Wie passen Büroorganisation und Postverteilung zusammen?
Wie Sie effizient die Büroorganisation und die interne Postverteilung miteinander verbinden
Was für Aufgaben haben Büromitarbeiter eigentlich und wie bekommen sie alles unter einen Hut? Gibt es Wege, die verschiedenen Aufgaben einfacher und weniger zeitaufwendig zu gestalten? Ist die manuelle Bearbeitung der verschiedenen Sendungen wirklich die beste Wahl?
2022-12-22
Wie passen Büroorganisation und Postverteilung zusammen?
Die Postverteilung in Büros als Teil der Büroorganisation feiert sein Comeback
Nach zwei Jahren im Homeoffice kehren nun viele Arbeitnehmer an ihre alten Arbeitsplätze zurück und mit ihnen auch die zusätzlichen Aufgaben, die innerhalb eines Büros anfallen. In vielen Unternehmen obliegt die Bearbeitung der internen Postverteilung zusätzlich dafür geschaffenen Abteilungen. In seltenen Fällen wird die Postverteilung von Büroarbeitskräften übernommen Diese sind für die Annahme von den jeweiligen Paketdiensten, die Zuordnung zum Zielempfänger und die letztendliche Zustellung verantwortlich.
Die Postverteilung an sich wird in jedem Unternehmen bis zu einem gewissen Grad auf andere Art definiert, das liegt an den unterschiedlichen Anforderungen, die erfüllt werden müssen. Auch der Begriff Postverteilung variiert häufig. So sind Hauspostverteilung, Paketmanagement oder Postbearbeitung häufig von der Vorgehensweise und dem Umfang der Aufgaben nahezu identisch mit der internen Postverteilung.
Die Aufgaben der internen Postverteilung
Allen voran steht natürlich die Aufgabe, die Sendungen, die im Unternehmen eintreffen, so schnell wie möglich an die jeweiligen Zielempfänger zuzustellen, da diese oft Arbeitsmaterialien enthalten. Kommt es zu Verzögerungen, ist dies nicht nur ärgerlich, sondern kann auch unnötige Kosten verursachen.
Um genau das zu vermeiden, nutzen viele Unternehmen bereits eine digitale Unterstützung für die Postbearbeitung in Form einer Software. Im Gegensatz zur manuellen Variante bietet diese viele Vorteile.
Um die Unterschiede zwischen einer manuellen und einer digitalen Postbearbeitung deutlicher zu machen, folgt ein Beispiel. Wir bleiben auch weiterhin bei den Büromitarbeitern, die im Zuge der Büroorganisation für die interne Postverteilung zuständig sind.
Büroorganisation und Postverteilung: manuelle Bearbeitung
Die verschiedenen Sendungen werden durch die Paketdienste zu unterschiedlichen Uhrzeiten zugestellt. Ein Mitarbeiter nimmt diese entgegen und sammelt sie in einer Ecke des Büros, bevor sie weiterbearbeitet werden. Haben alle Paketdienstleister geliefert, wird damit begonnen, die Sendungen nacheinander den jeweiligen Empfängern zuzuordnen. In eine Exceltabelle werden: Name des Absenders, Paketdienst, Name des Empfängers und natürlich das Datum, wann die Sendung eingetroffen ist. Dies ist gerade bei einer großen Anzahl an Sendungen eine zeitintensive Aufgabe und erfordert Konzentration. Häufig kommt dann ein Anruf oder ein Kollege dazwischen und die Wahrscheinlichkeit von Fehleinträgen erhöht sich.
Nun werden die Empfänger telefonisch oder per E-Mail über den Eingang Ihrer Sendung informiert, wieder ein großer Zeitfresser. Im besten Falle ist ebenfalls vermerkt, ob ein Empfänger seine Sendung zugestellt bekommt oder sie selbst abholt. Die Sendungen, die für die Abholung bereitstehen, verweilen weiterhin innerhalb des Büros oder in einem separaten Raum.
Büroorganisation und Postverteilung: digitale Bearbeitung
Die Sendungen werden durch die verschiedenen Paketdienstleister zugestellt. Anders als im ersten Beispiel kann der jeweilige Büromitarbeiter die Sendungen direkt entgegennehmen. Kommen größere Lieferungen, können mithilfe einer Sammelannahme innerhalb kürzester Zeit viele Pakete erfasst werden. Durch die Software ist es für den Mitarbeiter leicht, die Menge angelieferter Sendungen zu überprüfen. Hierzu benötigt der Mitarbeiter nur ein Smartphone, Tablet oder mobiles Datenerfassungsgerät mit der entsprechenden Postbearbeitungssoftware. Ebenfalls direkt bei der Entgegennahme möglich ist das Fotografieren von Beschädigungen sowie das Einholen einer digitalen Unterschrift des Zustellers.
Alle Informationen werden direkt in einer Datenbank gespeichert und können so nicht verloren gehen.
Hat wie in unserem Fall nicht direkt eine Zuordnung stattgefunden, kann dies jetzt nachgeholt werden. Mittels vorab per Active Directory übertragenen Mitarbeiter-Daten kann hier nun über die Hardware der entsprechende Empfänger herausgesucht und als Selbstabholer oder für die Zustellung markiert werden. Innerhalb dieses Prozess-Vorgangs wird automatisch eine E-Mail versendet, die die entsprechende Person über den Eingang seiner Sendung informiert.
Auch hier werden die Sendungen, die für die Abholung bereitstehen, in dem Büro selbst oder in einem separaten Raum gelagert. Mittels Barcodes wird der Lagerplatz ebenfalls erfasst und der Sendung zugeordnet, um es schnell wiederzufinden und langes Suchen zu vermeiden.
Wird die Sendung durch einen Mitarbeiter zugestellt, kann dieser den Status dementsprechend ändern. Hat der Zielempfänger jetzt seine Sendung erhalten, lässt sich auch hier eine digitale Unterschrift einholen.
Alles Informationen, die über die Hardware von Ihren Mitarbeitern gesammelt wurden, lassen sich jederzeit abrufen und machen die internen Prozesse nachvollziehbar.
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Egal, ob die Postbearbeitung wie in unserem Beispiel ein Teil der Büroorganisation ist oder es eine Extra-Abteilung gibt. Die digitale Variante schlägt die manuelle Postverteilung durch:
- Mehr Übersichtlichkeit
- Fehlerreduktion
- Effizienz
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FAQ:
Eine digitale Softwarelösung für die Postverteilung ist für Unternehmen aller Größen und Sendungsaufkommen nützlich, da sie Fehler minimiert und die Bearbeitungszeit reduziert.
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