Akkurater Lagerbestandswert mit der COSYS Inventur Software
Der Lagerbestandswert spielt eine zentrale Rolle in der Apothekeninventur – sowohl aus betriebswirtschaftlicher als auch steuerlicher Sicht. Er zeigt nicht nur, wie viel Kapital im Warenlager gebunden ist, sondern beeinflusst auch direkt den Jahresabschluss und die Gewinnermittlung.
Was ist der Lagerbestandswert?
Der Lagerbestandswert bezeichnet den finanziellen Gesamtwert aller Waren und Artikel, die sich zu einem bestimmten Stichtag im Lager eines Unternehmens befinden. In Apotheken umfasst dieser Wert unter anderem Medikamente, Medizinprodukte sowie andere apothekenübliche Handelswaren. Dieser Wert ist nicht nur eine wichtige Kennzahl für das interne Controlling und die Liquiditätsplanung, sondern hat auch steuerrechtliche Relevanz. Ein zu hoher Lagerbestand bindet Kapital, das anderweitig produktiver eingesetzt werden könnte, während ein zu niedriger Bestand die Lieferfähigkeit und damit die Kundenzufriedenheit gefährdet.
Im Rahmen der Inventur spielt der Lagerbestandswert eine zentrale Rolle. Durch die körperliche Bestandsaufnahme (Zählung der vorhandenen Waren) und den Abgleich mit den Soll-Daten aus dem Warenwirtschaftssystem lässt sich der tatsächliche Lagerbestand verlässlich ermitteln. Dieser Wert wird anschließend in der Bilanz des Unternehmens als Teil des Umlaufvermögens ausgewiesen und fließt in die Bewertung des Jahresabschlusses ein.
Für Apotheken, die zur ordnungsgemäßen Buchführung verpflichtet sind, ist die Ermittlung des Lagerbestandswerts gesetzlich vorgeschrieben (§ 240 HGB). Neben der steuerlichen Bewertung dient der Lagerwert auch als Grundlage für betriebswirtschaftliche Entscheidungen - etwa zur Optimierung der Lagerhaltung, zur Reduktion von Kapitalbindung oder zur Planung von Nachbestellungen.
Typische Fehler bei der Ermittlung des Lagerbestandswerts und wie Apotheken sie vermeiden
Bei der Bewertung des Lagerbestands in Apotheken können verschiedene Fehlerquellen dazu führen, dass der tatsächliche Wert verzerrt oder unvollständig erfasst wird - mit teils erheblichen Folgen für die Bilanz, die Steuererklärung und die betriebswirtschaftliche Analyse.
Ein häufiger Fehler besteht in der Verwendung der falschen Preisgrundlage. Statt des Einstandspreises - also dem tatsächlichen Einkaufspreis inklusive Nebenkosten - wird fälschlicherweise der Verkaufspreis herangezogen. Dies führt zu einer erheblichen Überbewertung des Lagerbestands und kann zu falschen wirtschaftlichen Rückschlüssen führen.
Ebenso werden oft Ladenhüter oder Altbestände übersehen, da sie in der täglichen Warenbewegung kaum noch auffallen. Diese Artikel sind zwar noch vorhanden, werden aber nicht aktiv gezählt oder bewertet, obwohl sie Kapital binden und ihren Wert mit der Zeit möglicherweise verlieren - etwa durch nahes Verfallsdatum oder veraltete Verpackung.
Ein weiteres Problem stellen nicht erfasste oder falsch verbuchte Artikel dar. Werden Artikel bei Wareneingang nicht korrekt ins System übernommen oder bei der Inventur übersehen, entstehen Inventurdifferenzen, die sich direkt auf den Lagerwert auswirken. Auch doppelte Buchungen oder falsche Lagerplatzzuweisungen können den Überblick erschweren und zu Fehlbewertungen führen.
Schließlich werden häufig Rückgaben und Retaxationen nicht berücksichtigt. Artikel, die an den Großhandel zurückgeschickt wurden oder im Rahmen von Retaxierungen durch die Krankenkasse nicht abrechenbar waren, müssen korrekt aus dem Bestand ausgebucht werden. Geschieht das nicht, tauchen sie fälschlicherweise weiterhin im System auf und verfälschen die Bewertung des Lagerwerts.
