Wie geht Schadensdokumentation im Wareneingang?
Mit COSYS Lager Software sind Schäden schnell über Fotos dokumentiert
Mit der richtigen Schadensdokumentation stoßen Sie ab dem Wareneingang alle Reklamationsprozesse automatisch an. Dazu braucht es COSYS Lager-App und ein scanfähiges Handheld. Die App zeigt dem Mitarbeiter alle in einer Bestellung enthaltenen Positionen, die er abscannt. Ist eine Position schadhaft, fotografiert der Lagerist den Schaden und hinterlegt einen Kommentar. Über diesen Kommentar werden Folgeprozesse angestoßen wie E-Mails an den Einkauf oder die Buchhaltung - automatisch.
2021-10-11
Reklamationen sind für jede Seite ärgerlich: Der Zulieferer verliert Geld und Vertrauen, während Sie als Kunde einen ordentlichen Mehraufwand haben. Nicht nur fehlt jetzt Ware, sondern die Arbeitszeit mehrerer Abteilungen ist in die Reklamation involviert: Die Lageristen müssen die schadhafte Ware beiseitelegen, dokumentieren und Zuständige informieren. Der Einkauf muss mit dem Zulieferer eine neue Rechnung vereinbaren und ggf. Ware per Express nachbestellen. Und die Buchhaltung muss wissen, dass sie die Rechnung nicht begleichen und auf die nächste warten soll oder noch aufwendiger: eine Rücküberweisung anfordern.
Eine Software kann zwar nicht jeden Schritt im Reklamationsprozess abnehmen, aber doch eine ganze Menge. Wenn Sie Materialflüsse wie beim Wareneingang oder der Kommissionierung digitalisieren, werden Folgeprozesse – wie eine Reklamation – automatisch angestoßen. Nebenbei beschleunigen sich Abläufe und Fehler verringern sich.
Das gehört zur Lager Software
COSYS Lager Software erfasst die Materialflüsse über Barcodescans. Verschiedenste Barcodetypen werden von MDE Geräten oder Smartphones erkannt, entweder über einen eingebauten Scanner oder über die Handykamera. Auf den Geräten ist COSYS Lager-App installiert, die Ihre Lageristen mittels Farbcodes und Signaltöne durch die Abläufe führt. Die Abarbeitung von Wareneingängen, Umlagerungen und Kommissionierungen ist mit der App komplett intuitiv und erfolgt über entsprechende Appmodule.
Folgende Module sind im Lager üblich:
- Wareneingang für Annahme bestellter Ware
- Einlagerung mit der nie wieder freie Lagerfläche gesucht wird
- Umlagerung, um Lagerfläche sinnvoll zu nutzen
- Kommissionierung für ein strukturiertes Abarbeiten der Aufträge
- Auslagerung bei nicht beauftragen Materialentnahmen
Ob man die Software parallel zu ERP Systemen nutzen kann? Ja. Sowohl eine Ergänzung zu einem ERP System ist möglich, als auch eine Stand Alone Nutzung. COSYS Software ist u. a. im Einsatz mit SAP, weclapp, Microsoft Dynamics AX und NAV oder sage.
Schadensdokumentation im Modul Wareneingang
Einfach nur einen Schaden zu dokumentieren bringt nicht viel. Es ist wichtig, dass der Schaden im richtigen Kontext steht, also zusammen mit der Bestellnummer und dem Artikel. In COSYS Modul für den Wareneingang werden diese Daten nahezu automatisch miteinander verknüpft, da die Mitarbeiter die Positionen je Bestellnummer gegenscannen. Das geht wie folgt:
Für die Warenannahme zeigt die App alle ausstehenden Bestellungen, aus denen der Mitarbeiter die eben angelieferte wählt. Daraufhin sieht er, welche Positionen in dieser Bestellung enthalten sein müssen und scannt sie nun nach und nach gegen. Wenn die Position in der Bestellung enthalten ist, erhält der Lagerist einen Good Beep, und einen Bad Beep, wenn nicht. Bei einem Good Beep geht es weiter zur Maske für die Mengeneingabe vom Artikel, bei der Unter- oder Überlieferungen sofort gemeldet und dokumentiert werden.
In der Mengen-Maske ist auch ein Button für die Schadensdokumentation hinterlegt. Der Mitarbeiter fotografiert den Schaden über die MDE- oder Smartphonekamera und kann auf dem Full-Touch Gerät die mangelhafte Stelle markieren. Zusätzlich wählt er einen passenden Kommentar aus, zum Beispiel: Verpackung beschädigt. Bei Kommentaren zu Schäden, Übermengen und Untermengen können Abteilungen für Folgeprozesse automatisch informiert werden. So erhalten die Buchhaltung und der Einkauf eine Mail mit den nötigen Informationen, um zu reklamieren, neu zu bestellen und Rechnungen anzupassen.
Nutzen Sie bei häufigen Schäden ein extra Modul für Schadensdokumentation
Sind Sie oft von Schäden betroffen, ist es sinnvoll, ein separates Modul für Schadensdokumentation zu verwenden. So ist es jederzeit möglich, mangelhafte Ware zu dokumentieren, denn auch bei Umlagerungen und Kommissionierungen fallen Schäden auf und müssen kommuniziert werden.
Weitere Lager-Module
Nach dem Wareneingang folgen Umlagerung, Kommissionierung und Auslagerung. Über das Modul Umlagerung scannen Mitarbeiter den Quelllagerplatz, den umzulagernden Artikel und geben die Artikelmenge an. Die App schlägt nun geeignetere Lagerplätze für den Artikel vor. Die erneute Einlagerung dokumentiert der Lagerarbeiter über den Scan des neuen Ziellagerplatzes, sodass die Artikel systemisch korrekt hinterlegt sind.
Artikel werden entweder für einen vorausgegangenen Auftrag entnommen oder spontan für interne Zwecke, zum Beispiel bei Verbrauchsmaterial oder Arbeitsschutz. Für die auftragsbezogene Entnahme nutzen Sie das Modul Kommissionierung, das den Mitarbeiter wegeoptimiert durch die Lagerhalle oder Hallen führt. Die App warnt bei Fehlmengen und falsch gepickten Artikeln. Material für Reparaturen oder kaputte Artikel werden über das Modul Auslagerung entnommen. Dazu scannt der Mitarbeiter den Artikel, tippt die benötigte Artikelmenge ein und kann noch einen Kommentar hinterlegen, um die Entnahme zum Beispiel auf eine Projektnummer zu buchen.
Alle Materialflüsse werden also über einfache Barcodescans dokumentiert. Dabei machen Ihre Mitarbeiter weniger Fehler und die digitalen Übersichten, Lagerplatzvorschläge und wegeoptimierten Reihenfolgen sorgen für ein schnelles Abarbeiten.
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