Postbearbeitung im Unternehmen
Wie die Postbearbeitung Stress vermeidet
Der Postbearbeitungs-Ablauf beschreibt den Umgang mit internen und externen Versandartikeln, welche unter Post zusammengefasst werden können. Dazu gehören Briefe, Einschreiben, Pakete oder Paletten als physische, und E-Mails als digitale Post. Im Verlauf dieses Beitrags werden Sie kennenlernen, wie die Postbearbeitung in Unternehmen gehandhabt werden müsste und welche Vorteile dies hat.
2023-09-26
Grundlagen der Postbearbeitungs-Abläufe: Was ist zu beachten?
Grundsätzlich gilt die Postbearbeitung als ein elementarer Bestandteil eines Unternehmens und sollte dementsprechend behandelt werden. Dazu zählen die sorgfältige Organisation und Planung sowie die Kennzeichnung der Post und Empfänger möglichst in einem System. Auch die Dokumentation der Zwischenschritte ist ein bedeutender Aspekt. Ohne eine erfolgreiche Postbearbeitung wird ein Unternehmen an Effizienz und Produktivität verlieren, da der Informationsfluss behindert wird.
Wie ist der ideale Postbearbeitungs-Ablauf?
Es beginnt mit der Annahme von Sendungen, welche direkt per Barcode identifiziert und somit das erste Mal im System erfasst werden. Weiter geht es mit der Verarbeitung dieser Sendungen, welche jetzt einem Absender, einem Empfänger, einer Bestellnummer und einer Verpackungseinheit zugeordnet werden. Je nach Aufbau des Unternehmens, geht es dann weiter mit der Einlagerung oder auch schon der Auslieferung oder Selbstabholung. Die Einlagerung erfolgt durch eine Zuweisung eines Lagerplatzes oder Ladungsträgers, welche die Sendungen temporär aufbewahren, bis sie abgeholt oder ausgeliefert werden können. Die Selbstabholung wird dann über ein System digital dokumentiert. So weiß jeder Mitarbeiter, dass eine Sendung bereits vom Empfänger selbst abgeholt wurde oder noch wird. Ein optionaler Schritt ist dann die Verladung, welche prinzipiell vor der Auslieferung stattfinden kann und den Prozess des Verladens auf ein Auslieferungsfahrzeug einbezieht. Der folgende Schritt ist die Auslieferung und somit der vermutlich wichtigste für den Empfänger. Bei dieser wird dokumentiert, ob und wer die Sendung annehmen konnte, wo die Sendung abgestellt werden soll und es erfolgt eine digitale Unterschrift. Optional können dann noch Prozesse wie die Retoure oder der Scan auf Lager einbezogen werden, welche in jedem Fall eine fehlerhafte Zustellung aussagen.
Tipps für eine effiziente Organisation von ein- und ausgehender Post
Eine möglichst effiziente Variante der Postbearbeitungs-Abläufe liegt in der Digitalisierung. Viele Unternehmen müssen aufgrund der Arbeit mit Zettelwirtschaft Sendungsverluste oder Beschädigungen erleiden, was sie im Endeffekt Ressourcen kostet. Dem kann mit einer ausreichend übersichtlichen digitalen Anwendung entgegengewirkt werden. So kann konstant mitgeschrieben werden, an welcher Stelle eine bestimmte Anzahl von Sendungen verloren gegangen ist oder beschädigt wurde. Eine Funktion der Fotoerfassung hilft hierbei zusätzlich zu einer ausgiebigen Rückmeldung. Für den Fall, dass ein Unternehmen weiterhin mit Stift und Papier arbeitet, sollte eine ausführliche Statusangabe über die Sendungen an den Empfänger genügen.
Die Bedeutung einer sorgfältigen Sortierung und Ablage von Unternehmenspost
Die Relevanz einer ausgeprägten und übersichtlichen Sortierung und Ablage macht sich bezahlt und bemerkbar, sobald man einen Kommissionierauftrag hat. Falls dann keine Sortierung oder Ablage stattgefunden hat oder kein Mitarbeiter darüber informiert wurde, wird die Auswahl der benötigten Post deutlich schwieriger. Damit es für den Kommissionierbeauftragten leichter wird, können Postbearbeitungssysteme in Betracht gezogen werden, die bereits eine digitale Sortierung vornehmen. Diese sollten an die betriebsinternen Bedingungen angepasst und dann nur noch in der Realität übernommen werden. Hier lässt sich erneut die Fotoerfassung einbauen, falls der Lieferant eine falsche Stelle für die Ablage gewählt hat.
Wichtige Aspekte beim Versand von Paketen oder Einschreiben
Ein bedeutender Aspekt ist, dass durch den gesamten Prozess der Postbearbeitung eine Sendungsverfolgung empfehlenswert ist. Damit ist der Empfänger jederzeit über den Status und Ort seiner Sendung informiert. Außerdem sollte Wert auf richtige Foto- und Unterschriftenerfassung gelegt werden, damit keine Post in falsche Hände gerät. Darüber hinaus wäre ein Benachrichtigungssystem über E-Mail oder SMS eine gute Option. So werden sowohl der Empfänger als auch andere Mitarbeiter darüber informiert, dass die Sendung angekommen ist oder abgeholt wurde. Abschließend können Prozessdatenanalysen durchgeführt werden, welche in Form von Dashboards angezeigt werden. Dies sind Statistiken und Bilanzen, welche aus den erfassten Daten gezogen und dann zu Dashboards weiterverarbeitet werden.
Fazit
Der Postbearbeitungs-Ablauf ist mit der richtigen Herangehensweise ein Schlüsselelement zur Performance eines Unternehmens. Sie sollte daher mit entsprechendem Aufwand behandelt werden. Dazu gilt es aber nicht nur auf den Standardablauf Wert zu legen, sondern auch auf die Funktionen, welche als Zusatz hilfreich sein können.
FAQ
Alle Unternehmen, die interne Post verwalten müssen oder sich untereinander Briefe oder Pakete schicken, sollten auf ein Postbearbeitungssystem zurückgreifen. Selbst die kleinsten Mengen an Versandverkehr können zu Stress und Problemen führen, wenn sie nicht vernünftig bearbeitet werden.
Man kann anstelle des Auslieferungsprozesses auch ein Postfach oder einen Paketschrank verwenden. Dieser Prozess muss allerdings auch dokumentiert und möglichst an ein System angebunden werden, damit jeder Mitarbeiter über den Status der Sendung informiert ist.
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