Sendungen während des saisonalen Hochs gleicht sich. Der einzige Unterschied zu den vorangegangenen Jahren ist die Anzahl der Mitarbeiter, die die Sendungen entgegennehmen. Es stellt sich heraus, dass eine Arbeitskraft weniger als sonst zu dieser Zeit üblich vorhanden ist.

Mit diesem Wissen können gezielte Gegenmaßnahmen wie zusätzliches Personal oder angepasste Arbeitszeiten umgesetzt werden. Auch zukünftige saisonale Besonderheiten lassen sich durch den Einsatz von Kennzahlanalysen besser planen.

Weitere Vorteile, die durch die Analyse von Kennzahlen entstehen:

• Ermittlung von Optimierungspotenzialen durch den Vergleich der Kennzahlen mit Branchenstandards oder Benchmarks anderer Unternehmen.
• Ableitung von konkreten Maßnahmen zur Verbesserung der Effizienz, z.B. durch die Einführung neuer Arbeitsabläufe, den Einsatz von moderner Technologie oder die Schulung der Mitarbeiter.
• Überwachung der Wirksamkeit der getroffenen Maßnahmen durch regelmäßige Nachverfolgung und Analyse der relevanten Kennzahlen.
• Anpassung der Prozesse und Maßnahmen basierend auf den Ergebnissen der Kennzahlanalysen, um kontinuierliche Verbesserungen zu erreichen.

Welche Kennzahlen bieten sich für interne Poststellen an?

Für interne Poststellen gibt es eine Vielzahl von Kennzahlen, die eingesetzt werden können. Hierzu zählen unter anderem:

• Die Beschädigungsquote der Sendungen, die in einem Unternehmen eintreffen.
• Bestandsänderungen, die sich aus der Differenz der vom Paketdienst erhaltenen zu den intern zugestellten Sendungen ergibt.
• Die Top-Empfänger, welche sowohl einzelne Personen als auch Abteilungen sein können.
• Verzögerte Sendungen, also jene Sendungen, die nach einer frei wählbaren Anzahl von Tagen nicht zugestellt wurden.
• Auswertung der Zustellungsarten. So lässt sich erkennen, wie die verschiedenen Sendungen Ihren Zielempfänger erreicht haben. War es ein interner Zusteller, wurde die Sendung persönlich an der Poststelle oder aus einem internen Paketschrank abgeholt.

Echt und Langzeitdaten immer per Knopfdruck abrufbereit

Einzelauswertungen schaffen durch frei einstellbare Detailebenen eine transparente Übersicht über die Vergangenheit und ermöglichen Prognosen für zukünftige Ereignisse. Doch was ist mit dem Hier und Jetzt? Dafür gibt es sogenannte Dashboards, die alle wichtigen Echtzeitinformationen enthalten. Kommt es nun zu Störungen im Tagesgeschehen, werden diese sichtbar und ermöglichen Unternehmen so, gezielte Gegenmaßnahmen einzusetzen. Dies reduziert die Zeit, die ohne solch ein Tool benötigt wird, erheblich.

• Die Störung wird sofort erkannt und richtet nicht unbemerkt Schaden an.
• Der Auslöser kann schnell identifiziert werden.
• Gezielte Maßnahmen können eingesetzt und in Echtzeit auf Ihre Funktionalität überwacht werden.

Die Bedeutung von Kennzahlen in der internen Poststelle

Abschließend kann gesagt werden: In der internen Poststelle spielen Kennzahlen eine entscheidende Rolle. Sie dienen nicht nur als Messinstrument, sondern liefern auch wichtige Einblicke in Prozesse und Abläufe. Durch die Analyse von Kennzahlen können Schwachstellen identifiziert und Effizienzsteigerungen erzielt werden. Transparenz über Kosten und Ressourcen ermöglicht zudem eine gezielte Optimierung, die langfristig zu Kosteneinsparungen führt. Mit einem fundierten Verständnis für Kennzahlen kann Ihre interne Poststelle effektiver arbeiten und sich erfolgreich auf die Bedürfnisse des Unternehmens ausrichten.

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