Erfolgskonzept: Postverwaltung mit Kennzahlen-Dashboards
Erfolgsmessung leicht gemacht: Warum Sie ein Kennzahlen-Dashboard für die interne Postverwaltung benötigen
In Zeiten digitaler Transformation und zunehmender Automatisierung ist die Erfolgsmessung für Unternehmen unverzichtbar geworden. Doch wie können Sie sicherstellen, dass Ihre Postverwaltung den höchsten Standard erreicht? Mit einem Dashboard, so haben Sie jederzeit einen schnellen Überblick über wichtige Kennzahlen.
2023-11-28
Warum ist Erfolg messbar?
Nur durch die Messung von Ergebnissen und Leistungen kann man den Erfolg eines Unternehmens oder einer Abteilung feststellen. Ohne eine klare Messgröße können keine effektiven Entscheidungen getroffen sowie Verbesserungen vorgenommen werden. Kennzahlen und Dashboards bieten hierbei eine ideale Möglichkeit, um den Erfolg zu messen. Sie ermöglichen es, komplexe Daten in übersichtlicher Form darzustellen und somit schnell Aussagen, über die Performance des Unternehmens zu treffen. Durch das Sammeln von Daten lassen sich Trends erkennen sowie potenzielle Schwachstellen identifizieren. Eine regelmäßige Analyse der Kennzahlen trägt dazu bei, dass Prozesse optimiert werden, um so Effizienzsteigerungen zu erzielen.
Bedeutung der Erfolgsmessung in Unternehmen
Die Erfolgsmessung ist ein unverzichtbarer Bestandteil eines jeden Unternehmens, da sie dabei hilft, die Geschäftsprozesse zu optimieren und somit effektiver zu gestalten. Ein Kennzahlen-Dashboard ermöglicht es Unternehmen, Echtzeitdaten zur Verfügung zu haben und dadurch Prozesse schneller anzupassen oder zu verbessern. So können Engpässe identifiziert und gezielt Maßnahmen ergriffen werden, um diese aufzuheben. Eine bessere Entscheidungsgrundlage wird geschaffen, indem Verbesserungspotenziale erkannt und daraufhin schnell reagiert werden kann. Zudem sorgt das Dashboard für Transparenz in den Abläufen und erhöht die Nachvollziehbarkeit von Entscheidungen. Durch eine effektive Ressourcennutzung können Kosten gespart werden, indem man unnötige Arbeitsabläufe eliminiert oder Engpässe behebt.
Effizientere Prozesse in der internen Postverwaltung durch Kennzahlen-Dashboard
Ein Kennzahlen-Dashboard für die Postverwaltung bietet eine umfassende Übersicht über alle relevanten Kennzahlen. Hierzu gehören unter anderem:
- Durchlaufzeiten
- Beschädigungsquote
- Bestandsänderungen
- Top-Empfänger
- Anzahl angekommener Sendungen
Diese Auswertungen verschaffen Ihnen eine transparente Übersicht über alle Prozesse und decken Störungen innerhalb der Postverwaltung sofort auf.
Beispiel: Ohne Kennzahlen-Dashboard
In einem Unternehmen häufen sich Beschwerden über verspätete Sendungen mit wichtigen Arbeitsmaterialien, dies sei schon seit mehreren Wochen zu beobachten. Nach Gesprächen mit den Mitarbeitern innerhalb des Posteinganges stellt sich heraus, dass die Masse der Sendungen stark zugenommen hat. Dadurch ist es nicht mehr möglich, die Eingangspost direkt zu erfassen. Sie wird zwischengelagert und erst später bearbeitet. Da die Sendungsinformationen ausschließlich manuell auf Papierformularen eingetragen werden, kommt es häufig zu unvollständigen und fehlerhaften Angaben. Daraus resultierend verzögern sich die Zustellungen an die eigentlichen Zielempfänger. Leider ist dieses Problem erst viel zu spät erkannt worden. Durch die vielen unpünktlichen Sendungen mit wichtigen Arbeitsmaterialien wurden unnötige Kosten verursacht.
