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So funktioniert die interne Postverteilung im Büro

Postverteilung im Büro klingt simpel, oder? Aber auch hier gibt es jede Menge zu beachten.

Die Postverteilung, ein Thema, mit dem viele Unternehmen sich auseinandersetzen müssen. Noch mehr seit der Corona-Pandemie, die den E-Commerce Markt noch einmal nach vorn gebracht hat. Fast jedes Unternehmen bestellt online. Hierunter fallen unter anderem Materialien, die wichtig für die tägliche Arbeit sind. Dadurch ist die interne Postverteilung ein wichtiger Teil eines Unternehmens geworden, denn sie gewährleistet einen reibungslosen Materialfluss.

2023-01-03

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Um die interne Postverteilung in einem Büro zu verstehen, ist es notwendig zu wissen, was sie ist. Die interne Postverteilung ist die systematische Beförderung von Briefen, Paketen und anderen Sendungen innerhalb eines Unternehmens. Dabei wird zwischen der internen und der externen Postverteilung unterschieden. Die interne Postverteilung erfolgt ausschließlich innerhalb des Unternehmens und ist somit für die Zustellung an die Mitarbeiter verantwortlich. Die externe Postverteilung befördert die Sendungen weiterhin an Geschäftspartner oder Kunden außerhalb des Unternehmens.

Wie wird die interne Postverteilung ausgeführt?

Die interne Postverteilung wird in einigen Unternehmen weiterhin fast ausschließlich manuell durchgeführt. Sendungen, die von verschiedenen Paketdienstleistern im Unternehmen eintreffen, werden von den Mitarbeitern auf Papierformularen oder durch Exceltabellen erfasst.

Diese Methode ist nicht nur zeitaufwendig, da es sich um Daten wie Empfänger, Absender und Sendungsnummer handelt, sondern auch fehleranfällig. Schnell hat man einen Zahlendreher oder einen Empfängernamen falsch geschrieben und schon kann die Sendung im Nachhinein nicht mehr eindeutig nachvollzogen werden.

Vielen Firmen ist dies bewusst und Sie greifen daher zu speziell für die Postverteilung entwickelter Software. Die Sendungen werden bei dieser Methode mit Smartphones, Barcodescannern oder robusten mobilen Datenerfassungsgeräten (MDE)gescannt, nun muss der entsprechende Mitarbeiter nur noch die Daten abgleichen und speichern.

Der Prozessablauf ist um einiges schneller und sicherer und trägt so zu einem strukturierten und reibungslosen Ablauf der internen Postverteilung bei.

Tipp

Die COSYS Ident GmbH bietet auch eine Softwarelösung für die interne Postverteilung an. Egal, ob Ihre interne Postverteilung in einem Büro stattfindet oder ob Sie eine ganze Abteilung dafür haben. Dank des modularen Aufbaus kann die COSYS Software genau auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten werden.

Ist die Sendung dem entsprechenden Zielempfänger zugeordnet, variieren die folgenden Arbeitsschritte. Werden sowohl Selbstabholung und Zustellung angeboten, muss dies ebenfalls vermerkt werden. Auch die Benachrichtigung über den Eingang der Sendung gehört in vielen Unternehmen dazu.

Hier bietet eine digitale Softwarelösung ebenfalls Vorteile gegenüber der manuellen Methode.

Die Zuordnung findet über eine Auswahlfunktion statt und die Benachrichtigung des Empfängers wird automatisch per E-Mail ausgeführt. Selbst mit vorgefertigten E-Mail-Formularen ist der Zeitaufwand wesentlich höher. Sind dann zu Beginn noch die falschen Empfängerdaten eingegeben worden, ist spätestens jetzt der Punkt erreicht, an dem es zu starken Verzögerungen in der Zustellung kommt. Enthalten die Sendungen wichtige Arbeitsmittel, werden auch andere Prozesse eingeschränkt.

Probieren Sie es einfach aus

Sie sind sich nicht sicher, ob eine Software für die Postverteilung etwas für Sie und Ihr Unternehmen ist? Kein Problem, überzeugen sie sich einfach selbst. Die COSYS Ident GmbH bietet im Apple-App-Store und im Google Playstore kostenlose und unverbindliche Demoversionen an. Sollten Sie Fragen haben, stehen wir Ihnen natürlich auch persönlich zur Verfügung und besprechen mit Ihnen gemeinsam, welche Vorteile Sie durch die Nutzung einer Postverteilungssoftware haben und was Ihnen die COSYS Lösung bietet.



FAQ:



Die Postverteilung im Büro oder in jedem anderen Unternehmen ist ein wichtiger Part der Intralogistik. Sie wirkt sich entscheidend auf die Produktivität und Effizienz eines Unternehmens aus, denn die richtige Organisation der Post und der Paketzustellungen kann die Arbeitsproduktivität erheblich steigern.

Sie spielt eine entscheidende Rolle, mit der richtigen Software können Sie Ihre internen Prozesse nicht nur besser strukturieren. Sie sparen Zeit innerhalb der verschiedenen Arbeitsschritte, minimieren das Fehlerrisiko und sparen Kosten. Egal, ob die Postverteilung in einem Büro oder anderen Unternehmen stattfindet, die Vorteile wirken sich auf alle aus.

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