Wie funktioniert die Postverteilung im Unternehmen?
Warum eine digitale Postverteilung für Ihr Unternehmen sinnvoll ist
Die Postverteilung ist ein sehr wichtiger Prozess, der oft vernachlässigt wird, der aber sicherstellen soll, dass alle Mitarbeiter die für sie relevanten Waren und Informationen rechtzeitig erhalten.
- Die Bedeutung der Postverteilung im Unternehmen
Die Postverteilung im Unternehmen ist ein sehr wichtiger Prozess, der oft vernachlässigt wird. Es ist äußerst wichtig, dass die Post korrekt und pünktlich verteilt wird, da dies Auswirkungen auf die Leistung und das Wohlbefinden der Mitarbeiter hat. In einem Unternehmen gibt es verschiedene Abteilungen und jede hat ihren eigenen Bereich. Die Post sollte also an die richtige Abteilung weitergeleitet werden, sodass sie zügig bearbeitet werden kann. Dies spart Zeit und vermeidet Fehler.
- Wie ist der Ablauf der Postverteilung im Unternehmen?
Die Postverteilung in einem Unternehmen ist ein wichtiger Prozess, der sicherstellen soll, dass alle Mitarbeiter die für sie relevanten Waren und Informationen rechtzeitig erhalten. Die Postverteilung kann manuell oder digital erfolgen. In den meisten Fällen wird die Postverteilung jedoch digitalisiert, um eine hohe Zuverlässigkeit und Effizienz zu gewährleisten.
Der erste Schritt der Postverteilung ist immer die Annahme der Sendungen. Hierbei dokumentieren die Unternehmen häufig noch nichts. Besonders bei größeren Lieferungen macht dies aber durchaus Sinn, um sicherzustellen, dass die richtige Anzahl an Sendungen angeliefert wurde. Im nächsten Schritt werden die Sendungen zugeordnet und sortiert.
Anschließend wird die Post an die jeweiligen Empfänger verteilt. Dies kann auf verschiedene Arten erfolgen, zum Beispiel per Botendienst oder per E-Mail. Bei wichtiger Post wird jedoch die Verteilung per Botendienst bevorzugt, da so sichergestellt werden kann, dass die Post tatsächlich ankommt.
- Welche Vorteile bietet eine digitale Postverteilung für Ihr Unternehmen?
Unternehmen können durch eine effektive Postverteilung viel Zeit und Geld sparen. Dennoch gibt es immer noch viele, die sich für eine manuelle Zustellung entscheiden. Das liegt häufig daran, dass die Vorteile der digitalen Postverteilung nicht bekannt sind oder diese Methode als unpraktisch angesehen wird. Bei anderen Unternehmen wiederum ist einfach schlicht eine mangelnde Priorisierung das Problem. Dabei bietet die Digitalisierung der Postverteilung einige entscheidende Vorteile gegenüber der manuellen Zustellung, wie zum Beispiel:
-Effizienz: Durch die digitale Bearbeitung der Post kann in fast jedem Prozess Zeit gespart und zudem an Sicherheit gewonnen werden.
-Kostenersparnis: Schwund ist häufig ein Problem, das zu hohen Kosten führt, die eigentlich nicht anfallen müssten. Mit einer Software vermeiden Sie Schwund und können zudem Personal einsparen.
-Flexibilität: Eine Software muss keinen Prozessablauf vorgeben, nach dem Sie sich richten müssen. Die Software kann Ihren individuellen Bedürfnissen zugeschnitten werden. Nicht zuletzt eine stetige Weiterentwicklung der Software wird Ihre Postverteilung dazu bringen sich selbst zu übertreffen.
Sie überlegen, in Ihrem Unternehmen Paketschränke einzusetzen, um noch mehr Flexibilität in der Zustellung und Abholung der Sendungen zu gewährleisten? Dann sprechen Sie uns gerne an. Wir bieten neben der Software für die interne Postverteilung auch Paketschränke an, die Sie passend für Ihr Unternehmen konfigurieren.
Mehr Transparenz in der internen Postverteilung mit Prozessdatenanalysen
Mehr Transparenz in der internen Postverteilung erhalten Sie mit unserer Prozessdatenanalyse (PDA).
Hier werden Ihnen auf Basis von verschiedenen Kennzahlen, Auswertungen bereitgestellt, die Ihnen eine ganzheitliche Übersicht über alle Postverteilungsprozesse bieten.
Zu den Auswertungen gehören unter anderem:
- Anzahl der Sendungen pro Paketdienst
- Beschädigungsquote
- durchschnittliche Durchlaufzeiten
- Bestandsänderungen
- Top-Empfänger
Durch frei einstellbare Zeitspannen können auf Basis der historischen Daten schnell saisonale Unterschiede erkannt werden.
Das Dashboard, welches ebenfalls ein Bestandteil von PDA ist, gibt Echtzeitinformationen zu den verschiedenen Kennzahlen aus. Optimierungspotenziale und Störungen innerhalb der einzelnen Prozesse werden so schnell und unkompliziert aufgedeckt.
Mehr über PDA und die verschiedenen Kennzahlauswertungen erfahren Sie im folgenden Video. Gerne beraten wir Sie auch persönlich.
4. Fazit
Wir können also festhalten, dass die Postverteilung im Unternehmen eine sehr wichtige Aufgabe ist. Sie sorgt dafür, dass die Briefe und Pakete zu den richtigen Mitarbeitern gelangen und dass auch keine Post verloren geht. Zudem unterstützt sie auch für die interne Kommunikation. Die Postverteilung sollte deshalb immer sorgfältig und gründlich geführt werden. Wer die Postverteilung hinten anstellt, verschenkt Potenzial.
Postverteilung ist wichtig!
Und weil das so ist, hat die COSYS Ident GmbH eine App entwickelt, die Ihnen hilft, Ihre Post effizient zu verteilen. Mit der Postverteilung können Sie sicherstellen, dass die Post zügig an die richtige Abteilung weitergeleitet wird. Dies spart Zeit und vermeidet Fehler.
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FAQ:
Die Verteilung der Post beginnt mit einer Annahme. Diese findet meistens zentral in einer Poststelle statt. Anschließend werden die Sendungen ihren Empfängern zugeordnet und eine Sortierung wird vorgenommen. Nach der Verarbeitung wird die Post zugestellt.
Die Post kann über die Wege der Postverteilung direkt in die Büros gelangen. Dafür wird die Post zentral in einer Poststelle angenommen, dort verarbeitet und anschließend verteilt.
Die Postverteilung ist ein Prozess der sich in verschiedene Schritte Gliedern lässt. Erst einmal wird die Post angenommen, anschließend wird diese verarbeitet und zugestellt.
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