Warum ist eine Lademittelverwaltung günstiger als Excel?

Digitale Palettenkonten reduzieren Verwaltungsaufwand und unnötige Ersatzkäufe

Excel erscheint bei der Verwaltung von Paletten und Behältern zunächst günstig. Die manuelle Datenerfassung, fehlende Echtzeitinformationen und unbemerkte Lademittelverluste verursachen jedoch hohe Folgekosten. Eine digitale Lademittelverwaltung automatisiert zentrale Prozesse und kann sich deshalb bereits bei kleineren Beständen rechnen.

Palettenkonto, Palettenverwaltung Palettenmanagement Lademittel Lademittelverwaltung Behälter Behältermanagement

Paletten, Gitterboxen, Container und Mehrwegbehälter sind wertvolle Betriebsmittel. Werden ihre Bewegungen nicht vollständig dokumentiert, entstehen schnell Bestandsdifferenzen, Rückfragen, Ersatzkäufe oder Streitigkeiten mit Kunden, Lieferanten und Speditionen.

Viele Unternehmen verwalten ihre Lademittel zunächst mit Excel. Mit steigenden Buchungsmengen, zusätzlichen Standorten und mehr Tauschpartnern wird diese Lösung jedoch zunehmend teuer. Verantwortlich sind weniger die Lizenzkosten als vielmehr der manuelle Arbeitsaufwand, fehlerhafte Daten und fehlende Transparenz.

Wie werden Lademittel mit Excel verwaltet?

Bei einer Lademittelverwaltung mit Excel tragen Mitarbeitende Ein- und Ausgänge manuell in Tabellen ein. Typische Spalten enthalten das Buchungsdatum, die Lademittelart, die Menge, den Kunden oder Lieferanten, die Spedition, eine Belegnummer und den aktuellen Saldo. Häufig wird für jeden Tauschpartner ein eigenes Tabellenblatt oder sogar eine separate Datei geführt.

Bei wenigen Lademittelbewegungen kann dieses Verfahren ausreichen. Mit zunehmendem Volumen entstehen jedoch typische Probleme:

Daten aus Lieferscheinen, E-Mails oder Palettenscheinen müssen manuell übertragen werden.
Zahlendreher, Formelfehler und doppelte Buchungen bleiben möglicherweise unbemerkt.
Mehrere Mitarbeitende arbeiten mit unterschiedlichen Dateiversionen.
Aktuelle Lademittelbestände sind nicht jederzeit verfügbar.
Fotos, Unterschriften und Schadensnachweise werden getrennt gespeichert.
Monatsabschlüsse und Kontenabstimmungen verursachen zusätzlichen Aufwand.

Die reine Excel-Lizenz ist vergleichsweise günstig. Microsoft bietet Microsoft 365 Apps for Business derzeit für 11 Euro pro Benutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung an. In vielen Unternehmen ist Excel ohnehin bereits vorhanden. Für den wirtschaftlichen Vergleich sind daher vor allem die Prozess-, Personal- und Fehlerkosten entscheidend. Wie funktioniert eine digitale Lademittelverwaltung?

COSYS Lademittelverwaltung

Die COSYS Lademittelverwaltung erfasst Bewegungen von Paletten, EPAL-Paletten, Gitterboxen, Containern und anderen Ladungsträgern direkt während des Logistikprozesses. Seriennummerngeführte Behälter können per Barcode gescannt werden. Bei Lademitteln ohne Seriennummer wählen Mitarbeitende den Lademitteltyp und die jeweilige Menge digital aus. Anschließend werden die Buchungen automatisch an das Backend übertragen. COSYS WebDesk können Verantwortliche aktuelle Bestände, Zu- und Abgänge, Kundenkonten und ausstehende Rückgabemengen zentral einsehen. Die Software unterstützt außerdem doppelte Palettenkonten zwischen Unternehmen, Speditionen und Kunden.

Weitere Funktionen sind unter anderem:

mobile Erfassung von Ein- und Ausgängen,
Foto- und Unterschriftenerfassung,
digitale Buchungshistorien,
Überwachung von Rückgabefristen,
automatische Buchungsbestätigungen,
PDF-Reports,
Bestands- und Bewegungsanalysen,
Auswertungen zu Beschädigungen und überfälligen Lademitteln.

