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Sind Ihre Postbearbeitungs-Aufgaben richtig verteilt?

Die Aufgaben der internen Postbearbeitung effizient verteilen

Die Post stapelt sich, die ersten Mitarbeiter Beschwerden erreichen Sie und trotz ausreichender Mitarbeiter scheint die interne Postbearbeitung nicht zu funktionieren. Welche Ursachen dahinterstecken und wie Sie Ordnung in das Chaos bringen können, lesen Sie hier.

2022-12-08

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Die Ursachen für ein chaotisches Postsystem

Die Ursachen für ein chaotisches Postsystem sind vielfältig. Zunächst einmal muss man sich die Frage stellen, wie das Postsystem überhaupt organisiert ist. In vielen Unternehmen wird die interne Hauspost von der Sekretärin oder dem Sekretär verantwortet. Dies ist nicht immer die beste Lösung, da diese Person häufig mit anderen Tätigkeiten voll ausgelastet ist und sich daher nicht auch noch um die Postbearbeitungs-Aufgaben kümmern sollte. Oft fehlt es auch an einer klaren Struktur und Organisation, sodass das Postsystem chaotisch wirkt.

Bei anderen Unternehmen hingegen wird das Postsystem aufgrund der Menge an Mitarbeitern unübersichtlich. Gerade bei einer händischen Übertragung der verschiedenen Sendungsinformationen geschehen oft Fehler. Die Mitarbeiter nutzen unterschiedliche Herangehensweisen, was zu Fehlern in der Durchführung führen kann. Häufige Konsequenzen sind, Überforderung der Mitarbeiter und daraus resultierende Verzögerungen in der Zustellung

Bei einer digitalen Lösung, also einer Software, die klare Strukturen vorgibt, ist die Anzahl der Mitarbeiter nebensächlich. Die Software gibt eine genaue Handlungsreihenfolge vor und leitet die Mitarbeiter so durch die verschiedenen Prozesse der internen Hauspost.

Wie können Sie Ihre interne Hauspost organisieren?

Wenn die interne Hauspost ein einziges Chaos ist, dann sollten Sie überlegen, wie sie besser organisiert werden kann. Hier sind einige Tipps, stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter wissen:

Zu den Postbearbeitungs-Aufgaben zählen unter anderem auch, dass:

Einfacher wird es auch hier, wenn Sie auf eine digitale Alternative zurückgreifen, da viele der aufgelisteten Tipps zum Standard einer Softwarelösung gehören. Zusätzlich ist es viel unkomplizierter, die Prozesse innerhalb der Postbearbeitung zu überwachen und bei Bedarf zu verbessern und anzupassen.

Tipp

Mit COSYS Prozessdatenanalyse (PDA) Add-on erhalten Sie auf Basis Ihrer erfassten Daten eine transparente Übersicht der internen Hauspost Prozesse

PDA Auswertung: Anzahl der Sendungen nach Kurier,-Express und Paketdienst (KEP-Dienst)

Hier haben Sie alle Sendungen der verschiedenen KEP-Dienste immer im Blick.

PDA Auswertung: Beschädigungsquote

Alle Beschädigungen ebenfalls aufgelistet nach KEP-Dienst.

PDA Auswertung: Bestandsänderung

Die Differenz zwischen den empfangenen und intern zugestellten Sendungen wird Ihnen hier übersichtlich dargestellt.

PDA Auswertung: Durchschnittliche Durchlaufzeiten

Hier werden Ihnen die durchschnittlichen Durchlaufzeiten angezeigt. Wie lange haben die Sendungen durchschnittlich gebraucht, um zugestellt zu werden.

PDA Auswertung: Top-Empfänger

Wer erhält die meisten Sendungen im Unternehmen? Wäre ein Lagerplatz in der Nähe des Empfängers sinnvoll?

Warum ist die Organisation der internen Hauspost wichtig?

Ohne einen ordentlichen Ablauf kann die interne Hauspost chaotisch werden, was zu Verzögerungen führen kann. Das bedeutet im schlimmsten Fall fehlende Arbeitsmittel in weiterführenden Prozessen, die auf die Sendungen dringend angewiesen sind. Die Organisation der internen Hauspost sollte daher stets sorgfältig geplant und überwacht werden.

Um die interne Hauspost noch effizienter zu organisieren und Verzögerungen durch ineffiziente Arbeitsweisen zu vermeiden, sollten Sie sich überlegen, eine Software zur Unterstützung Ihrer Hauspostprozesse zu nutzen. Die bietet mit ihrer Inhouse Paketmanagement Lösung die optimale Grundlage, um einem Hauspostchaos zu entgehen und den Blick auf die Kernaufgaben Ihres Unternehmens zu richten.

Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob eine Software auch für Ihr Unternehmen infrage kommt, testen Sie doch kostenlos und unverbindlich auf Ihrem Apple oder Android-Gerät die COSYS Postverteilung Demo App.



FAQ:



Viele unterschätzen den Nutzen einer funktionierenden internen Postbearbeitung. Aber gerade Unternehmen, die auf wichtige Sendungen angewiesen sind, die unter anderem Arbeitsmaterialien wie Proben enthalten, sollten zu einer digitalen Lösung greifen. Denn bei der manuellen Bearbeitung kommt es nicht selten zu Fehlern, die unerwünschte Verzögerungen nach sich ziehen. Störungen der weiterführenden Prozesse sind die Folge.

Gute Software muss nicht teuer sein. Zudem unterstützt eine Software Sie dabei, die Prozesse innerhalb der internen Postbearbeitung effizient zu halten, was zu langfristigen Kosteneinsparungen führt.

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