Was versteht man unter digitaler Postbearbeitung?
Ist die digitale Postbearbeitung eine alternative zu den herkömmlichen Methoden?
Pakete, Briefe und andere Sendungen werden seit Jahren in den vielen Posteingängen verschiedener Unternehmen entgegengenommen und an die Mitarbeiter verteilt. Doch wie genau werden die Sendungen bearbeitet? Der Trend geht zu digitalen Hilfsmitteln, die Fehler minimieren und die Prozesse der Postbearbeitung effizienter machen.
2022-11-22
Digitale Postbearbeitung: Einführung und Voraussetzungen
Der digitale Bereich ist inzwischen ein wichtiger Bestandteil der modernen Postverarbeitung. Durch die digitale Erfassung der Sendungsinformationen wird die Bearbeitung von Briefen, Paketen und Co. deutlich effizienter und präziser. Die digitale Postbearbeitung ist jedoch kein neues Phänomen, diese hatte ihren Ursprung bereits vor mehreren Jahrzehnten. Der Erfolg der digitalen Postbearbeitung hängt jedoch nicht nur von der Technik selbst ab, sondern auch von den Voraussetzungen, unter denen diese stattfindet.
Digitale Postbearbeitung: Funktionen und Arbeitsabläufe
In einer modernen Post- oder Paketzentrale finden sich immer Mitarbeiter, die technische Hilfsmittel wie Handscanner nutzen. Dies erleichtert nicht nur die Arbeit, sondern auch den Paket- und Postfluss insgesamt.
Kommen die Sendungen in einem Unternehmen an, werden die Barcodes von den Mitarbeitern gescannt oder manuell in Exceltabellen und Papierdokumenten erfasst.
Die manuelle Eingabe der Paketdaten führt häufig zu Fehlern, die die Zustellung an den Zielempfänger verzögern. Falsche oder unvollständige Angaben erschweren die weitere Bearbeitung. Digitale Lösungen sind nicht nur weniger zeitintensiv, sondern bieten nahezu keinen Spielraum für Fehler.
Egal auf welche Weise die Sendungen erfasst wurden, der nächste Schritt ist die Zustellung an den Empfänger. Je nach Größe und Mitarbeiterkapazität des jeweiligen Unternehmens werden die Sendungen bis zum Transport zwischengelagert oder direkt zugestellt. Viele Unternehmen bieten zusätzlich die Option der Selbstabholung. Ohne eine digitale Lösung für die Postbearbeitung müssen die jeweiligen Empfänger per Telefon oder E-Mail informiert werden.
Digitale Lösungen haben oft eine integrierte automatische E-Mail Benachrichtigungsfunktion. Dies spart nicht nur dem Postbearbeiter Zeit, sondern auch dem Empfänger, der nun nicht auf gut Glück nach seiner Sendung fragen muss und sich auf die Zustellung einrichten kann.
Digitale Postbearbeitung Vor- und Nachteile
Hier geht es sowohl um die allgemeinen Vor- und Nachteile dieser Art der Bearbeitung als auch um spezielle Vor- und Nachteile, die je nach Anwendungsfall auftreten können.
Allgemeine Vor- und Nachteile der digitalen Paket- und Postbearbeitung
Vorteile:
- Die Bearbeitung von Paketen und Post ist in der Regel schneller und effizienter, da viele Schritte der Bearbeitung automatisiert werden.
- Die Kosten für die Bearbeitung von Paketen und Post sind in der Regel geringer, da weniger Personal eingesetzt wird.
- Fehlerquellen in der Bearbeitung von Paketen und Post werden minimiert.
- Die Qualität der Bearbeitung von Paketen und Post ist höher.
Nachteile:
- Investitionskosten für die notwendige Hardware und Software sind in der Regel höher als bei einer manuellen Bearbeitung.
- Der Aufwand für die Einrichtung einer digitalen Paket- und Postbearbeitung ist in der Regel höher als bei einer manuellen Bearbeitung.
- Es besteht die Gefahr, dass durch Fehler in der Soft- oder Hardware Fehler in der Bearbeitung von Paketen oder Post auftreten.
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FAQ:
Die digitale Paket- und Postbearbeitung ermöglicht es Unternehmen, ihren Betrieb effizienter zu gestalten und Kosten zu sparen. Durch die Automatisierung von Aufgaben wie dem Sortieren und Zuordnen von Sendungen können Mitarbeiter ihre Zeit besser nutzen und sich auf andere Aufgaben konzentrieren.
Um die digitale Paket- und Postbearbeitung nutzen zu können, müssen Unternehmen über eine geeignete Soft- und Hardware verfügen. Diese müssen in der Lage sein, Sendungen zu erfassen, zu sortieren und zuzuordnen. In einigen Fällen ist auch eine Integration mit anderen Systemen erforderlich, um die Bearbeitung weiter zu vereinfachen.
In der Regel werden Sendungen zunächst mit einem Barcode versehen, der alle notwendigen Informationen enthält. Dieser wird dann in die entsprechende Software eingelesen, wo er sortiert und zugeordnet wird. In manchen Fällen können auch andere Systeme integriert werden, um die Bearbeitung weiter zu vereinfachen.
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