Die interne Postverteilung und die Digitalisierung
Was viele Unternehmen abschreckt und warum sie sich umsonst sorgen machen
Digitalisierung ist in aller Munde. Gefühlt gibt es täglich neue Funktionen in Media Apps, die die privaten digitalen Erfahrungen verbessern und manches Mal auch vor Herausforderungen stellen. Auch der Arbeitsalltag vieler Menschen ist spätestens mit Beginn der Covid-19 Pandemie zunehmend digitaler geworden. Team-Meetings mit Zoom, Teams oder anderen Anbietern gehören mittlerweile irgendwie einfach dazu. Doch warum fällt es einigen Unternehmen so schwer, auch in anderen Arbeitsbereichen technische Hilfsmittel zu nutzen? Was die Hintergründe sein könnten und warum viele Sorgen unbegründet sind, lesen Sie hier.
2023-02-14
Wieder gibt es Beschwerden, dass die interne Postverteilung nicht richtig funktioniert. Die Sendungen kommen zu spät an. Die Mitarbeiter stehen ohne Arbeitsmaterial da oder private Sendungen werden nicht zugestellt. Dabei sollte es doch eine Erleichterung für die Mitarbeiter sein, Ihre Pakete nun auch in den Betrieb liefern lassen zu können. Alles hatte so gut angefangen. Die Ankündigung, dass jetzt auch private Sendungen von der internen Postverteilung entgegengenommen und verteilt werden, wurde mit viel positiver Resonanz aufgenommen. Doch inzwischen, zwei Monate später, hagelt es täglich Beschwerden. Woran liegt das, vorher hat doch alles immer irgendwie funktioniert? Klar, die Pakete mit Arbeitsmaterialien haben sich schon häufiger verspätet oder waren zeitweise nicht aufzufinden. Okay, vielleicht lief es auch vorher schon nicht so gut. Aber was ist die Ursache für die aktuellen Probleme?
Um die Ursache und die Probleme, die dadurch entstehen besser zu verdeutlichen, folgt ein fiktives Interview mit einem Abteilungsleiter in einem mittelständischen Unternehmen.
Der Übersicht halber nennen wir ihn Herrn Müller.
Herr Müller, wie genau verläuft die Bearbeitung der Eingangspost in Ihrem Unternehmen?
Herr M: Nun, die verschiedenen Sendungen werden von den Paketdienstleistern zugestellt und von einem Mitarbeiter entgegengenommen. Der Mitarbeiter notiert sich in einer Excel Tabelle den Empfängernamen und Paketnummer, anschließend benachrichtigt er diesen per E-Mail oder telefonisch, dass die Sendung abgeholt werden kann.
Das klingt ziemlich aufwendig? Haben sie nur diesen einen Mitarbeiter?
Nein, natürlich nicht, wir benötigen auch eine Vertretung, wenn der entsprechende Mitarbeiter im Urlaub ist oder krank.
Und dann springt jemand für ihn ein?
Ja, genau, leider kann der Mitarbeiter nicht gut mit der Exceltabelle umgehen und nutzt Papierformulare, die abgeheftet werden.
Papierformulare und Exceltabellen klingen kompliziert und zeitaufwendig, sicher kommt es so häufiger mal zu Fehlern, gerade wenn viele Sendungen bearbeitete werden müssen.
So machen wir es schon seit Jahren, natürlich gibt es immer mal wieder Probleme und Verzögerungen, aber was sollen wir sonst tun?
Haben Sie schon über technische Hilfsmittel nachgedacht? Es gibt Anbieter, die Software genau für diesen Zweck entwickelt haben.
Wir sind ein mittelständisches Unternehmen, ich denke nicht, dass wir da unbedingt eine Software benötigen. Die günstigere Variante mit Excel reicht aus. Solch eine Software ist doch eher was für große Unternehmen, die sich das auch leisten können. Zudem ist es ja nicht nur die Software. Wir benötigen bestimmt auch besondere Geräte und wo sollen die ganzen Sachen abgespeichert werden. Wir haben keine technischen Grundlagen, um solch eine Software zu implementieren. Dann die ganze Telefoniererei, wer soll das alles machen. Wir müssen ja alle unserer Arbeit nachgehen.
Haben Sie denn eine solche Software ausprobiert? Um ein besseres Gefühl dafür zu bekommen?
Nein, ich habe bisher noch nichts Derartiges ausprobiert. Wie zuvor erwähnt, keine Zeit im Internet zu suchen, um eine malwarefreie Testversion zu finden. Solch ein Computervirus fehlt hier gerade noch.
Na, erkennen Sie sich oder Mitarbeiter in diesem Interview wieder? Natürlich ist vollkommen nachvollziehbar, warum Unternehmen für den Bereich interne Postverteilung hadern auf technische Hilfsmittel zu setzen. Doch gute Software ist nicht teuer. Die COSYS Software für die interne Hauspost erhalten sie schon ab 79,50 € im Monat. Wenn man nun noch gegen rechnet, wie hoch die Kosten bei verlorenen oder zu spät zugestellten Sendungen sind, lohnt sich die COSYS Software auf jeden Fall.
Die passende Hardware können Sie zudem direkt über uns beziehen. Wir bieten Smartphones, Tablets und mobile Datenerfassungsgeräte (MDE) zur Miete oder zum Kauf an. Auch über die Datenspeicherung brauchen Sie sich keine Sorgen zu machen. Hier bieten wir sowohl On Premise als auch die COSYS Cloud an.
Mit COSYS gehört auch die Sorge der schwierigen Bedienoberfläche der Vergangenheit an. Die Software ist intuitiv bedienbar und bietet mit auditiven sowie visuellen Signalen eine perfekte Unterstützung, auch für technisch unerfahrene Mitarbeiter. Da alle Sendungen, die in Ihrem Unternehmen eintreffen, gescannt werden und die manuell auszuführenden Aktionen verringert, sinkt zudem das Fehlerrisiko.
Keine verschollenen Pakete mehr, pünktliche Zustellung und zufriedene Mitarbeiter.
Klingt zu schön, um wahr zu sein? Probieren Sie es einfach aus. Im Apple App-Store und im Google Playstore finden Sie kostenlose und unverbindliche Demo-Versionen unserer inhouse Postverteilung Software. Malware und Werbefrei.
Gerne beraten wir Sie auch persönlich und stellen Ihnen weiteres Informationsmaterial zur Verfügung. Sie erreichen uns unter der Telefonnummer: 49 5062 900 0, per E-Mail an: vertrieb@cosys.de oder über den Livechat auf unserer Webseite.
FAQ:
Sollten Sie sich für die COSYS Software für die interne Postverteilung entscheiden, passen wir die Software Ihren individuellen Bedürfnissen entsprechend an. Auch umgekehrt stellt dies kein Problem dar. Sie benötigen weitere Module? Sprechen Sie uns einfach an.
Auch hier kommt es natürlich auf die Software an. Die COSYS Lösung für die interne Postverteilung ist modular aufgebaut. Wir besprechen mit Ihnen gemeinsam, welche Prozessabläufe in Ihrem Unternehmen gegeben sind und wie wir die Software und die verschiedenen Module so integrieren das Ihre Prozesse dadurch keinen Schaden nehmen.
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