Bearbeitung der Eingangspost: Tipps und Tricks
Manuell oder digital, was Sie bei der Eingangspostbearbeitung beachten sollten.
Wann sollte die Eingangspost bearbeitet werden? Wie wird die Bearbeitung effizienter? Was gibt es dabei zu beachten? Wir geben Ihnen Tipps zur effizienten Bearbeitung Ihrer Eingangspost.
2022-11-23
Den richtigen Zeitpunkt für die Bearbeitung der Eingangspost wählen
Der beste Zeitpunkt für die Bearbeitung der Eingangspost ist, sofort nach dem Eintreffen. Dies gilt insbesondere dann, wenn Sie ein Unternehmen führen oder eine Organisation leiten. Denn, wenn sie direkt bearbeitet wird, ist die Wahrscheinlichkeit geringer, dass die Sendung in Vergessenheit gerät und eventuell verloren geht. Sollte eine direkte Bearbeitung nicht möglich sein, ist es wichtig einen geordneten Bereich für die erhaltenen Sendungen zur Verfügung zu haben, in dem bereits erfasste und noch nicht erfasste Sendungen voneinander getrennt stehen.
Wie man die Eingangspost effizienter bearbeitet
- Nutzen Sie ein Posteingangs-System
Legen Sie fest, wo Sendungen, die in Ihrem Unternehmen eintreffen, gelagert und bearbeitete werden. Tun Sie das nicht, kann es schnell zu einem Chaos kommen. Sendungen werden überall im Unternehmen abgelegt und die interne Zustellung verzögert sich, da die entsprechenden Briefe, -Pakete und anderen Sendungen erst gesucht werden müssen. Neben dem erheblich größeren Zeitaufwand kann ein ineffizientes Eingangspostverfahren auch zu unnötigen Kosten und verärgerten Mitarbeitern führen.
- Seien Sie organisiert
Um die Bearbeitung Ihrer Eingangspost effizient zu gestalten, ist es wichtig, organisiert zu sein. Dies bedeutet nicht nur, dass Sie ein gutes System haben, sondern auch, dass Sie Ihre Zeit gut planen und Prioritäten setzen. Versuchen Sie außerdem, unnötige Papierarbeit zu vermeiden. Dies spart nicht nur Zeit bei der Bearbeitung der Eingangspost, sondern reduziert auch das Risiko von Fehlern und Verlust von Informationen.
Was man beim Bearbeiten der Eingangspost beachten sollte
- Man sollte sich die Zeit nehmen und die Eingangspost sorgfältig durchsehen. Es ist wichtig, alle Absenderadressen und Poststempel korrekt zu lesen, um sicherzustellen, dass keine wichtige Post übersehen wird.
- Danach sollte man die einzelnen Briefe und Pakete genau sortieren, um sicherzustellen, dass alle Sendungen beim richtigen Empfänger landen. Dazu kann man entweder einen Ordner für jeden Absender anlegen oder die Eingangspost nach dem Inhalt sortieren.
- Wenn alles geprüft und sortiert ist, sollte man die Post an die jeweiligen Empfänger weiterleiten. Dazu kann man entweder eine E-Mail schreiben oder den Brief persönlich übergeben.
- Zum Schluss muss man noch alle Unterlagen ordentlich abheften und archivieren, damit im Falle einer Rücksendung oder eines Reklamationsfalls alles schnell gefunden werden kann.
Warum eine gute Bearbeitung der Eingangspost wichtig ist
Die gute Bearbeitung der Eingangspost ist für ein Unternehmen von großer Bedeutung. Denn nur, wenn die Mitarbeiter in der Lage sind, die Post zuverlässig zu sortieren und an die richtige Stelle weiterzuleiten, können sie effektiv arbeiten. Die gute Bearbeitung der Post ist daher ein wichtiger Erfolgsfaktor für jedes Unternehmen.
Für noch mehr Effizienz bei der Bearbeitung der Eingangspost lohnt es sich über die Anschaffung einer geeigneten Software nachzudenken. Probieren Sie doch einfach kostenlos und unverbindlich die COSYS Ident GmbH Lösung auf Ihrem Android oder Apple Gerät aus und überzeugen Sie sich selbst.
Prozessdatenanalyse für die interne Postverteilung und die Eingangspostbearbeitung
Noch mehr Überblick über die einzelnen Prozesse und die Eingangspostbearbeitung erhalten Sie mit unserer Prozessdatenanalyse (PDA). Diese verschafft Ihnen in übersichtlichen Auswertungen verschiedener Kennzahlen eine transparente Übersicht. Störungen innerhalb der verschiedenen Prozesse können so schnell und unkompliziert aufgedeckt werden. Durch das Wissen, wo sich die Engpässe befinden, können gezielte Gegenmaßnahmen eingesetzt werden.
Mehr über die verschiedenen Auswertungen und welche Vorteile PDA Ihnen bietet, erfahren Sie im nachfolgenden Video. Gerne beraten wir Sie auch persönlich.
FAQ:
Durch die verzögerte Bearbeitung wird ebenfalls die Zustellung an den Zielempfänger verzögert. Enthalten die Sendungen unter anderem wichtige Arbeitsmaterialien, hat dies Auswirkungen auf die Produktivität innerhalb anderer Unternehmensprozesse.
Mit einer Softwarelösung sparen Sie Zeit durch verkürzte, standardisierte Arbeitsschritte. Da Sie technische Hilfsmittel wie Barcodescanner nutzen, um die Eingangspost zu bearbeiten
Jedes Unternehmen handhabt die Postbearbeitung anders. Hier kommt es auf den Umfang der Sendungen an. Wird eine manuelle Dokumentation auf Papier oder in Exceltabellen genutzt, gibt es häufig starke Unterschiede.
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