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Postbearbeitung, Bürowirtschaft lässt sich das miteinander vereinbaren?

Postbearbeitung, Bürowirtschaft, Effizienz und Kostensparen mit einer Lösung, wie soll das gehen?

Allein die Bürowirtschaft in vielen Unternehmen hat unzählige Aufgaben, die zuverlässig und ordentlich abgearbeitet werden müssen. Kommt dann noch die interne Postbearbeitung hinzu, wird es schnell mal unübersichtlich. Wie Ihnen digitale Lösungen helfen, alles unter Kontrolle zu behalten, lesen Sie hier.

2022-12-13

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Postbearbeitung, Bürowirtschaft, Effizienz und Kostensparen mit einer Lösung, wie soll das gehen?

Viele vorwiegend kleinere und mittelständische Unternehmen haben für Ihre interne Postbearbeitung keine eigene Abteilung. Häufig wird diese Aufgabe an bereits vorhandene Büros und ihre entsprechenden Mitarbeiter verteilt. Natürlich bedeutet dies mehr Aufwand für diese Mitarbeiter. Wichtig ist es in diesem Fall eine effiziente Vorgehensweise zu entwickeln.

Schnellere Verarbeitung von Eingängen und der internen Zustellung

Eine gute interne Postbearbeitung kann die Verarbeitung von Eingängen der internen Zustellung erheblich beschleunigen. Durch die Zusammenfassung aller eingehenden und zuzustellenden Sendungen an einem Ort, können Mitarbeiter schneller auf alle wichtigen Informationen zugreifen. Diese Zentralisierung spart Zeit und verhindert, dass wichtige Sendungen verloren gehen.

Kosteneinsparung durch Automatisierung des Prozesses

Reduzierte Papierkosten und Ressourcennutzung

Eine effiziente interne Postbearbeitung ist eine großartige Möglichkeit, Personal- sowie Papierkosten und die allgemeine Ressourcennutzung zu reduzieren. Durch die Automatisierung der Verarbeitung und Weiterleitung von Sendungen können Unternehmen erhebliche Zeit- und Kosteneinsparungen erzielen. Gleichzeitig wird die Umweltbelastung durch den Ressourcenverbrauch wie zum Beispiel Papierformulare reduziert.

Wie man eine effizientere interne Postbearbeitung implementiert

Eine effizientere interne Postbearbeitung kann durch die Einführung eines Postbearbeitungsprozesses herbeigeführt werden. Dieser Prozess sollte folgende Schritte beinhalten:

  1. Zuweisung der Post an die richtige Person
  2. Bearbeitung der Post durch die zuständige Person
  3. Tracking der Post, um sicherzustellen, dass sie ihr Ziel erreicht hat

Ein weiterer wichtiger Faktor ist der Einsatz einer Softwarelösung. Statt der manuellen Ausführung und Nachverfolgung der Prozesse kann Ihnen eine solche Lösung, wie sie etwa die COSYS Ident GmbH anbietet, Erleichterung verschaffen. Die Sendungen werden per Scan in einer Datenbank hinterlegt und alle Informationen sind jederzeit abrufbar. Egal, ob Fotos von Beschädigungen, digitale Unterschriften oder der aktuelle Status.

Ebenfalls nicht zu unterschätzen ist die Transparenz der Prozesse, die durch den Einsatz einer digitalen Lösung erzielt wird. Die COSYS Ident GmbH bietet unter anderem das Add-on an, die Prozessdatenanalyse (PDA) an. Alle Daten, die Ihre Mitarbeiter während der täglichen Arbeit generieren, werden in übersichtlichen Auswertungen dargestellt. Hier handelt es sich nicht nur um die Darstellung der Echtzeitdaten. Auch die Abfrage weiter zurückliegender Zeiträume (Historiendaten) stellt kein Problem dar.

So erkennen Sie ohne Probleme akute Einschränkungen innerhalb der verschiedenen Prozesse, aber auch saisonale Unterschiede aus vorangegangenen Zeiträumen, die Sie in die zukünftige Planung einbeziehen können.

PDA Auswertung: Anzahl der Sendungen nach Paketdienst

Welcher Paketdienstleister liefert die meisten Sendungen? Mit dieser Analyse finden Sie es heraus und können anhand der Informationen zum Beispiel das Personal zu den Lieferzeiten bereit halten

PDA Auswertung: Beschädigungsquote

Alle Beschädigungen ebenfalls aufgelistet nach KEP-Dienst.

PDA Auswertung: Bestandsänderung

Die Differenz zwischen den empfangenen und intern zugestellten Sendungen wird Ihnen hier übersichtlich dargestellt.

PDA Auswertung: Durchlaufzeiten

Alle Durchlaufzeiten abgeschlossener Sendungen. Für noch größere Transparenz sorgt die Einteilung in Kategorien wie - Eingang Poststelle - oder - innerbetrieblicher Transport-

PDA Auswertung: Top Empfänger

Welche Abteilung oder welcher Mitarbeiter erhalten die meisten Sendungen? Die Auswertung der Top-Empfänger verschafft Ihnen eine Übersicht.

Die Vorteile liegen also klar auf der Hand, Ihre Büromitarbeiter haben neben der Bearbeitung der internen Post dank des Einsatzes einer digitalen Alternative genug Zeit, um sich auf die eigentlichen Kernaufgaben zu konzentrieren. Kosten werden gespart und die Effizienz nachhaltig gesteigert.



FAQ:



Das kommt ganz auf den Anbieter der jeweiligen Software an. Gute Software bedeutet aber nicht gleich teuer. Auf lange Sicht gesehen ist eine Softwarelösung die günstigere Alternative, da Sie Ihnen Kosten, die durch fehlerhafte Zustellungen oder den Verlust von Sendungen entstehen, erspart.

Auch hier ist es zu einem großen Teil natürlich Anbieter abhängig. Bei der COSYS Ident GmbH bezahlen Sie 79,50 pro Monat und können bei Bedarf auch die Hardware erwerben oder mieten. Über die genauen Details beraten wir Sie gerne persönlich, um Ihnen ein kosteneffizientes Angebot zu machen.

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