Revolutionieren Sie den Eingangspost-Bearbeitungs-Ablauf!
Der Eingangspost-Bearbeitungs-Ablauf und wie Sie ihn verbessern können
Die Zeiten, in denen ein Mitarbeiter gemütlich einen Wagen voller Sendungen in einem Unternehmen über die Gänge schob und dabei mit jedem Mitarbeiter einen kleinen Plausch hielt, sind längst vorbei. Ob das gut oder schlecht ist, muss jeder für sich selbst entscheiden. Der Ausbau des E-Commerce und die daraus resultierende hohe Anzahl an Sendungen, die auch in Unternehmen eintreffen, lassen diese Arbeitsweise nicht mehr zu. Der Empfang der Sendungen muss möglichst schnell und fehlerfrei vonstattengehen, um diese an den Zielempfänger weiterzuleiten. Dafür ist es notwendig, den Eingangspost-Bearbeitung-Ablauf neu zu überdenken und moderne Technologien einzusetzen.
2023-01-02
Warum Ihre internen Eingangspostprozesse revolutioniert werden sollten
Die meisten Unternehmen haben einige Probleme mit ihrem internen Eingangspost-Bearbeitungs-Ablauf.
Zuerst müssen alle Sendungen sortiert und dem richtigen Empfänger zugeordnet werden. Gerade wenn dieser Arbeitsschritt manuell auf Papier oder in Exceltabellen durchgeführt wird, führt dies oft dazu, dass die Post länger benötigt, um an ihr Ziel zu gelangen, als es normalerweise der Fall wäre.
Eine der besten Möglichkeiten, um diese Probleme zu vermeiden, ist es, neue Technologien einzusetzen. Die meisten Unternehmen nutzen heutzutage bereits spezielle Software wie COSYS Inhouse Paketmanagement Lösung. Dadurch können sie nicht nur die Eingangspost schneller bearbeiten, sondern auch verhindern, dass es zu Fehleinträgen kommt, wie bei der händischen Übertragung der Empfängerdaten.
Die meisten Softwarelösungen beinhalten die Möglichkeit, mit der passenden Hardware die Eingangspost direkt zu scannen. Das erleichtert die Kontrolle der Daten und speichert Sie ab. So sind Sie bei Bedarf jederzeit abrufbar. Für eine noch schnellere Erfassung der Sendungsinformationen gibt es die Optical Character Recognition (OCR) Texterkennung. Hierfür muss lediglich die Kamera über die entsprechenden Empfängerinformationen auf der Sendung gehalten werden. Diese erscheinen dann in den dafür vorgesehenen Feldern auf dem Hardwaregerät. Nun ist nur noch ein kurzer Blick nötig um diese zu überprüfen und dann kann bereits gespeichert werden.
Die COSYS Paketmanagement Software ist auch OCR fähig.
Neben den bereits genannten Vorteilen, die die Nutzung einer speziellen Software mit sich bringt, gibt es natürlich noch einige mehr.
Größtenteils ist eine Software nicht nur auf die Eingangspost limitiert, auch die weiterführenden Schritte werden effizienter und übersichtlicher. Denn wie die ersten Arbeitsschritte werden auch der interne Transport und die Zustellung an den Zielempfänger digital abgebildet und sind jederzeit abrufbar.
Zudem verfügen spezielle Lösungen wie COSYS Inhouse Paketmanagement Software über ein großes Portfolio an Funktionen, die Sie in Ihrem Arbeitsalltag unterstützen.
- Integrierte Kamerafunktion, um Beschädigungen zu dokumentieren.
- Digitale Unterschrifterfassung.
- Automatische E-Mail an den Empfänger, wenn dessen Sendung zugeordnet wurde.
- Sammelannahme, wenn viele Sendungen eines Paketdienstleisters eintreffen.
- Zuordnung des Empfängers als Selbstabholer oder für eine Zustellung.
- Zuordnung der Sendungen zu einem bestimmten Lagerplatz.
- Implementierte Ampellogik, um Sendungen, die noch zugestellt werden müssen, schneller zu erkennen.
- Analysen der erfassten Daten in Form von Auswertungen.
Bevor Sie sich nun für eine Softwarelösung entscheiden, die nur Ihre Eingangspostbearbeitung unterstützt, sollten Sie sich überlegen, ob Sie nicht gleich in eine Lösung investieren, die alle Bereiche Ihrer internen Postbearbeitung abdeckt.
Keine unnötigen Funktionen
Auch wenn Sie nicht alle Funktionen benötigen, ist das kein Problem. Sollten Sie sich für COSYS Software entscheiden, profitieren Sie von unserem modularen Aufbau. Sie sagen uns, was Sie benötigen und wir stellen Ihnen die passende Software bereit.
Wenn Sie sich vorab schon einmal selbst von den vielen Vorteilen überzeugen wollen, schauen Sie doch mal im Google Playstore oder im Apple App-Store vorbei. Dort finden Sie kostenlose und unverbindliche Demoversionen.
Wir beraten Sie gerne persönlich und besprechen mit Ihnen gemeinsam, welche Möglichkeiten es gibt, unsere Software in Ihrem Unternehmen sinnvoll und kosteneffizient einzusetzen.
FAQ:
Das kommt natürlich auch auf Ihre Mitarbeiter an. Einer der vielen Vorteile der COSYS Softwarelösung für die Postbearbeitung liegt auch daran, dass sie intuitiv bedienbar und dadurch sehr benutzerfreundlich ist. So gelingt es auch technisch unerfahrenen Mitarbeitern schnell mittels Software produktiver zu arbeiten. Jeder der ein Smartphone bedienen kann, hat auch mit der COSYS Software keinerlei Probleme.
Dies ist Hersteller abhängig. Als Nutzer einer COSYS Softwarelösung können Sie die passende Hardware ganz leicht direkt über uns erwerben oder mieten. Wir haben für jede Situation und Arbeitsumgebung die passende Hardware von verschiedenen Herstellern.
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