Dadurch entsteht eine zentrale und nachvollziehbare Datenbasis. Unternehmen müssen nicht mehr verschiedene Excel-Dateien, Papierbelege und E-Mails miteinander abgleichen. Lademittelverwaltung vs. Excel: Was ist günstiger?

Die Basisversion der COSYS Lademittelverwaltung kostet laut Produktseite 59,50 Euro pro Monat. Darin enthalten sind eine App-Lizenz, ein WebDesk-Nutzer und das Cloud-Hosting. Erweiterte Versionen werden individuell angeboten.

Für eine spezialisierte Unternehmenssoftware ist der Einstiegspreis vergleichsweise niedrig. Bei einem angenommenen internen Vollkostensatz von 35 Euro pro Arbeitsstunde entspricht die monatliche Gebühr weniger als zwei Arbeitsstunden.

Excel ist als Software zwar günstiger. Eine Excel-basierte Lademittelverwaltung verursacht jedoch versteckte Kosten durch:

manuelle Dateneingabe,
regelmäßige Kontrollen und Korrekturen,
Abstimmungen mit Tauschpartnern,
fehlende oder fehlerhafte Buchungen,
unnötige Ersatzbeschaffungen,
nicht rechtzeitig zurückgeforderte Lademittel,
aufwendige Monatsabschlüsse,
fehlende Belege bei Reklamationen.

Eine digitale Lademittelverwaltung reduziert diese Kosten, weil Buchungen unmittelbar am Entstehungsort erfolgen. Offene Salden, überfällige Rückgaben und ungewöhnliche Bestandsveränderungen werden schneller sichtbar. Unternehmen können Lademittel früher zurückfordern, vorhandene Bestände besser verteilen und unnötige Neuanschaffungen vermeiden.

Beispielhafte ROI-Rechnung

Ein Unternehmen spart durch die digitale Erfassung und automatische Kontenführung monatlich vier Arbeitsstunden. Bei einem Vollkostensatz von 35 Euro ergibt das eine Zeitersparnis von 140 Euro.

Zusätzlich verhindert die bessere Rückverfolgung beispielsweise zwei unnötige Ersatzkäufe pro Monat. Bei einem angenommenen Wert von jeweils 18 Euro entspricht das weiteren 36 Euro Ersparnis.

Monatlicher Nutzen:
140 Euro Zeitersparnis + 36 Euro vermiedene Verluste = 176 Euro

Monatliche Softwarekosten:
59,50 Euro

Monatlicher Nettovorteil:
176 Euro &ndash 59,50 Euro = 116,50 Euro

Jährlicher Nettovorteil:
116,50 Euro × 12 Monate = 1.398 Euro

ROI:
(2.112 Euro jährlicher Nutzen &ndash 714 Euro jährliche Kosten) ÷ 714 Euro × 100 = rund 196 Prozent

Die Rechnung basiert auf bewusst einfachen Annahmen. Bereits wenige eingesparte Arbeitsstunden oder vermiedene Lademittelverluste können die monatliche Softwaregebühr übersteigen. Mögliche einmalige Kosten für Einrichtung, Hardware, Schulungen oder Schnittstellen müssen bei einer individuellen Wirtschaftlichkeitsberechnung zusätzlich berücksichtigt werden.

Fazit

Excel ist für sehr kleine Lademittelbestände und wenige monatliche Bewegungen ein günstiger Einstieg. Sobald regelmäßig Paletten, Behälter oder Gitterboxen zwischen mehreren Partnern bewegt werden, steigen jedoch die versteckten Kosten.

Die COSYS Lademittelverwaltung kostet in der Basis 59,50 Euro pro Monat und ersetzt manuelle Abstimmungen durch digitale Buchungen, aktuelle Lademittelkonten und belastbare Nachweise. Entscheidend ist daher nicht, welche Lösung den niedrigeren Lizenzpreis hat, sondern welche Lösung den wirtschaftlicheren Gesamtprozess ermöglicht.

Durch weniger Verwaltungsaufwand, geringeren Schwund und eine bessere Bestandsplanung ist eine digitale Lademittelverwaltung für viele Unternehmen langfristig günstiger als Excel.

Tipp

Mehr zum Thema Lademittelverwaltung können Sie hier nachlesen!