Wie Sie eine chaotische interne Postverteilung vermeiden
Nutzen Sie Software vom Profi: COSYS Software für die interne Postverteilung
Mitarbeiter, die schon einmal dafür zuständig waren, interne Pakete oder andere Sendungen zuzustellen wissen, wie zeitaufwendig dies sein kann. Einfach nur ein Paket entgegennehmen und dem entsprechenden Mitarbeiter in die Hände drücken gibt es schon lange nicht mehr. Dafür sind die Anzahl der Sendungen und die verschiedenen Anforderungen einfach zu stark gestiegen. Diese enthalten oft Materialien oder Proben, die bei zu später Zustellung ganze Prozessabläufe ausbremsen. Die Menge an Paketen macht zudem alles unübersichtlich und führt nicht selten zu Fehlern. Um diesen entgegenzutreten, sind viele Unternehmen im Laufe der Zeit dazu übergegangen, alle ankommenden Sendungen manuell zu dokumentieren und so nachvollziehbarer zu machen.
2023-03-02
All das ging eine gewisse Zeit gut, doch das Sendungsaufkommen ist in den vergangenen Jahren stark angestiegen. Gerade die Covid-19 Pandemie hat noch einmal einen Aufschwung im Onlinehandel bewirkt. Spätestens jetzt stoßen Papierformulare und Exceltabellen an ihre Grenzen. Die Fortschritte der Digitalisierung schaffen hier Abhilfe. Besser gesagt, die COSYS Ident GmbH schafft hier Abhilfe.
Mit unseren verschiedenen Paket-Management Lösungen sind wir Ihr Ansprechpartner
Egal, ob Software für einen Paketshop, den Paket-Transport oder wie in diesem Fall unsere Paket inhouse Lösung für die, wir bringen Ordnung in Ihr Paket &ndash Management.
Statt Sendungen manuell zu erfassen, nutzen Sie einfach die COSYS Software und einen Barcodescanner. Dieser kann sowohl ein Smartphone, ein Tablet oder auch ein mobiles Datenerfassungsgerät sein.
Sind die entsprechenden Empfängerinformationen bereits im System hinterlegt (beispielsweise per Active directory übertragen), können Sie diesen direkt auswählen. Das spart Zeit und vermeidet Fehlzustellungen aufgrund von Rechtschreibfehlern oder unlesbarer Schrift. Nun noch ein paar Sendungsinformationen wie Paketdienst, Art der Zustellung, eventuelle Beschädigungen mit der Fotodokumentation festhalten und bei Bedarf die digitale Unterschrift vom Paketdienstmitarbeiter einholen und speichern-fertig ist der erste Schritt. Und das Beste ist, alle Informationen lassen sich über das Backend abrufen, den COSYS WebDesk.
Was ist der COSYS WebDesk?
Der COSYS WebDesk ist eine webbasierte Anwendung. Hier haben Sie neben einem administrativen Bereich und der Stammdatenverwaltung ebenfalls die Möglichkeit, Pakete und die jeweiligen Sendungsinformationen abzurufen. Hier werden Ihnen Fragen beantwortet wie:
- Wo ist die Sendung gerade?
- Wer ist der Empfänger?
- Wer hat es bearbeitet?
- Welche Größe hat die Sendung (Größen der Sendungen können vorab bei Bedarf im WebDesk definiert werden)?
- Gibt es Beschädigungen?
- Wurde für den Erhalt der Sendung unterschrieben?
- Wurde es von seinem Originalempfänger entgegengenommen?
- ...
Wie geht es nach der Eingangspostbearbeitung nun weiter?
Nachdem die Eingangspostbearbeitung abgeschlossen ist, folgt die Zustellung. Hier hat jedes Unternehmen verschiedene Herangehensweisen.
- ausschließlich Abholung durch den Original- oder Ersatzempfänger
- ausschließlich Zustellung ohne die Vergabe von Abstellgenehmigungen
- ausschließlich Zustellung mit Vergabe einer Abstellgenehmigung
- Abholung und Zustellung
Egal, welche dieser Varianten in Ihrem Unternehmen angewendet wird, die COSYS Software unterstützt jede davon. Dank des modularen Aufbaus unserer Lösung wird Ihnen genau die Funktion zur Verfügung gestellt, die Sie benötigen.
Da jeder Empfänger bereits per E-Mail über den Eingang seiner Sendung informiert wurde, sparen Sie sich auch diesen Arbeitsschritt. Endlich kein hinterhertelefonieren mehr!
Bevorzugen Sie es, die abzuholenden Sendungen vorher zwischenzulagern? Kein Problem, mit dem Modul Einlagerung ordnen Sie die Sendung einem Ladungsträger oder Lagerplatz zu und finden Sie sie schnell wieder. Gerade bei großen Lagerräumen oder vielen gleich aussehenden Sendungen verschafft Ihnen das eine Zeitersparnis.
Auch für die Zustellung der einzelnen Sendungen bietet Ihnen die COSYS Software Komfort. Sie erkennen direkt, ob der Empfänger eine Abstellgenehmigung erteilt hat. Jetzt noch schnell ein Foto vom Abstellort machen und schon kann es zum nächsten Empfänger weitergehen.
Warum Sie sich für eine COSYS Lösung entscheiden sollten
Abgerundet wird die COSYS Lösung mit der intuitiven Bedienung und Steuerung. Diese macht es auch neuen oder technisch unerfahrenen Mitarbeitern leicht, die digitale Variante der internen Postverteilung zu nutzen. Zudem können Sie bei Bedarf die Hardware direkt über die COSYS Ident GmbH beziehen. In unserem großen Portfolio befinden sich Smartphones, mobile Datenerfassungsgeräte und Tablets. Wenn Sie sich unsicher sein sollten, welches Gerät am besten für Ihre individuellen Anforderungen geeignet ist, beraten wir Sie gerne. Wir sind telefonisch unter der Nummer: 49 5062 900 0, per E-Mail an: vertrieb@cosys.de oder über den Livechat auf unserer Webseite für Sie da.
Neuste COSYS Highlights
Machen Sie sich die moderne Optical Character Recognition (OCR) zum Vorteil und nutzen Sie COSYS Texterkennung, um unter anderem Empfängerdaten auf den Sendungen noch schneller zu erfassen.
Volle Transparenz geschaffen aus Ihren eigenen Daten!
Mehr Übersicht über die eigenen Prozesse erlangen Sie mit unserer Prozessdatenanalyse (PDA). Die verschiedenen vordefinierten Auswertungen verschaffen Ihnen eine genaue Übersicht über die Menge der empfangenen Sendungen, von welchem Paketdienst sie geliefert wurden, die Quote der Beschädigungen, die durchschnittliche Durchlaufzeit der Sendungen und welcher Mitarbeiter oder Abteilung die meisten Sendungen erhält.
.jpg "Wie lange brauchen die Sendungen vom Erhalt durch den Paketdienst bis zum Empfänger? Wo verbringen sie die meiste Zeit? Im Posteingang oder im innerbetrieblichen Transport?")
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FAQ:
Als COSYS Kunde profitieren Sie von dem modularen Aufbau unserer Software. Wir stellen Ihnen die Funktionen zur Verfügung, die Sie benötigen, um Ihren Arbeitsalltag effizient zu meistern.
Auch hier sind COSYS Kunden im Vorteil, der modulare Aufbau zieht sich durch all unsere Softwarelösungen. Sie haben ein Modul in einem anderen Lösungsbereich gesehen und benötigen es? Sprechen Sie uns einfach an?
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