Beispiel: Mit Kennzahlen-Dashboard
Ein Unternehmen nutzt für die interne Postverwaltung eine Software. Hier werden zum Erfassen der Sendungen Barcodescanner, mobile Datenerfassungsgeräte oder Smartphones genutzt. Diese werden Empfängern zugeordnet und in einer Datenbank abgespeichert. Der Scanvorgang wird bei jedem weiteren Arbeitsschritt wie zum Beispiel der Verladung oder der Zustellung wiederholt. Über einen Webzugang können nun alle Sendungen abgerufen sowie alle durchlaufenen Status, Unterschriften, Bearbeiter und eventuelle Fotos eingesehen werden.
Ebenfalls über den Webzugang wird ein Kennzahlen-Dashboard abgerufen. Hier sind unter anderem die durchschnittlichen Durchlaufzeiten der Sendungen abgebildet. Schnell ist zu erkennen, dass im Bereich der Eingangspostbearbeitung Verzögerungen auftreten. Nach Rückfragen stellt sich heraus, dass es bei der Weitergabe an die Mitarbeiter, die für die Zustellung zuständig sind, zu Verzögerungen gekommen ist. Grund ist ein erhöhter Krankenstand. Hier könnten mehrere Gegenmaßnahmen geplant und umgesetzt werden. Wie zum Beispiel die Selbstabholung der Sendungen durch die jeweiligen Empfänger oder der Einsatz von Ersatzpersonal. Wichtig ist, dass das Problem durch den Einsatz eines Kennzahlen-Dashboards frühzeitig erkannt und behoben wurde. So können unnötige Kosten vermieden und Ressourcen gespart werden.
Mehr Transparenz und schnelleres Handeln dank Kennzahlen-Dashboard
Beispiele für die verschiedenen Vorteile von Kennzahlen-Dashboards lassen sich immens weiterführen. Die Transparenz der verschiedenen Prozesse verschafft Unternehmen den einzigartigen Vorteil, schnell und gezielt auf Einschränkungen zu reagieren, Prozesse zu optimieren und so Kosteneffizient zu arbeiten.
Neben Dashboards bieten Softwarehersteller wie die COSYS Ident GmbH auch Langzeitanalysen. Sie können ganz einfach die jeweiligen Auswertungen aufrufen und nach Bedarf die Abfragezeiträume anpassen. So lassen sich unter anderem die durchschnittlichen Durchlaufzeiten über Wochen, Monate oder auch Jahre einsehen. Dies ermöglicht es Nutzern, saisonale Unterschiede zu erkennen und in Prognosen bezüglich zukünftiger Ereignisse zu treffen. So können Sie schon vorab erkennen, wann mehr oder weniger Personalbedarf besteht.
Sie wollen ebenfalls von einer Software für die interne Postverwaltung und von Kennzahlen-Dashboards profitieren? Dann ist die COSYS Ident GmbH ihr Ansprechpartner. Gerne beraten wir Sie persönlich und besprechen mit Ihnen gemeinsam, welche umfangreichen Funktionen und Vorteile Sie als COSYS Kunde haben. Sie erreichen uns unter der Rufnummer: +49(0)5062 900 0, über den Livechat auf unserer Webseite, über unser Kontaktformular oder per E-Mail an: vertrieb@cosys.de.
Im Google Playstore sowie im Apple App-Store finden können Sie kostenlos und unverbindliche eine Demoversion unserer Software für die interne Postverwaltung herunterladen.
FAQ
Ein Kennzahlen-Dashboard ist eine grafische Darstellung von wichtigen Messgrößen und Leistungskennzahlen eines Unternehmens, die übersichtlich und in Echtzeit auf einem Bildschirm angezeigt werden.
Kennzahlen-Dashboards werden in der Regel automatisch aktualisiert, um Echtzeitdaten zu liefern. Dies erfolgt oft über Integrationen mit Datenbanken, APIs oder anderen Daten liefernden Systemen.
In Kennzahlen-Dashboards werden häufig Diagramme, Grafiken, Balken-, Linien- oder Kreisdiagramme verwendet, um Daten visuell darzustellen. Auch Tabellen, Balken- und Kuchendiagramme werden oft verwendet.
Kennzahlen-Dashboards helfen Unternehmen dabei, ihre Leistung zu messen, die wichtigsten Metriken zu überwachen und Einblicke in ihre Geschäftsabläufe zu gewinnen. Sie können Entscheidungen unterstützen, Trends identifizieren und die Leistung im Vergleich zu Zielen oder Benchmarks verfolgen.
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