Diese Fehlerquellen zeigen, wie wichtig eine präzise und digital gestützte Inventur ist - denn nur mit einem realistischen Lagerbestandswert lassen sich wirtschaftlich fundierte Entscheidungen treffen und rechtliche Vorgaben zuverlässig erfüllen.
Mit der Inventur Software von COSYS zu korrekten Lagerbestandswerten
Eine präzise und zeitsparende Bestandsaufnahme ist für Apotheken nicht nur gesetzliche Pflicht, sondern auch betriebswirtschaftlich essenziell. Mit der COSYS Inventur Software gelingt die Inventur effizient, transparent und revisionssicher - vor allem dann, wenn Artikel im Vorfeld korrekt mit ihrem Einstandspreis (EK) hinterlegt werden. Über die COSYS Inventur App lassen sich Artikel mit Pharmazentralnummern ganz einfach per Barcode Scan erfassen. Die App greift dabei auf die zuvor importierten Stammdaten aus dem Warenwirtschaftssystem zu, in denen unter anderem der Einstandspreis enthalten ist. So werden nicht nur die Artikelmengen gezählt, sondern automatisch auch die richtigen Warenwerte berücksichtigt.
Rückgaben oder Retaxationen welche nicht korrekt aus dem Warenbestand ausgebucht wurden sind auch kein Problem mehr. Rückgaben und retaxierte Artikel können im Vorfeld der Inventur als separat markierte Positionen über eine Stammdatendatei aus dem Warenwirtschaftssystem oder der Retourenverwaltung in die App importiert werden. In der Inventur App sind diese Artikel beim Scannen entsprechend gekennzeichnet - z. B. mit einem Hinweis wie Rückgabeartikel - nicht erfassen oder einer farblichen Markierung.
Die intuitive Benutzeroberfläche und die Unterstützung durch mobile Inventurscanner sorgen dabei für eine einfache Bedienung, selbst bei großen Lagerbeständen oder Filialstrukturen. Dies ist vor allem dann vorteilhaft, wenn Personalkapazitäten begrenzt sind und Apothekenmitarbeiter wenig technisch versiert sind.
Durch die präzise Mengenerfassung stellt die Inventur App sicher, dass fehlerhafte Zählungen vermieden und Inventurdifferenzen zuverlässig reduziert werden.
Nach Abschluss der Bestandsaufnahme werden die erfassten Daten automatisch in das angebundene Backend übertragen. Dort stehen sie Ihnen im COSYS WebDesk zur Verfügung, wo sie anhand individuell definierbarer Kriterien detailliert ausgewertet werden können. Inventurdifferenzen lassen sich schnell und übersichtlich über entsprechende Differenzlisten einsehen, wodurch gezielte Nachkontrollen und Korrekturen möglich sind. Darüber hinaus ermöglicht die grafische und monetäre Auswertung im WebDesk auch die Identifikation von Ladenhütern und nicht rotierenden Artikeln - eine wertvolle Unterstützung bei der Sortimentsoptimierung und Lagerplatznutzung.
Fazit
Der Lagerbestandswert ist eine zentrale Kennzahl in der Apothekenführung - sowohl für die wirtschaftliche Steuerung als auch für die rechtssichere Bilanzierung. Eine präzise Inventur bildet die Grundlage für seine korrekte Ermittlung. Doch in der Praxis schleichen sich schnell Fehler ein: falsche Preisgrundlagen, übersehene Altbestände oder unberücksichtigte Rückgaben können den Lagerwert erheblich verzerren und die Aussagekraft der Zahlen mindern.
Mit der COSYS Inventur Software lassen sich diese Herausforderungen wirkungsvoll bewältigen. Die Kombination aus mobiler Inventur App, automatischer Mengenerfassung, intelligenter Datenverarbeitung und umfassender Auswertung im WebDesk sorgt für maximale Transparenz und Genauigkeit. Rückgaben und retaxierte Artikel werden eindeutig gekennzeichnet, Ladenhüter lassen sich gezielt identifizieren, und Differenzen werden zuverlässig aufgezeigt.
Apotheken erhalten damit nicht nur eine rechtssichere Grundlage für ihren Jahresabschluss, sondern auch ein leistungsstarkes Werkzeug zur Optimierung von Lagerbestand, Kapitalbindung und Sortimentsstrategie. So wird die Inventur von einer oft ungeliebten Pflicht zu einem echten Mehrwert für die Apotheke.
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