Postverteilung im Betrieb
Die Postverteilung im Betrieb ist ein wichtiger Prozess. Erfahren Sie mehr darüber wie Sie diesen optimieren und optimal einrichten.
Die Postverteilung stellt für Betriebe in der Regel einen zentralen Dienst dar, von dem andere Geschäftsbereiche abhängig sind. Verzögerungen und Fehler der Poststelle wirken sich somit direkt auf den Erfolg dieser Geschäftsbereiche aus. In diesem Text schildern wir Ihnen kurz und knapp, wie Sie Ihre Postverteilung im Betrieb gut aufbauen.
- Zielsetzung der Postverteilung im Betrieb
Die Zielsetzung der Postverteilung ist eindeutig erkennbar: Jeder Mitarbeiter soll seine an ihn adressierte Post schnellstmöglich und so unkompliziert wie möglich erhalten. Dabei spielt es keine Rolle, ob diese per E-Mail, Fax oder postalisch zugestellt wird. Doch die reine Zustellung ist nicht alles! Auch die Dokumentation der Wege muss sauber sein, um im Nachhinein ein Abliefernachweis zu haben. Dieser Nachweis ist insbesondere für die Postbearbeitung und -zustellung wichtig, aber auch für den Empfänger. Denn sollte es Probleme mit der gelieferten Ware geben und diese war schon vor Eintreffen beschädigt, muss dies sauber dokumentiert sein. Hierfür gibt es verschiedene Möglichkeiten, auf die im Folgenden eingegangen werden soll.
- Nutzen für den Betrieb
Ein ordentlich funktionierendes Postverteilsystem ist in einem Betrieb unerlässlich. Zugegeben, es ist nicht das aufregendste Thema, und wenn alles glatt läuft, merkt man gar nicht, wie wichtig ein solches System ist. Doch sobald irgendetwas schiefläuft, merkt man schnell, wie unorganisiert und chaotisch es sein kann, kein ordentliches Postverteilsystem zu haben.
Ein gutes Postverteilsystem hilft dem Betrieb nicht nur dabei organisiert zu bleiben und den Überblick zu behalten. Es bietet auch eine Reihe von anderen Vorteilen. Zum Beispiel können sich die Mitarbeiter so besser auf ihre Arbeit konzentrieren, da sie nicht ständig auf wichtige Sendungen warten müssen und nicht in der Poststelle nachfragen brauchen. Auch die Kommunikation im Betrieb wird dadurch verbessert, da Waren sofort weitergeleitet werden und an die richtige Stelle gelangen.
Für den Betrieb selbst hat ein ordentliches Postverteilsystem den Vorteil, dass dieser einen besseren Überblick über alle Vorgänge hat und Dinge schneller erledigt werden. Außerdem gibt es so weniger Missverständnisse oder Fehler, da Informationen nicht falsch weitergeleitet oder vergessen werden.
- Vorgehensweise bei der Postverteilung
In Zeiten des Internets und der E-Mails ist die Post im Büro seltener geworden. Dennoch treffen in Betrieben regelmäßig Post und vor allem immer mehr Pakete ein. Die Frage ist, wie Post und Pakete nun am besten verteilt werden. Natürlich könnte jeder Mitarbeiter selbst nachschauen, ob für ihn etwas dabei ist. Doch das ist oft zeitaufwendig und führt zu täglichen Unterbrechungen bei der Arbeit.
Daher sollte die Post täglich verteilt werden, sobald alle Sendungen eingetroffen sind. In besonders dringenden Fällen müssen Pakete aber auch an der Poststelle ausgegeben werden, um keine betrieblichen Prozesse zu verzögern. Wichtig ist hier besonders die Automatisierung der Kommunikation, sodass kein Mitarbeiter in der Poststelle nachfragen muss, wenn er wissen möchte, ob eine Sendung eingetroffen ist. So würden sich die Mitarbeiter nur gegenseitig von der eigentlichen Arbeit abhalten.
Bei der täglichen Zustellung wird es immer wieder vorkommen, dass Mitarbeiter nicht anzutreffen sind. In diesen Fällen sollte es in Gebäuden Abstellorte geben, in denen Pakete und Post sicher verstaut und abgeholt werden können. Wer zusätzlich Ressourcen der Poststelle sparen möchte, kann auch gänzlich auf eine persönliche Zustellung verzichten.
Um diese Vorgänge sauber zu dokumentieren, empfiehlt es sich eine Software / ein System mit mobilen Geräten und Barcodes einzusetzen. So lässt sich ohne großen Mehraufwand ein transparenter Prozess gewährleisten und ein Abliefernachweis wird erstellt.
- Ergebnisse einer guten Postverteilung
Die Ergebnisse einer guten Postverteilung sind für jeden Betrieb unterschiedlich. Dennoch gibt es einige allgemeine Punkte, die bei einer effizienten Zustellung berücksichtigt werden sollten. Zu den positiven Aspekten zählen in erster Linie Zeit- und Kostenersparnis. Vor allem im Bereich der Postbearbeitung kann man durch eine optimale Verteilung der Aufgaben viel Zeit sparen. Aber auch die abhängigen Geschäftsbereiche profitieren von einer guten Postverteilung im Betrieb. Wichtig ist die Qualität und Geschwindigkeit der Zustellung. Gut organisierte Prozesse minimieren Fehlerquellen und sorgen für eine pünktliche Lieferung.
Die Firma COSYS hat sich auf mobile Datenerfassung spezialisiert und hat speziell für die Postverteilung eine etablierte Softwarelösung, mit der viele Kunden ihre Postverteilung bereits erfolgreich optimiert haben. Hier erfahren Sie mehr: COSYS Postverteilung Software.
FAQ:
In größeren Betrieben gibt es in der Regel eine zentrale Annahmestelle (Poststelle) an den Post- und Paketsendungen angeliefert werden. Dort müssen die Sendungen auch verarbeitet werden. Die Verarbeitung besteht in der Regel im Wesentlichen darin den Empfänger der Sendung herauszufinden. Im Anschluss können die Sendungen abgeholt oder intern verbracht werden.
Post- und Paketsendungen werden in der Regel zentral an der Poststelle der Organisation angeliefert und dort den Empfängern zugeordnet. Anschließend werden diese auf digitalem oder physischem Weg zugestellt.
Die Postverteilung ist ein Prozess innerhalb von Organisationen, bei dem eingehende Sendungen an die Empfänger verteilt werden.
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