Die Prozessdatenanalyse als Schlüssel zur Prozessoptimierung
Einordnung der Prozessdatenanalyse in die Prozessoptimierung
Mit der neuen COSYS PDA Lösung erhalten Sie transparente Einblicke in die Prozesse der internen Hauspost. So können Sie diese stetig weiterentwickeln. Dank der ganzheitlichen Ansicht der verschiedenen Prozesse lassen sich uneffiziente Prozesse schnell identifizieren.
2022-07-29
Die Prozessdatenanalyse (PDA) ist ein Schlüsselinstrument zur Prozessoptimierung. Sie umfasst die Erhebung, Aufbereitung und Analyse von Daten. Die Ergebnisse der Prozessdatenanalyse dienen als Entscheidungsgrundlage für die Weiterentwicklung des betrieblichen Prozesses. Das Ziel der PDA ist es, den Ablauf eines Prozesses zu verstehen und Verbesserungspotenziale zu identifizieren.
Zielsetzung der Prozessdatenanalyse
Mit einer Prozessdatenanalyse wird die Qualität von Produkten und Dienstleistungen sichergestellt. Aufgrund der steigenden Qualitätsanforderungen der Kunden an die Unternehmen ist es jedoch zunehmend schwieriger geworden, diese Qualitätsniveaus dauerhaft zu halten. Gleichzeitig steigen die Kosten für die Erbringung der Dienstleistungen. Durch eine Prozessdatenanalyse können Unternehmen Abläufe identifizieren, die ineffizient sind und Kostenvorteile generieren. Zudem kann eine PDA auch helfen, Schwachstellen in den Prozessen zu erkennen und so die Qualität der Produkte und Dienstleistungen zu verbessern.
Ergebnisse der Prozessdatenanalyse
Auch wenn die Prozessdatenanalyse in der Industrie bereits etabliert ist, stoßen viele Unternehmen noch auf Probleme bei der Umsetzung. Oftmals liegt es daran, dass die Mitarbeiter nicht genau wissen, welche Daten relevant sind und wie diese analysiert werden sollten. Zudem gibt es häufig Schwierigkeiten beim Zugriff auf die Daten, da diese oft in unterschiedlichen Systemen gespeichert sind. Deshalb ist es wichtig, dass die Prozessdatenanalyse von Anfang an richtig geplant und durchgeführt wird. Nur so können Fehler vermieden und die Prozesse optimiert werden. Denn nur wenn alle relevanten Daten berücksichtigt werden, können auch die richtigen Schlüsse gezogen und die Prozesse entsprechend verbessert werden.
Um Ihnen diese Arbeit abzunehmen, hat die COSYS Ident GmbH das COSYS Prozessdatenanalyse Add-on entwickelt. Mit unseren Basis Lösungen zum Beispiel im Bereich der internen Hauspost oder der Lagerverwaltung, generieren Ihre Mitarbeiter alle Daten, die benötigt werden, um eine aussagekräftige Analyse abzubilden. Diese können sie über das Prozessdatenanalyse Add-on ganz einfach abrufen. So haben Sie immer eine transparente Übersicht und können bei Bedarf Prozessoptimierungen vornehmen.
Folgende Auswertungen werden Ihnen unter anderem bereitgestellt:
Lagerverwaltung:
- Lagerbewegungen nach Buchungsart
- Lagerbewegungen nach Lagerplatz
- Lagerbewegungen nach Artikel
Interne Hauspostverwaltung:
- Anzahl der Lieferungen nach Kurier-Express-Dienst (KEP)
- Beschädigungsquote
- Bestandsänderungen
- Durchschnittliche Durchlaufzeiten
- Top Empfänger
Mithilfe der verschiedenen Auswertungen können Sie schnell und effizient Abweichungen innerhalb der verschiedenen Prozesse identifizieren.
Beispiel: interne Hauspost
Die Anzahl der Lieferungen nach KEP-Dienst zeigt Ihnen auf, von welchem Unternehmen Sie die meisten Sendungen erhalten. Da die Uhrzeiten der Zustellung meist innerhalb eines bestimmten Zeitfensters stattfinden, lassen sich so genug Mitarbeiter für den Empfang der verschiedenen Sendungen einplanen.
Die Beschädigungsquote gibt Aufschluss, von welchem Unternehmen Sie am häufigsten beschädigte Pakete geliefert bekommen, auf Basis dieser Grundlage können Sie weiterführende Entscheidungen über die Zusammenarbeit mit dem jeweiligen Lieferunternehmen treffen und haben aussagekräftige Dokumente zur Vorlage, die die beschädigten Sendungen belegen.
Die Bestandsänderungen zeigen Ihnen auf, wie viele Sendungen eingegangen sind und wie viele intern tatsächlich zugestellt wurden. Die Differenz daraus ergibt die Bestände. Nützlich ist diese Auswertung unter anderem für anstehende saisonale Ereignisse, denn auf Basis vergangener Daten können Sie vorab abschätzen, wie viele Mitarbeiter und Lagerplatz Sie benötigen werden, um keinerlei Prozesseinschränkungen zu haben.
Die Analyse der Durchlaufzeiten gibt Ihnen Aufschluss über die durchschnittlichen Durchlaufzeiten der Sendungen, hier erkennen Sie schnell, in welchem Bereich der internen Postverteilung Optimierungsbedarf besteht. Werden zum Beispiel in der Kategorie Eingang Poststelle hohe Durchlaufzeiten angezeigt, kann dies mit unzureichend geschultem Personal oder Personalmangel zusammenhängen.
Die Auswertung der Top-Empfänger gibt Ihnen einen Überblick der Top-10 Empfänger, erkennen Sie hier bestimmte Personen oder Abteilungen, die über einen langen Zeitraum viele Sendungen erhalten können Überlegungen zu einem weiteren Lagerplatz oder angepassten Touren getroffen werden, um so eine Prozessoptimierung hervorzurufen.
Bei allen Prozessdatenanalysen können Sie flexible Zeiträume einstellen von mehreren Jahren bis hin zu wenigen Tagen ist alles möglich, um einen Gesamtüberblick zu erhalten.
Wenn Sie mehr über unsere Basislösung für die interne Hauspostverteilung sowie das Prozessdatenanalyse Add-on wissen wollen, besuchen sie unsere Website gerne beraten wir Sie auch persönlich.
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